Warum ist es wichtig, sich zu fokussieren?
Letztens habe ich mit einer meiner Kundinnen an ihrer To-Do – Liste gearbeitet. So weit, so gut.
Wir haben uns die einzelnen Aufgaben angeschaut und ein System entwickelt, mit dem sie sich wieder gut fühlen konnte. Denn es war nämlich so: Sie hat sich von ihrer immer länger werdenden To-Do – Liste wahnsinnig gehetzt gefühlt. Ihre To-Do’s hatten sie im Griff, statt sie ihre To-Do’s.
Wenn man so arbeitet, kommt man aber keinen einzigen Schritt weiter. Man dreht sich ständig im Kreis und hat das Gefühl, festzustecken. Hier und da wird von allem ein bisschen etwas gemacht, aber nichts davon richtig gut.
Das ist gefährlich, denn so brennt man schnell aus.
Wenn du dich jetzt fragst, wie wir es geschafft haben, die vielen, vielen To-Do’s meiner Kundin zu sortieren (und zu minimieren), dann habe ich zwei kleine Zauberwörter für dich:
Fokus setzen!
Sich zu fokussieren und auf das Wesentliche zu konzentrieren, das ist der Erfolgsschlüssel.
➔ Ich zeige dir in diesem Beitrag, wie du den Fokus auf die richtigen Aufgaben setzt und dadurch eben auch fokussiert arbeiten kannst. So schaffst du mehr in weniger Zeit und prokrastinierst nicht.
Fokus und Priorisierung – Priorisierung und Fokus. Beides bedingt sich gegenseitig und gehört unweigerlich zusammen.
Mittels korrekter Priorisierung findest du heraus, welche Aufgaben wirklich wichtig sind. Und dank Fokus arbeitest du an diesen Aufgaben ablenkungsfrei und schaffst mehr in weniger Zeit. Das führt zu einem optimalen Zeit- und Selbstmanagement.
Wenn du so vorgehst, kannst du viel mehr schaffen als du denkst – und zwar in der Zeit, die dir zur Verfügung steht (oder die du für dein Business aufwenden willst).
Was ist dein Ziel?
Definiere dir ein großes, langfristiges Ziel und zwar eins, das DU wirklich erreichen willst und kannst.
Behalte dieses Ziel im Auge und richte all deine Aufgaben darauf aus. Dein Ziel kann ein Umsatzziel sein oder die Gewinnung einer bestimmten Kundin oder das Erreichen vollkommener Unabhängigkeit in Bezug auf deine Selbstständigkeit oder mehr Reichweite für deinen Blog, für dein Business, etc.
➔ weiterführende Recherche: Ziele setzen und erreichen » 5 Tipps, wie du dir erfolgreich Business Ziele setzt und sie am Ende auch erreichst
Das bedeutet nichts anderes, als dass du definierst, mit welchen Aufgaben du dich diesen Tag / diese Woche beschäftigst. Das Geheimnis dabei ist, dass dich diese Aufgaben deinem langfristigen Ziel ein Stück näher bringen.
Ich empfehle dir, dir am Tag nur eine einzige Fokusaufgabe herauszusuchen. Das heißt nicht, dass du keine Kund:innentermine wahrnehmen oder E-Mails beantworten kannst. Es geht schlichtweg darum: Wenn du dich fokussierst, richtest du dich auf ein bestimmtes Ziel aus … und zwar mit all deiner Kraft und Energie.
Bedenke dabei immer wieder (ich kann es nicht oft genug sagen): Ist diese Aufgabe wirklich hilfreich beim Erreichen deines großen, langfristigen Ziels? Wenn ja, super! Wenn nein, dann solltest du die Aufgabe noch einmal überdenken.
➔ Die vorgestellte To-Do – Liste weiter unten hilft dir dabei.
Jetzt planst du feste Arbeitsphasen für deine Fokusaufgabe ein.
Wann hast du heute Zeit, um dich mit der Aufgabe zu beschäftigen? Das kann 1 Stunde sein, es können aber auch 2 oder mehr Stunden eingeplant werden (je nachdem, wie viel Zeit du hast oder wie viel Zeit deine Fokusaufgabe benötigt).
Arbeite JEDEN Tag an einer Fokusaufgabe, um realistisch vorwärts zu kommen.
➔ weiterführende Recherche: Tagesplanung leicht gemacht » So planst du deinen Business-Tag mit mehr Struktur
Wie kann man sich besser fokussieren? Indem man Multitasking strikt vermeidet.
Keine Ablenkung, keine Gleichzeitkeit von Erledigungen, keine Parallelitäten von Dingen. Punkt. Beziehungsweise Ausrufezeichen.
Das bedeutet also, dass du alle Störfaktoren wie E-Mails, Facebook oder Telefon ausschaltest. Arbeite konzentriert an dieser einen Aufgabe, erst danach beschäftigst du dich mit den alltäglichen Dingen deiner Selbstständigkeit.
Wenn du mit deiner Fokusaufgabe fertig bist, gönne dir gerne eine Pause bei Kaffee oder Kuchen, wahlweise auch einen entspannten Spaziergang. Das ist eine kleine, aber wertvolle Wertschätzung für Körper und Seele und eine Belohnung für deine Arbeit.
➔ Buchtipp: The One Thing: Die überraschend einfache Wahrheit über außergewöhnlichen Erfolg* von Gary Keller und Jay Papasan.
Fokussiere dich auf das Ziel.
Wichtig ist, wie immer, dass du schaust, wo du gerade stehst und was deine nächsten Schritte sind, auf dem Weg zur Zielerreichung.
All die anderen Möglichkeiten, all die Ablenkung, schaltest du einfach aus. Ich weiß, das klingt einfacher, als es sehr oft ist. Ich habe auch diese zigtausend Ideen, die mein Team und ich tun könnten, um bestimmte Dinge noch besser zu machen.
Dann sage ich mir aber: „Nein, dafür haben wir jetzt aktuell keine Kapazitäten, das ist im Moment (noch) nicht relevant.“
Keine To-Do – Liste zu haben bzw. alle To-Dos im Kopf zu haben gehört zu den größten Fehlern, die du in deiner Selbstständigkeit machen kannst.
Denn im Kopf kannst du deine Aufgaben weder gruppieren, noch priorisieren.
Deshalb zeige ich dir, wie du eine richtig gute To-Do – Liste erstellst, mit der du dann den richtigen Fokus setzen und dadurch eben fokussiert auf deine Ziele hinarbeiten kannst.
Hab nicht alles in deinem Kopf!!!
Braindumping bedeutet, dass du dein ‚Gehirn entleerst oder ausschüttest‘. Alles, was da an Aufgaben und Ideen drin ist, kommt raus.
Leg dir dazu ein Board in dem Projektmanagement-Tool deiner Wahl an. Du kannst auch auf Papier oder mit einer Excel-Datei starten, aber das ist nicht so agil wie ein digitales Board. Deswegen empfehle ich hier mit einem Business Tool wie Asana, Notion oder Trello zu arbeiten, denn dort kannst du deine Notizen hin- und herschieben.
Du haust jetzt einfach alle deine Aufgaben rein. Dabei geht es um jede noch so kleine Aufgabe, die in deinem Kopf herumschwirrt (auch wiederkehrende Aufgaben, die du z. B. jede Woche oder jeden Tag machst). Die Liste wird so lang wie du Aufgaben hast – bereits das allein ist unheimlich befreiend.
Du unterteilst deine Aufgaben in zwei Gruppen (das geht digital eben einfach besser als handschriftlich).
Was sind die Aufgaben, die du privat machen musst? Urlaub organisieren, Termin bei einer Ärztin ausmachen, Kleidung von der Reinigung holen, usw.
Was sind die Aufgaben, die du beruflich machen musst? Newsletter fertigstellen, Rechnung bezahlen, Social Media Beiträge erstellen, usw.
Jetzt geht es darum, die Aufgaben zu bewerten. Ich arbeite dabei gerne mit der Eisenhower-Matrix und empfehle sie auch meinen Kundinnen.
Die Eisenhower-Priorisierung basiert auf Worten des ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower und wurde von Stephen R. Covey, dem Autor des Buches „Die 7 Wege zur Effektivität“*, zur Eisenhower-Matrix weiterentwickelt.
Sie ist eine der wichtigsten und bekanntesten Methoden, wenn es darum geht, Aufgaben zu priorisieren und Produktivität wie auch Effektivität zu steigern.
➔ Mein Tipp: Aufgaben priorisieren? So beschäftigst du dich mit den richtigen Aufgaben und arbeitest endlich effizient!
Terminiere alle Aufgaben, die eine Deadline haben.
Das sind die Aufgaben, die zu einem bestimmten Termin erledigt sein müssen, wie z. B. die monatliche Buchhaltung, die Bezahlung der Umsatzsteuer, die Bezahlung von Gehältern oder anderen Rechnungen oder Aufgaben, die SOFORT erledigt werden müssen.
Es geht um Aufgaben, die nicht aufgeschoben werden können, ohne dass es weitere Konsequenzen hat. Diese Aufgaben sind wichtig und dringend!
Jetzt markierst du die Aufgaben, die nicht wichtig, aber dringend sind. Das kann eine Reisebuchung sein, externe Anfragen, Social Media Content.
Wenn du diese Aufgaben nicht erledigst, passiert erstmal nichts. Es sind die Aufgaben, die erledigt werden müssen, die dich aber nicht unbedingt deinen Zielen näher bringen.
Das sind häufig auch Aufgaben, die nicht immer von dir erledigt werden müssen und daher zu den Zeitfressern gehören.
Es ist wichtig, dass du diese Aufgaben identifizierst und dir einen Zeit-Slot in deinem Kalender einträgst, in denen du dich mit diesen Aufgaben beschäftigst (z. B. morgens 30 Minuten und abends 30 Minuten oder 1 Stunde am Tag). In diesem Zeitblock nimmst du dir dann genau diese Aufgaben vor , alternativ kannst du sie auch delegieren.
Wenn dieser Time-Slot vorbei ist, hörst du auf, denn es gibt wichtigere Dinge, die deine Zeit und deine Aufmerksamkeit brauchen.
Mit diesem Teil der Eisenhower-Matrix wissen viele nichts anzufangen. Die meisten Aufgaben stehen in den anderen Quadranten. Weil es wichtig und nicht dringend ist, denken die meisten, dass sie hier keine Aufgaben haben.
Was in den Bereich reinkommt, sind die Aufgaben, die dich deinen Zielen näher bringen. Das ist das zielorientierte Arbeiten. Es ist die Arbeit am Business. Hier geht es um Projekte, Prozesse, Planung und Strategie oder auch Analysen. Das sind die Dinge, wo du deinen Fokus setzen musst, wenn du weiter wachsen willst.
Alle anderen Aufgaben auf deiner Liste sind nicht wichtig und nicht dringend. Wenn es dich nervt, dass sie auf deiner Liste stehen, kannst du sie auch ausblenden oder woanders hinschieben.
Wichtig ist, dass du dich an die Dinge hältst, die du in diese Matrix (und anschließend als zu erledigende Aufgaben in deinen Kalender) einträgst. Das ist nicht immer ganz einfach, es spart dir aber unheimlich viel Zeit, weil du weniger Ressourcen vertrödelst.
Wenn du deine nicht wichtigen und nicht dringenden Aufgaben nicht schaffst, ist das vollkommen ok – das ist ganz normal. Ist bei mir auch so. Wir haben ja alle viele große Ideen und nicht alles davon lässt sich ‚von jetzt auf gleich‘ umsetzen.
Stellst du deine eigenen Ziele immer wieder hinten an und hast das Gefühl festzustecken? Würdest du gerne deine Arbeit in weniger Zeit schaffen, ohne weniger zu verdienen? Fragst du dich immer wieder, was jetzt Priorität hat und wirklich wichtig ist?
Nach dieser Masterclass weißt du …
Deine To-Do – Liste lebt. Ständig kommen neue Aufgaben hinzu und das ist ganz normal.
Ich pflege meine To-Do – Liste täglich. Erledigte Aufgaben markiere ich als ‚Erledigt‘ (bestes Gefühl). Aufgaben, die in Bearbeitung sind, markiere ich als ‚in Bearbeitung‘. Aufgaben, die nicht mehr relevant sind, markiere ich als ‚Zurückgestellt‘ (du kannst sie aber auch löschen)
Falls ich etwas nicht schaffe, terminiere ich es neu. Aufgaben, die neu dazu kommen, terminiere ich, sofern sie eine Deadline haben. In meinem Kalender stehen übrigens auch meine privaten Termine, also sowas wie Sport oder der Besuch bei der Kosmetikerin.
Ich priorisiere ständig neu und empfehle dir das auch. Das mache ich wöchentlich, in einem Meeting mit mir, in dem ich meine Woche reflektiere und den Fokus für die kommende Woche plane und setze (u. a. mittels Wochenplanung).
Fazit: Es ist eigentlich ganz simpel. Es braucht jedoch Disziplin!
Du musst deine To-Dos aufschreiben und priorisieren, statt sie im Kopf zu behalten. Und du musst dir entsprechende Zeiten zur Erledigung im Kalender blocken.
Tust du das nicht, verschwendest du deine extrem wertvolle Zeit.
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In der 216. Podcast-Folge erfährst du, wie du deine immer länger werdende To-Do – Liste in den Griff bekommst. Du erhältst von mir aber keine komplizierten Zeitmanagement-Tipps à la Pomodoro Technik, Eat the Frog & Co. (die funktionieren für mich nämlich nicht). Stattdessen sind die Tipps 100 % praxiserprobt und sofort und leicht umsetzbar. Du erfährst also:
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Alles Liebe,
Deine Tanja
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