Realtalk: Ein Business mit Struktur ist das, was den meisten selbstständigen Frauen fehlt.
Die häufigste Antwort auf die Frage „Was fehlt dir in deinem Online-Business?“ lautet nämlich: „Ich brauche mehr Struktur. Ich möchte gerne strukturierter arbeiten.“
Diese Erkenntnis habe ich aus der jahrelangen Zusammenarbeit mit hunderten selbstständigen Frauen gewonnen und auch ich selbst habe diese Erfahrung gemacht und aus ihr lernen dürfen.
Eine gute Struktur ist aber unglaublich wichtig für dein Online-Business, wenn du weiter wachsen und dein Business skalieren willst. Wenn du keine Struktur hast, dann wird das leider nicht funktionieren.
➔ Du liest jetzt deshalb von den 8 wichtigsten Schritten hin zu einem Business mit Struktur – damit du dich nicht mehr verzettelst, überfordert fühlst und mit deinem Online-Business endlich schneller vorankommst.
Du hängst in To-Dos fest, die dir Energie ziehen und dir die Chance auf mehr Flexibilität und Wachstum rauben?
Tipp: Mit unserer 0-Euro-Vorlage für Prozessbeschreibungen gibst du diese Aufgaben erfolgreich ab – und zwar ohne dass die Qualität darunter leidet.
In den ersten zwei Jahren von she-preneur – 2016 und 2017 – hatte ich keine Struktur im Business. Dabei sagen heute viele über mich: Struktur? Das ist doch voll Tanjas Ding!
Und das stimmt. Ich LIEBE Struktur. Nur damals hatte ich keine Ahnung, wozu sie im Online-Business wichtig ist und wie man sie aufbaut.
Ich habe einfach gemacht.
Ich habe z. B. alle paar Monate meine damalige Membership mit einem Webinar gelauncht – und dabei immer wieder komplett von neuem angefangen.
Heißt: Ich habe mir jedes Mal ein neues Angebot überlegt, neue E-Mails geschrieben, neue Beiträge für Social Media erstellt, ein neues Webinar ausgearbeitet, die Technik neu eingerichtet usw.
Zusätzlich habe ich meine Kundinnen betreut, jeden Monat neue Inhalte für sie erstellt und sie in mehreren Calls pro Monat und im Community-Bereich intensiv begleitet. Dann habe ich mich natürlich auch noch um den ganzen administrativen Kram gekümmert.
Zusätzlich kam noch ein fixes Pensum von 2 Tagen als Freelancerin für ein Unternehmen. Ich hatte also locker eine 76 Stunden Woche und meine To-Do – Liste wurde immer länger.
Ende 2017 war ich kurz vor dem Aufgeben.
Die einzige Alternative war, mir professionelle Unterstützung zu holen. Ich habe in ein Mentoring investiert und dadurch viel über ein Business mit Struktur erfahren.
Ich habe gelernt,
Bis zu diesem Zeitpunkt hatte ich immer gedacht, Struktur im Business sei nur etwas für große Unternehmen. Wie falsch ich damit lag!
Überforderung. Selbst und ständig. Frustration. Chaos. Verzettelung. Die meisten selbstständigen Frauen, die ein eigenes Online-Business aufbauen wollen, sind nach der ersten Motivation erst einmal völlig frustriert.
Es sind schließlich so viele Bereiche, um die sie sich kümmern müssen und die es (vermeintlich) braucht: Webseite, Branding, ein gutes Online-Angebot, eine Newsletterliste, diverse Social Media Kanäle, regelmäßige Blogartikel, vielleicht sogar Videos oder einen Podcast.
Was machen die meisten? Sie verfallen in blinden Aktionismus.
Es hilft aber nichts, wenn sie ein paar Mal auf Facebook oder Instagram posten. Oder wenn sie hier und da einen Blogartikel schreiben.
Vieles davon passiert völlig unstrukturiert und so einige sind kurz vor dem Aufgeben. Es fehlt nämlich der Umsatz – das ist aber das Wichtigste, das sie brauchen. Und ohne Umsatz können sie ebenso keinen Impact haben.
Ich werde dir deshalb erzählen, was du tun kannst, um mehr Struktur in dein Online-Business zu bringen, um dich von der Überforderung, der Frustration und der Verzettelung zu lösen – oder dich davor zu bewahren.
Starte bei allen Dingen, die du tust, am Ende – also bei deinen Zielen.
Setze dir ein Umsatzziel und ein Impactziel. Wie viel Umsatz willst du generieren und welchen Impact möchtest du haben? Deine Ziele sollten dabei unbedingt messbar sein, damit du auch weißt, ob du dein Ziel erreicht hast oder nicht.
Kenne dein Ziel und verliere es nicht aus den Augen. Erst, wenn du alles beiseite lässt, was nicht auf dein Ziel einzahlt, wirst du auch in relativ kurzer Zeit erfolgreich sein.
Ich empfehle dir das Business Ziele setzen mit der SMART-Methode. Im verlinkten Artikel erfährst du, wie es funktioniert.
Überlege dir, welche Maßnahmen nötig sind, um deine Ziele zu erreichen.
Wenn du alle Maßnahmen so gestaltest, dass sie dich deinem Ziel näher bringen, baust du dir ein solides Gerüst für dein Online-Business auf.
Und auch hier gilt: Wenn du alles beiseite lässt, was nicht auf dein Ziel einzahlt, wirst du den direkten Weg zum Erfolg nehmen.
Beispiel: Für dein Umsatzziel brauchst du ein digitales Produkt bzw. ein Online-Angebot. Im Anschluss benötigst du eine Verkaufsstrategie, und so geht es immer weiter mit den Maßnahmen, die auf eins deiner Ziele einzahlen.
➔ Tipp: Breche dein Jahresziel in Quartalsziele runter und ergreife die richtigen Maßnahmen in Form einer gut gemachten Quartalsplanung.
Überlege dir, wie du die richtigen Menschen erreichst.
Dafür benötigst du zum Beispiel Content, mit dem deine Wunschkund:innen in Resonanz gehen.
Bei der Contenterstellung ist ganz viel Struktur notwendig, damit du dich auch hier nicht verzettelst (Vorlagen, Checklisten, festgelegte Abläufe, Prozesse, Redaktionspläne, Content-Recycling).
Setze dich mit deiner Zielgruppe auseinander und definiere deinen Kund:innenavatar. Im Anschluss erstellst du den Content, den deine Wunschkund:innen suchen und brauchen.
In der Wiederholung liegt die Kraft.
Du lernst die Dinge nur, wenn du sie noch einmal machst. Außerdem wirst du immer besser, je öfter du deine Inhalte und Abläufe wiederholst.
Das macht dein ganzes Messaging konsistent und du wirkst im Außen sehr strukturiert, was wiederum neue Kund:innen für dich begeistert.
Du denkst, Wiederholungen sind langweilig? Dem muss ich widersprechen.
Kannst du dich noch an deine ersten Versuche auf einem Fahrrad erinnern? Sie waren sicherlich holprig (und vielleicht auch schmerzhaft), aber du hast es immer wieder versucht. Du hast vielleicht sogar Techniken (z. B. das „Aufsitzen“) perfektioniert und neue Strecken ausprobiert.
Und genau so läuft es beim Aufbau von einem Online-Business.
Merke dir: Du fängst, wenn du stets nur neue Sachen entwickelst, immer wieder bei Null an und wirst dadurch nicht besser.
➔ Tipp: Hole dir Feedback und Testimonials deiner Kund:innen ein, auf dessen Basis du jede Wiederholung optimieren kannst. Testimonials-Beispiele & geniale Tipps, wie du richtig gute Kundenreferenzen bekommst, findest du im verlinkten Artikel.
Je detaillierter du alle Bereiche in deinem Online-Business strukturierst, desto besser.
Es ist hilfreich, wenn du die einzelnen Aufgabenbereiche sinnvoll gliederst. Lege dir zu Beginn eine Muster-Struktur für deine Projektordner / deine Ablage an.
Diese Ordnerstruktur kannst du dann für jedes weitere Projekt kopieren und das spart Zeit.
Beispiel: Nehmen wir an, du willst einen Produktlaunch machen. Dann legst du je einen Ordner für Grafiken, Texte, Promo, Technik, usw. an. Diese Ordnerstruktur kannst du für jedes weitere Projekt kopieren und das spart zukünftig sehr viel Zeit und Nerven.
Ablage und Dokumentation sind wichtig.
Damit hilfst du nicht nur dir selbst, dich nicht zu verzetteln, sondern auch anderen. Schreibe zu allen Vorgängen eine kurze Dokumentation, wie dieser Vorgang ablaufen soll – so kannst du in Zukunft Aufgaben leichter abgeben.
Wenn du alles gründlich ablegst und dokumentierst, wird nicht nur das Onboarding für dein Team leichter, sondern auch jeder deiner Arbeitsabläufe wird schneller.
Es ist wichtig, dass nicht nur du die Unterlagen findest, sondern (zukünftig) auch deine Teammitglieder.
Denn wenn du mit deinem Online-Business wächst, wirst du definitiv Menschen an Bord holen. Und wenn du zu allen Vorgängen eine kurze Dokumentation machst, dann kannst du Aufgaben leichter abgeben.
Lerne, dass du entweder nicht alles erledigen kannst oder dass du bestimmte Aufgaben delegieren musst.
Du musst nicht alles alleine machen und schaffen. Du musst aber innerlich bereit sein, Aufgaben abzugeben und darauf zu vertrauen, dass sie gut oder sogar besser erledigt werden.
Diese Sache fällt vielen selbstständigen Frauen schwer, denn wir meinen oft, dass wir uns um alles selbst kümmern müssen. Doch für ein erfolgreiches Online-Business ist es essentiell, dass wir lernen, Aufgaben nicht zu schaffen oder abzugeben.
Aus meiner eigenen Erfahrung kann ich sagen: Erst, als ich ein Team aufgebaut und Dinge abgegeben habe, die mich viel Zeit gekostet und nicht zu meiner Kernkompetenz gehört haben, startete mein Online-Business wirklich durch.
Auch wenn du es vielleicht so gelernt hast: Du musst nicht alles alleine machen und schaffen. Virtuelle Teams helfen dir dabei, nicht mehr alle Aufgaben in deinem Online-Business im Alleingang wuppen zu müssen.
Im Folgenden erfährst du, wie du Prozesse für und mit deinem Team optimierst.
Tracke deine Aufgaben und Zeiten sowie die von deinem Team.
Du sammelst, welche Aufgaben du tagtäglich erledigst. Das kannst du mit einem Zeittracking-Tool machen oder auch handschriftlich. Ich bevorzuge ein Tool, weil die Ergebnisse viel leichter analysiert werden können.
Schau, an welchen Aufgaben du wie lange sitzt. Sind das die Aufgaben, mit denen du dich beschäftigen solltest? Oder sind das Aufgaben, die jemand anderes für dich erledigen kann, damit du dich um die Aufgaben kümmern kannst, die deiner Expertise entsprechen?
Identifiziere Aufgaben, die sich wiederholen.
Identifiziere Aufgaben, die sich wiederholen und die nicht unbedingt von dir durchgeführt werden müssen, weil es nicht deine Kernexpertise ist.
Beispiele für sich wiederholende Aufgaben:
Bist du die Person, die diese Aufgabe allein erledigen muss? Oder kann das jemand anderes machen?
Dokumentiere die einzelnen Aufgabenschritte detailliert.
Diese Aufgaben aus Punkt 2 unterteilst du in einzelne Aufgabenschritte und dokumentierst sie z. B. mittels Checklisten oder Vorlagen für die einzelnen Arbeitsschritte.
Folgende Fragen helfen dir dabei:
Wenn du diese Dokumentation aufbaust, machst du es nicht nur dir leichter die Aufgaben abzugeben, sondern auch den Menschen, die dich unterstützen.
Denn sie haben dann die Möglichkeit, Aufgaben eigenständig so umzusetzen, dass du am Ende auch damit zufrieden bist.
Mein passendes Goodie für dich: Aufgabendokumentation, mit der du wichtige Unternehmensprozesse beschreiben kannst, die dir helfen, durch ein standardisiertes Vorgehen deine Ziele zu erreichen.
So lagerst du wiederkehrende To-Dos erfolgreich aus. Du erhältst außerdem eine Beispiel-Prozessbeschreibung von she-preneur.
Du kannst nicht ALLE Aufgaben selber machen, denn dann kannst du dein Online-Business nicht skalieren. Alles, was im Hintergrund abläuft, kannst du an Teammitglieder abgeben, die dich unterstützen und entlasten.
Und auch, wenn du jetzt noch niemanden hast, analysierst und dokumentierst du diese Aufgaben trotzdem.
Du solltest nämlich vorbereitet sein. Denn, wenn du irgendwann Unterstützung brauchst, ist es zu spät, diese Dinge aufzubereiten, weil du dann bereits extrem beschäftigt bist.
Suche und nutze Tools, die dir das Business-Leben erleichtern.
Es gibt so viele tolle Apps und Tools da draußen, gerade für Aufgaben, die sich wiederholen. All diese Dinge – auch wenn sie Geld kosten – erleichtern deinen Alltag. Tools helfen dir dabei, strukturierter, schneller und effizienter zu arbeiten und den Überblick zu behalten.
Mein Projektmanagement-Tooltipp für die ganzheitliche Business-Planung: Notion. Hier kannst du nicht nur deine Ideen und To-Dos organisieren, du kannst es außerdem für die Ablage, Checklisten und Teamübersichten nutzen.
Die digitale Welt ist eine wahre Fundgrube für Business-Tools, die dir das Business-Leben erleichtern. Und die Zeitersparnis, die du durch (kostenpflichtige) Tools erreichst, macht sich schnell wieder bezahlbar.
➔ Alle Tools, die wir nutzen: 37 Business Tools für (d)ein entspanntes Online-Business
Die Struktur gehört übrigens zu einer der 4 Säulen der she-preneur S-Sentials®-Methode, zusammen mit Stil, Strategie und Sinn. Das sind die 4 wichtigsten Elemente für ein Online-Business, das dir Freiheit, Fülle und Erfüllung bringt.
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All diese Tipps gibt’s auch zum Hören! Meinen she-preneur Podcast – Business. Mindset. Leadership. findest du auf der Plattform deiner Wahl (Apple Podcasts, Spotify, YouTube, etc.).
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In der 46. Podcast-Folge erzähle ich dir, warum ein Online-Business mit Struktur so unglaublich wichtig ist und wie du die Struktur in deinen Business-Alltag ganz einfach integrierst. Du erfährst:
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In der 81. Podcast-Folge spreche ich mit dir über Struktur im Business und warum du ohne Struktur nicht wachsen kannst. Du erfährst:
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In der 181. Podcast-Folge spreche ich mit dir darüber, warum ohne Struktur nur deine Probleme wachsen – nicht dein Business. Denn im Online-Business geht es nicht ohne Struktur und schon gar nicht ohne einen erprobten und gut geplanten Verkaufsprozess. Du erfährst:
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Deine Tanja
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