Heute habe ich dir ein Thema mitgebracht, mit dem ich mich gerade auseinandersetze. Und zwar ist es das Thema Zeitmessung. Ich habe in der Vergangenheit zwar immer mal wieder meine Arbeitszeit gemessen und natürlich trackt auch meine Teammitglieder die Zeit, die sie für mich arbeiten – doch ich habe nie so richtig den Mehrwert rausgezogen, den ich durch diese Zeitmessung habe.

Wir haben uns in den letzten Monaten sehr intensiv mit Kommunikation, Digitalisierung und Professionalisierung des Business auseinandergesetzt. Wir haben einen internen Workshop gemacht, bei dem wir auch geschaut haben, wie wir unsere Strukturen im Team noch weiter verbessern und unsere Zeiten so einsetzen können, dass sie am effektivsten sind, sodass wir dadurch den größten Output haben und natürlich auch sicherstellen, dass wir kosteneffizient arbeiten.

In dieser Episode erzähle ich dir also, warum es so wichtig ist deine Arbeitszeit sowie die von deinem Team zu tracken – und was du davon hast. Bist du bereit? Dann hör rein, lies weiter und hole dir wieder sofort umsetzbare Tipps, die dich weiterbringen.

Deine Learnings aus dieser Podcast-Episode – Time Tracking: So machst du dein Business effizienter.

In der Vergangenheit war es so, dass ich gar nicht richtig sagen konnte, wie viel Zeit wir in ein bestimmtes Projekt investiert haben. Um zum Beispiel die she-preneur Summit oder dass she-preneur Bundle vorzubereiten oder auch, wie viel Zeit wir mit der she-preneur Academy verbringen, wie viel Zeit wir für das Community-Management aufwenden, etc. All diese Dinge sind aber notwendig, um zu schauen wie wir arbeiten und ob wir unsere Zeit auch effizient einsetzen.

Dieses Zeiterfassungstool nutzen wir.

[3:21] – Wir haben an unseren Strukturen gearbeitet, sind auf neue Tools umgezogen und sind zum Beispiel auch von individuellen Toggl-Accounts (falls du Toggl nicht kennst, das ist das Zeitmessungstool, was wir nutzen) … auf ein Teamaccount umgezogen und haben jetzt natürlich viel bessere Einblicke, mit welchen Dingen wir uns überhaupt auseinandersetzen.

[3:52] – Was ich gemacht habe, ist, dass ich geguckt habe, dass wir dort unsere unterschiedlichen Projekte auflisten, wie zum Beispiel die Academy oder meine Mastermind oder auch die she-preneur Summit oder das she-preneur Bundle, sodass wir wirklich ganz genau wissen, wieviel Zeit wir mit welchen Aufgaben verbringen und vor allem auch, welche Aufgaben wir erledigen. Also geht es um Content, geht es um Meetings, sind es Admin-Aufgaben, die wir erledigen? Dadurch ist es eben dann möglich zu schauen, wie viel Zeit wir für diese unterschiedlichen Projekte aufgewendet haben, was die Kosten sind und wie viel Gewinn wir schlussendlich haben.

Wie setze ich meine tägliche Arbeitszeit eigentlich ein?

[4:38] – Ich arbeite gerade mit einer Coachin zusammen, die mich unterstützt mein Business auf ein noch unternehmerisches Level zu bringen und mich intensiver mit meinen Zahlen zu beschäftigen, um she-preneur darauf vorzubereiten, dass wir gut und stabil weiter wachsen können. Denn in den letzten Jahren sind wir immer weiter gewachsen, aber mit diesem Wachstum müssen natürlich auch die Strukturen wachsen. … Deswegen sind wir in den letzten Monaten auch nochmal ein paar Schritte zurück gegangen und haben uns damit auseinandergesetzt, wie wir im Team, im digitalen Team vor allem auch, effizienter arbeiten können und natürlich wie wir unsere Zeit entsprechend gut einplanen.

[5:52] – Wie setze ich denn überhaupt meine Zeit ein? Viele Unternehmerinnen und Unternehmer, natürlich auch viele Selbstständige, setzen sich einfach an den Schreibtisch oder an den Computer und arbeiten plan- und oft auch ziellos vor sich hin. Das Ende vom Lied ist eben, dass wir gar nicht wissen, was wir überhaupt erledigen oder dass wir gar nicht wissen, was die Aufgaben sind, die uns und unser Business ein Stück weiter nach vorne bringen. Wenn wir keine klaren Aufgaben erledigen, dann beschäftigen wir uns mit Dingen, die uns leicht fallen, mit Dingen, die uns Spaß machen oder … mit Dingen, die nicht wichtig sind.

[7:12] – Zeit gehört zu unseren allerwichtigsten Ressourcen und die Zeit, die wir für unser Business aufwenden, die sollten wir so gut wie möglich einsetzen, und deswegen ist es ganz wichtig, mit einer klaren Intentionen zu starten: Was möchte ich heute erledigen, was ist der Fokus dieser Woche, welche 1 – 2 – 3 Aufgaben sind es, die mich diese Woche weiterbringen? Denn ohne klare Intention beschäftigen wir uns ganz oft NICHT mit den Dingen, die unser Business weiterbringen. Wir setzen die Zeit, die uns zur Verfügung steht, nicht effektiv ein.

Als weiterführende Lektüre empfehle ich dir, wie du dein Business und dich perfekt strukturierst, damit du dich nicht verzettelst und überforderst. Außerdem zeige ich dir in einem weiteren Artikel, wie ich selbst meinen Tag effizient strukturiere.

[8:15] – Wenn ich mit meinen Kundinnen spreche, dann höre ich ganz oft: „Ich habe nicht genug Zeit.“ Wir alle haben genauso viel Zeit zur Verfügung. 24 Stunden am Tag. Die Frage ist: Wie setzen wir diese Zeit ein? Wie sinnvoll setzen wir diese Zeit ein und wie bewusst setzen wir diese Zeit ein? Je bewusster wir diese Zeit einsetzen, desto gezielter kommen wir vorwärts und bringen auch unser Business voran.

Struktur und Planung: Der Fokus muss auf den richtigen Aufgaben liegen.

[8:47] – Viele beschäftigen sich mit den falschen Aufgaben – nicht nur Posten oder Kommentieren auf Instagram oder Facebook, sondern zum Beispiel auch mit Dingen, die uns nicht dabei helfen unsere Angebote zu verkaufen. Aber im Grunde ist dass, was wichtig ist, dass, was unser Business am laufen hält, dass, was uns dabei hilft dass unser Business weiter wächst, das Verkaufen unsere Angebote. Und wenn wir nicht den Fokus darauf legen unsere Angebote zu verkaufen, dann haben wir keinen Umsatz und wenn wir keinen Umsatz haben, dann haben wir kein Business. Deswegen ist es so wichtig mit einer klaren Intention in den Tag zu starten – in die Woche zu starten – damit wir wirklich wissen, was die Aufgaben sind, die wir heute oder diese Woche erledigen müssen, um unser Ziel zu erreichen.

Übrigens: Sobald du dein „Warum“ kennst, fällt es dir viel leichter deine Ziele zu erreichen. Wie du wiederum dein „Warum“ findest, erfährst du in diesem Artikel.

[10:08] – Ich habe die Planung für ein neues Projekt auf dem Schreibtisch oder ich muss ein Konzept für den nächsten Launch entwickeln, zum Beispiel. Das sind große Aufgaben und wenn ich mir nicht bewusst dafür Zeit nehme und versuche das irgendwie in meinen Tag zu packen, dann funktioniert es nicht. Ich muss mir wirklich ganz bewusst Zeit dafür nehmen, damit ich mich damit auch auseinandersetze und damit ich auch den Kopf frei habe, um mich mit solchen großen Aufgaben zu beschäftigen. Aber das muss sich vorab planen.

Tanja Lenke - Online Business Strategin - she-preneur - Podcast - Zeiterfassung macht dein Business effizienter

[11:11] – Das sehe ich immer immer wieder: Die Struktur fehlt, die Planung fehlt. Und dabei musst du nicht die Super-Duper-Planerin sein, sondern du musst einfach wissen, auf was du hinarbeitest.

Die Wichtigkeit und Vorteile der Zeiterfassung.

[11:56] – Wenn du deine Zeit misst, dann siehst du mit welchen Aufgaben du deine Zeit überhaupt verbringst (was du in der Zeit, die dir zur Verfügung steht, überhaupt machst), du siehst aber auch, wie viel Zeit du am Tag effektiv arbeitest. … Je mehr Klarheit du hast, desto effektiver wirst du deine Zeit einsetzen können.

[13:09] – Eine Sache, die dir eine Zeitmessung auch noch bringt: Du ertappst dich beim Prokrastinieren – ganz, ganz wichtig und sehr, sehr wertvoll. Du siehst selbst, wo du Zeit verschwendest, und das hilft dir dabei zu erkennen, dass du mit einer besseren Vorbereitung weniger prokrastinierst und eben weniger Zeit verschwendest.

[13:39] – Der Vorteil einer Zeitmessung ist, wenn du dir Zeit nimmst jeden Tag, jede Woche, jeden Monat zu reflektieren und zu gucken, wie hast du deine Zeit eingesetzt, was sind die Aufgaben, die du erledigt hast? Dadurch erkennst du zum Beispiel auch, welche Aufgaben absolute Zeitfresser sind und welche Aufgaben dich von den wichtigen Dingen abhalten. … Je mehr wir ganz genau messen, mit welchen Aufgaben wir uns beschäftigen, desto mehr können wir eben auch daraus lernen. … Du erkennst zum Beispiel auch, welche Aufgaben du nicht alleine machen musst, also welche Aufgaben du delegieren kannst. Was sind Aufgaben, die sich immer wieder wiederholen und für die du eine Anleitung schreiben kannst? … Du erkennst aber auch, welche Aufgaben du streichen kannst – Aufgaben, die nicht zu dem gewünschten Ergebnis beitragen. … Du kannst aber auch besser einschätzen, wie viel Zeit du für eine Aufgabe brauchst.

[17:03] – Je mehr Fakten wir haben (und diese Fakten können wir zum Beispiel durch eine gute Zeitmessung messen und erkennen), desto leichter ist es uns und unser Gehirn zu überlisten und zu sagen: „Das ist doch gar nicht so zeitaufwendig.“

[17:53] – Du erkennst, wie viel Zeit du für welche Aufgaben bzw. auch für welche Unternehmensbereiche oder Projekte aufwendest. … Wir gucken … , ob diese Zeit sinnvoll eingesetzt wird und ob wir damit überhaupt Gewinne machen oder, wenn wir am Ende alles gegenrechnen, ob wir mit einem bestimmten Produkt oder Angebot Verlust machen. … Und du siehst, wie viel Zeit du tatsächlich arbeitest.

[19:15] – Wir selber erzählen uns immer wieder Geschichten, und wenn wir es Schwarz auf Weiß haben, dann ist es viel leichter zu erkennen, dass wir unser Ziel auch erreicht haben. Denn Zahlen lügen nicht.Zahlen geben uns Klarheit und im Business ist es deshalb wichtig, dass wir uns mit Zahlen auseinandersetzen. Dazu gehört eben auch, dass du deine Zeit trackst und das du … deine Zeit auch sehr effizient einsetzt.

Zeitmessung im Team.

[19:51] – Wenn du im Team arbeitest, dann kannst du auch die Zeitmessung im Team einführen. Und auch da würde ich dir empfehlen auf einen Team-Account umzusteigen. Das ist das, was ich jetzt gemacht habe, und es ist richtig cool, denn ich kann ganz genau sehen, an welchen Stellen wir noch Luft haben, mit welchen Aufgaben sich mein Team nicht beschäftigen sollte, wo wir ggf. noch Unterstützung brauchen und wo wir einfach unsere wertvollste Ressource Zeit verschwenden. Das macht unheimlich viel Spaß und ich kann dir das wirklich nur empfehlen – nicht nur für dich, sondern auch, wenn du ein Team hast. Wir arbeiten mit Toggl und du kannst Toggl im kleinen Team auch in der kostenfreien Version nutzen, dazu kannst du noch vier Mitarbeiter:innen einladen. Wir sind 11 in meinem Team, also wir haben mittlerweile ein sehr großes Team mit unterschiedlichen Aufgabenbereichen.

[21:20] – Wir haben im Team unterschiedliche Werte definiert und einer davon ist ‚Strebe nach Exzellenz‚ und ich erzähle dir einmal, was genau das bedeutet oder was genau wieder aufgeschrieben haben: „Unsere Zeit ist hochwertig und effektiv und bestimmt unser tägliches Tun. Wir wissen, dass Zeit zu unseren wichtigsten Ressourcen gehört, deshalb hinterfragen wir regelmäßig den Status quo, optimieren und probieren Neues. Dabei konzentrieren wir uns auf das Essenzielle, da wir wissen, dass am Ende nur das Ergebnis zählt. Wir sind Vorbild in dem, was wir tun.“ Dieser Wert ‚Strebe nach Exzellenz‘, zeigt natürlich auch, warum wir diesen Workshop am Anfang des Jahres gemacht haben, warum wir gerade dabei sind viele Dinge im Team nochmal zu optimieren und leichter zu gestalten, damit wir es schaffen uns auf das Wesentliche, auf das Essenzielle, zu fokussieren und nicht so viel Zeit mit unwichtigen Dingen zu vergeuden. In der she-preneur Academy und meinen Kundinnen trichter ich das immer wieder ein.

Zusammenfassung: Zeitmanagement leicht gemacht.

Was wichtig ist immer ein ganz klares Ziel zu haben. Wenn du ein klares Ziel hast, dann weißt du auch, was deine nächsten Aufgaben sind bzw. dann kannst du einen Plan entwickeln, um zu gucken, was deine nächsten Aufgaben sind. Das heißt: Kenne dein Ziel, habe einen Plan. Habe vor allem einen Plan bevor du in den Tag startest, bevor du in deine Woche startest. Was sind Aufgaben, die dich heute, die dich diese Woche deinem Ziel ein Stück näher bringen? Und dann arbeite deine To-Dos ab und tracke dabei die Zeit.

Die Vorteile der Zeiterfassung habe ich hier noch einmal für dich zusammengefasst:

  1. Du siehst, wie viel Zeit du für welche Aufgabe bzw. für welchen Unternehmensbereich oder welches Projekte aufwendest. Das verschafft dir einen Überblick, aber auch die Erkenntnis, ob du mit einem bestimmten Produkt oder Angebot Gewinne oder gar Verlust machst.
  2. Du siehst, wie viele Stunden du am Tag effektiv arbeitest. Du ertappst dich beim Prokrastinieren und siehst selbst, wo du Zeit verschwendest. Das hilft dir dabei dich besser vorzubereiten und zu strukturieren.
  3. Du siehst, welche Aufgaben Zeitfresser sind. Daraus ergibt sich z.B. das Potenzial einer Optimierung.
  4. Du siehst, welche Aufgaben du delegieren musst. Vor allem stets wiederkehrende Aufgaben eignen sich dafür, sie mittels detaillierter Arbeitsanweisung abzugeben.
  5. Du siehst, welche Aufgaben du streichen kannst. Das sind Aufgaben, die zu keinem gewünschten Ergebnis beitragen.
  6. Du kannst zukünftig besser einschätzen, wie viel Zeit du für eine Aufgabe brauchst. Wichtig ist dabei deine Zeiterfassung täglich, wöchentlich oder monatlich auszuwerten und entsprechende Schlussfolgerungen daraus zu ziehen.

In den nächsten Wochen kannst du dich auf neue tolle Projekte bei uns freuen und ich werde dir auch bald einen exklusiven Einblick geben. Aber so viel schon einmal vorab: Es wird wieder eine she-preneur Summit geben, und zwar Ende Mai 2021! Also trage dir diese letzte Woche in deinem Kalender ein. Wir werden in diesem Jahr die she-preneur Summit mit dem she-preneur Bundle verknüpfen und das Ganze wird Summit meets Bundle heißen – #summitXbundle. Weitere Infos werden wir dir im Podcast, aber auch auf den Social Media Kanälen (folge dafür @she.preneur auf Instagram und @shepreneur auf Facebook) und via LinkedIn mit auf den Weg geben.

Welcher Aufgabenbereich ist im Moment der größte Zeitfresser bei dir?

Ich hoffe, dass ich dir jede Menge Tipps mit auf den Weg geben konnte, die du für dich dann auch direkt umsetzt. Mache dir dir diese neue Aufgabe der Zeitmessung zur Gewohnheit, so wird sie dir Schritt für Schritt auch leichter fallen.

Teile gerne dein Feedback mit mir und verrate uns, mit welchem Tool du deine Arbeitszeit trackst. Tagge mich dafür via Instagram oder teile es in der she-preneur Community auf Facebook. Ich freue mich auch, wenn du mir eine Empfehlung für meinen Podcast hinterlässt.

Alles Liebe,

Deine Tanja

Meinen she-preneur Podcast „Mach dein Business leicht & sexy“ sowie diese und weitere Episoden findest du auf der Plattform deiner Wahl (iTunes, Spotify, etc.). Hole dir sofort umsetzbare Tipps und profitiere von meinen Learnings.


PS: Du willst mehr über die Person hinter she-preneur erfahren? Dann lerne mich und meine Vision kennen.

PPS: Vernetzte dich mit mir und anderen Gründerinnen und selbstständigen Frauen in unserer geschlossenen she-preneur Community auf Facebook.

Tanja Lenke - Online Business Strategin - she-preneur - Podcast - Zeiterfassung
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