Zeit- und Selbstmanagement im Online-Business: So arbeitest du effektiv und ohne Ablenkung

Denn es ist ja so: Zeit ist unsere allerwichtigste Ressource! Und dennoch beschäftigen sich viele selbstständige Frauen nicht mit diesem Thema.

Es wird sogar komplett vernachlässigt bzw. schützen sie ihre Zeit nicht. Vor allem in der Selbstständigkeit ist es aber wichtig, dass klar ist, WIE wir unsere Zeit einsetzen wollen und WIE VIEL Zeit wir einsetzen wollen.

Die meisten von uns haben sich selbstständig gemacht, weil sie ein freieres und selbstbestimmteres Leben wollten. Weil sie unabhängiger sein wollten. Und weil sie flexibler sein wollten. Das bedeutet aber nicht, dass wir Tag und Nacht arbeiten.

➔ In diesem Artikel erfährst du, wie du mittels Zeit- und Selbstmanagement die dir zur Verfügung stehende Zeit effektiv einsetzt und nutzt. Am Ende warten eine Übungsaufgabe und eine Podcast-Folge auf dich.

Was ist der Unterschied zwischen Zeit- und Selbstmanagement?

Zeit- und Selbstmanagement ist nicht dasselbe, es hängt aber miteinander zusammen und bedingt sich gegenseitig.

• Zeitmanagement (auch Zeitplanung) heißt, dass du die dir zur Verfügung stehende Zeit planst. Du gibst ihr einen Rahmen.
• Selbstmanagement heißt, dass du diese geplante Zeit auch effektiv und produktiv nutzt, eigenverantwortlich, ohne Ablenkung durch äußere Einflüsse.

Und was bedeutet Zeit- UND Selbstmanagement? Das bedeutet eine effiziente Planung und Erledigung der Aufgaben, die auf ein bestimmtes Ziel einzahlen. So wird das eigene Online-Business nicht mehr dem Zufall überlassen.

Und du erhältst ein Business mit Struktur.

Darum braucht es ein gutes Zeit- und Selbstmanagement

Warum Zeit- und Selbstmanagement? Wir alle haben die gleichen Ausgangsvoraussetzungen – wir alle haben 24 Stunden Zeit am Tag. Und was wir in diesen 24 Stunden tun, darauf können wir Einfluss nehmen.

Wir können zwar nicht die Kontrolle zu 100 % über alles haben, was jeden Tag in unserem Online-Business passiert.

Aber wir können einen riesengroßen Teil dafür tun, dass wir unsere Zeit sinnvoll einsetzen und sie nicht dem Zufall über- oder gar fremdbestimmen lassen.

Gehörst du zu denjenigen, die …

• jeden Tag beschäftigt sind, selbst und ständig arbeiten, deren To-Do – Liste (statt kürzer) länger wird und die sich immer gestresster fühlen, weil sie nicht wissen, wie sie alles schaffen sollen?
• sich immer wieder aus Aufgaben rausreißen und sich ganz leicht von anderen Menschen und Dingen ablenken lassen, und am Ende des Tages frustriert sind, weil sie kaum etwas geschafft haben?
• in die Woche und in den Tag starten, ohne einen Plan zu haben, was sie und ihr Online-Business wirklich weiterbringt, und die am Ende der Woche feststellen, dass die wichtigsten Dinge liegengeblieben sind und auf’s Wochenende oder die nächste Woche verschoben werden?

Wenn du diese Situationen und Gefühle kennst, dann wird es Zeit, dass du die Kontrolle übernimmst. Genauer gesagt, dass du die Kontrolle über deine Zeit übernimmst. Und dabei hilft dir ein gutes Zeit- und Selbstmanagement.

Das ist zum Teil sehr herausfordernd, weil wir alle natürlich unser Online-Business lieben. Wir lieben es, zu lernen, wir lieben es, weiter zu wachsen und neue Dinge auszuprobieren, wir lieben die Arbeit mit unseren Kund:innen und es macht uns unheimlich viel Spaß.

Dennoch müssen wir aufpassen und uns selbst Grenzen zu setzen. Für eine perfekte Work-Life-Balance.

5 Schritte für ein optimales Zeit- und Selbstmanagement

Deine Zeit zu managen bedeutet, Grenzen zu setzen – persönlich und beruflich. Ich weiß, dass das nicht immer einfach ist. Aber es ist notwendig, wenn du dir ein Online-Business aufbauen willst, das dir Freiheit, Fülle und Erfüllung bringt.

Denn wenn wir unsere Zeit nicht verteidigen, dann führt das zu Ablenkung.

Die folgenden Schritte helfen dir dabei, die Kontrolle zu behalten und Online-Business und Privatleben besser miteinander zu verbinden, während du gleichzeitig auf deine Ziele und Träume hinarbeitest.

Du musst erst einmal deine Ziele kennen, damit du überhaupt weißt, auf was du hinarbeitest. Das heißt, im ersten Schritt ist es wichtig (und essentiell), dass du Klarheit darüber gewinnst, was du mit deiner Selbstständigkeit erreichen möchtest.

Du brauchst Ziele, wenn du dir ein erfüllendes und erfolgreiches Online-Business aufbauen willst.

Definiere dein Jahresziel. Was möchtest du am Ende des Jahres erreicht haben? Eine Summe X? Eine bestimmte Anzahl an Kund:innen? Daraus leitest du dann deine Quartalsziele ab.

Deine Quartalsziele helfen dir dabei, die Aufgaben zu definieren, die du erledigen musst, um dieses Ziel zu erreichen (in Form einer Quartalsplanung). Und diese Aufgaben geben dir Woche für Woche (und Tag für Tag) die Orientierung für ein optimales Zeit- und Selbstmanagement.

Im Umkehrschluss bedeutet das, dass du ohne Ziele nicht wissen kannst, welche Schritte und Aufgaben die nächsten sind.

Beispiel: Dein Jahresziel ist Summe X. Und ein Quartalsziel ist der Launch von deinem Online-Angebot.

➔ Tipp: Business Ziele setzen mit der smart-Methode. In dem verlinkten Artikel zeige ich dir, wie es geht.

Starte in die Woche mit einem klaren Plan. Du überlegst dir 3 Aufgaben, die du in dieser Woche erledigen willst. Diese 3 Aufgaben bringen dich deinem Ziel aus Schritt 1 näher.

Notiere dir diese Aufgaben in deinen Kalender und blocke die Zeiten dafür (bestenfalls in der ersten Wochenhälfte).

Deine Wochenplanung machst du übrigens, bevor du in die neue Woche startest. Du kannst die kommende Woche am Freitag planen, vor dem Wochenende. Oder (und so mache ich es) du setzt dich am Sonntagabend hin und planst entspannt die folgenden Tage.

Beispiel: Dein Quartalsziel ist der Launch von deinem Online-Angebot. Für die Promo brauchst du einen Newsletter. Eine Wochenaufgabe ist die Einrichtung deines Newsletters.

➔ Tipp: Wochenplanung: So bringst du Struktur und Fokus in dein Online-Business

Starte nicht nur in die Woche, sondern auch in den Tag mit einem klaren Plan. Bereite dich am besten schon einen Tag vorher darauf vor, damit du Zeit sparst und effektiv in den Tag starten kannst.

Schau dir auch an, welche Aufgabe bzw. Termine du aus diesem Tag in den nächsten Tag schieben musst.

Wenn du dir vorher nicht überlegt hast, mit welcher Aufgabe du dich als Erstes beschäftigen möchtest, dann verschwendest du wertvolle Zeit. Das führt oft dazu, dass du prokrastinierst – und das wiederum ist ein Zeichen für fehlendes Zeit- und Selbstmanagement.

Beispiel: Eine Wochenaufgabe ist die Einrichtung deines Newsletters. An einem Tag recherchierst du, welche Newsletter-Anbieter es gibt und welcher für dich in Frage kommt.

➔ Tipp: Tagesplanung leicht gemacht » So planst du deinen Business-Tag mit mehr Struktur

Hier geht es darum, dass du nicht nur die wichtigsten Aufgaben in deinem Kalender notierst, sondern dass du jede freie Minute in deinem Kalender planst. Erstell dir Zeitblöcke und ggf. auch Zeitlimits für die Aufgaben, die du jede Woche / jeden Tag erledigen möchtest.

Dazu gehören auch Pausenzeiten und der Feierabend!

So behältst du die Kontrolle über deinen Kalender und das ist für ein optimales Zeit- und Selbstmanagement extrem wichtig. Gibst du die Kontrolle ab (weil du keine Zeitblöcke definiert hast), wirst du viel schneller abgelenkt und „verplemperst“ wertvolle Zeit mit Dingen, die dich zwar beschäftigt halten, dich deinem Ziel aber nicht näher bringen.

Setze dir und anderen Grenzen und sage auch mal „Nein“ zu Aufgaben und Anfragen, die nicht zu deinen Zielen und den freien Terminen in deinem Kalender passen. Du bist diejenige, die entscheidet.

Beispiel: Eine deiner Tagesaufgaben war die Recherche nach passenden Newsletter-Anbietern. Dafür blockst du dir 2 Stunden im Kalender und hältst dich strickt an die Zeitvorgabe.

Reflektiere am Ende der Woche deine Woche. Wenn du deine Zeit in deinem Kalender planst, dann siehst du ganz genau, was du realistischerweise in einer Woche erledigen kannst.

Die Reflexion hilft dir dabei, zukünftig besser einzuschätzen, was du schaffen kannst und wie lange du für (wiederkehrende) Aufgaben brauchst.

Folgende Fragen helfen dir dabei:

• Was hast du geschafft?
• Was hast du nicht geschafft?
• Was hat dich davon abgehalten, es zu schaffen?
• Kannst du irgendwelche Muster erkennen? Falls ja, was kannst du in der kommenden Woche anders machen?

Kannst du dir zum Beispiel weniger vornehmen? Oder gibt es Aufgaben, die du delegieren solltest, weil sie zu viel Zeit kosten, weil sie dir keinen Spaß machen oder weil du nicht so gut darin bist?

Beispiel: Nur 2 der 3 Wochenaufgaben konntest du erledigen. Mit der Reflexion erkennst du, dass du zu viel Zeit auf Social Media verbracht hast. In der darauffolgenden Woche limitierst du diesen Zeitblock auf 15 min pro Tag, in denen du zielgerichtet kommentierst.

➔ Tipp: 7 Reflexionsfragen, die sich erfüllte Unternehmerinnen regelmäßig stellen

Um Aufgaben zu planen, Zeiten zu tracken, die Übersicht über unsere Ziele zu behalten und unsere Launches zu managen, nutz(t)en wir folgende Business-Tools:

• Notion: Projektmanagement-Tool
• Asana: ebenfalls ein Projektmanagement-Tool, das wir früher genutzt haben
• Toggl: Zeiterfassungstool

Tipp: Ich empfehle dir für handschriftliches Zeit- und Selbstmanagement die Journals von “Ein Guter Plan”*, einem ökologischen Verlag aus Berlin.

Welche Zeitmanagement-Methoden gibt es?

Hast du das Gefühl, andauernd Arbeitszeit zu verschwenden, aber trotzdem ständig busy zu sein? Das Problem ist, dass du den Fokus verlierst.

Und ohne Fokus schiebst du Aufgaben vor dir her und widmest dich öfter unwichtigeren (weil einfacheren) Dingen.

Die permanente Neuausrichtung der Aufmerksamkeit ist aber ein enormer Zeitfresser. Mit den richtigen Methoden kannst du diese Prokrastination stoppen.

Unter anderem gibt es folgende Zeitmanagement-Methoden, um Aufgaben zu priorisieren:

• Eisenhower-Prinzip: Hier werden die wichtigen und dringenden Aufgaben von unwichtigen und nicht dringenden Aufgaben unterschieden.
• Pareto-Prinzip: 80 % der Ergebnisse können mit 20 % des Gesamtaufwandes erreicht werden. Es gilt die 20 % Ergebnisse herauszufinden, die 80 % des Aufwandes benötigen.
• Eat that Frog: Das heißt, du „isst den Frosch“ zuerst – du erledigst die unliebsamste Aufgabe des Tages gleich zu Beginn.
• Pomodoro-Technik: Du arbeitest in Zeitintervallen von je 25 min fokussiert und gönnst dir danach 5 min Pause. Nach 4 Einheiten hintereinander ( 4 x 30 min (25 min + 5 min)) machst du 30 min Pause.
• Parkinsonsche Gesetz: „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“ Das bedeutet: Wenn du dir für eine Arbeit 60 min Zeit gesetzt hast, wirst du auch die vollen 60 min brauchen. Wenn du dir für dieselbe Aufgabe 45 min Zeit nimmst, wirst du die Aufgabe auch in 45 min schaffen.
• 60-60-30 Methode: Diese Methode orientiert sich am Rhythmus unseres Gehirns. In den ersten 60 min arbeitest du 55 min fokussiert und legst anschließend 5 min Pause ein. Es folgt ein weiterer Arbeitsintervall mit 60 min, dem 30 min Pause anschließen.

➔ weiterführende Recherche (u. a. stelle ich dir die Eisenhower-Matrix genauer vor): Fokus setzen leicht gemacht: Dank dieser Tipps arbeitest du fokussiert – und schaffst viel mehr in weniger Zeit

Übungsaufgabe: Wie sieht deine ideale Woche aus?

Zum Abschluss möchte ich dir noch eine kleine Übungen mit auf den Weg geben. Und zwar geht es um deine ideale Woche. Wie sieht deine ideale Woche raus?

Beginne mit den Antworten auf folgende Fragen (diese Zeiten blockst du dir zuerst in deinem Kalender): Wie und wann startest du in den Tag? Wie und wann machst du deine Mittagspause? Wann beginnt dein Feierabend? Welche privaten Termine sind dir wichtig?

Wenn du das definiert hast, dann integrierst du deine (wiederkehrenden) Businesstermine und -aufgaben als Blöcke.

Ich habe zum Beispiel Thementage. Das heißt, ich kümmere mich an zwei Tagen hauptsächlich um mein Online-Business und um mein virtuelles Team. An zwei weiteren Tagen habe ich Termine. Und an einem Tag liegt mein Fokus auf Content, wie zum Beispiel meinem she-preneur Podcast „Mach dein Business leicht & sexy“, und auf unseren Prozessen.

Das ist aktuell mein Idealszenario. Und deins?

Du hast dank meiner Tipps dein Zeit- und Selbstmanagement im Griff? Wunderbar! Dann kannst du dich jetzt voll und ganz deinem Online-Angebot widmen. Auch dabei kann ich dich unterstützen.

In diesem Audiokurs zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du dein Angebot so unwiderstehlich machst, dass deine idealen Kund:innen gar nicht anders können, als von dir zu kaufen!

➔ Dir hat der Artikel weitergeholfen? Dann freue ich mich sehr, wenn du ihn mit Freundinnen oder Business-Partnerinnen teilst. Sende dazu einfach den Link weiter oder verlinke den Artikel super gerne in deinem Blog.

„Zeit- und Selbstmanagement“ zum Hören

All diese Tipps gibt’s auch zum Hören! Meinen she-preneur Podcast „Mach dein Business leicht & sexy“ findest du auf der Plattform deiner Wahl (Apple Podcasts, Spotify, YouTube, etc.).

In der 83. Podcast-Folge spreche ich über die wichtigste Voraussetzung für deinen Erfolg im Online-Business. Du hörst 5 Schritte, die dir dabei helfen, deine Zeit effektiv und sinnvoll zu planen – für ein optimales Zeit- und Selbstmanagement deiner Selbstständigkeit. Du erfährst:

• 5 Schritte für ein perfektes Zeitmanagement
• was dich davon abhält, dir ein freies und erfülltes Online-Business aufzubauen
• meine Erfahrung mit fehlender Zeitplanung
• eine Übungsaufgabe zur sofortigen Umsetzung

Falls du es verpasst hast, findest du hier noch einmal den Link zum Audio-Kurs ‚Angebot-Starter-Kit‘ (für 67 Euro statt 197 Euro).

Und noch ein wichtiger Tipp zum Schluss: Zeit- und Selbstmanagement ist ein wichtiger Teil deiner Business-Struktur. Warum zu einem erfolgreichen Online-Business aber auch Stil, Strategie und Sinn gehören, liest du in meiner she-preneur S-Sentials®-Methode.

*Affiliate Link: Wenn du darüber kaufst, bekomme ich eine kleine Provision, für dich entstehen keine zusätzlichen Kosten.

Alles Liebe,
Deine Tanja

Alles Wichtige dazu findest du auf meinem Blog sowie via Facebook, Instagram oder LinkedIn. Folge mir dort für wöchentliche Businesstipps, die dich garantiert weiterbringen. Du lernst von meinen Erfahrungen als Unternehmerin und kannst viele Impulse mitnehmen, mit denen dein Business online wächst.