Virtuelle Assistenz: Aufgaben erfolgreich delegieren [inkl. 0-Euro-Vorlage]

Ich dachte, meine virtuelle Assistenz ist das Problem. Spoiler: Sie war es nicht – ich war’s.

Ich erinnere mich noch an eine konkrete Situation, die mich richtig geärgert hat: Ich hatte meine virtuelle Assistentin gebeten, Erinnerungs-E-Mails an unsere Kundinnen einzuplanen. Das war nichts kompliziertes, sondern einfach eine Standard-Kommunikation für anstehende Veranstaltungen.

Als ich die E-Mails gesehen habe, war ich ehrlich gesagt schockiert. Ich konnte nicht fassen, was ich da sah und schüttelte sprachlos meinen Kopf.

Ja, sie hatte die E-Mails eingeplant. Aber sie sahen absolut nicht so aus wie meine.

Falsches Layout, Falsche Schriftart, andere Abstände, es war überhaupt nicht unser Stil. So konnte ich die E-Mails auf keinen Fall versenden!

Also hab ich mich hingesetzt, die E-Mails selbst neu erstellt – und die VA trotzdem bezahlt. Und ja, das hat mich richtig geärgert.

Als ich mit meinem damaligen Coach in unserem 1:1-Call darüber sprach, kam der Moment der Klarheit: Es war nicht ihr Fehler. Es war meiner.

Hi, ich bin Tanja Lenke, Business-Mentorin für selbstständige Frauen und Unternehmerinnen. Ich bin die Gründerin von she-preneur, einer Online-Community sowie Business-Strategieplattform inklusive Coaching-Programm für Frauen mit Online-Business.

➔ Seit fast 10 Jahren arbeite ich dadurch mit virtuellen Assistent:innen zusammen und ich zeige dir hier, welche Schritte ich über die Jahre etabliert habe, damit wir gemeinsam ein zufriedenstellendes Ergebnis erzielen – für eine  Zusammenarbeit auf Augenhöhe.

Profi-Tipp: Mit unserer 0-Euro-Vorlage kannst du an deine virtuelle Assistenz Aufgaben richtig übertragen und erhältst genau das Ergebnis, das du dir wünschst.

➔ Hol dir hier die 0-Euro-Vorlage für ein perfektes VA-Briefing.

Warum meine virtuelle Assistenz (noch) nicht lieferte, was ich erwartete

Ich hatte meiner virtuellen Assistenz nie gesagt, wie meine E-Mails aufgebaut sind. Ich habe ihr keine Info / Anleitung gegeben zu

• Schriftgröße und Abständen
• Struktur und Tonalität

Stattdessen hatte ich erwartet, dass sie es schon weiß – und habe ihr nie eine Chance gegeben, es richtig zu machen.

Diese Erkenntnis war hart, aber sie hat alles verändert.

Das war der Moment, der mir gezeigt hat, dass ich aus meiner Rolle der Mitarbeiterin in meinem eigenen Unternehmen rausgewachsen bin und es Zeit ist, Unternehmerin zu werden.

Dazu gehört auch, klare Anweisungen zu geben, statt die Verantwortung an andere zu übertragen.

Ich habe eine Anleitung geschrieben, wie E-Mails bei uns in ActiveCampaign* angelegt werden. Anschließend habe ich meiner virtuellen Assistenz Feedback mitgeteilt und ihr die Anleitung für zukünftige Mails in die Hand gedrückt.

Danach hat es geklappt und ich konnte die Aufgabe voll und ganz aus meinen Händen geben.

Seitdem läuft es, weil ich gelernt habe: Wie du dein virtuelles Team führst, zeigt, wie du dich selbst führst.

Typische Fehler bei der Aufgabenverteilung an virtuelle Assistenzen

Vielleicht hast du eine ähnliche Situation mit deiner virtuellen Assistenz auch schon gehabt. Dann warst du vielleicht ebenfalls an dem Punkt, wo du dir dachtest: „Puhhh … das kann doch jetzt nicht ihr Ernst sein.“

Das Problem deinerseits ist jedoch:

• Du bist frustriert, wenn etwas nicht deinen Erwartungen entspricht, hast aber diese Erwartungen nie kommuniziert.
• Du delegierst deiner virtuellen Assistenz Aufgaben, aber nicht die Vision / das Ziel / das Warum dahinter.
• Du gibst keine Standards oder Vorlagen weiter, erwartest aber einheitliche Ergebnisse.
• Du glaubst, dein virtuelles Team müsste es „einfach wissen“.
• Du reagierst statt zu führen. Du hoffst, statt zu steuern.

Aber: Wie dein virtuelles Team arbeitet, ist ein Spiegel davon, wie du führst – und wie du führst, ist ein Spiegel deiner Selbstführung.

An virtuelle Assistenz Aufgaben abgeben: Der 4-Schritte-Plan für bessere Ergebnisse

Ich zeige dir jetzt sofort umsetzbare Tipps, die nicht nur die Arbeit mit deiner virtuellen Assistenz verbessern, sondern auch deine Führungsskills.

Bevor du etwas delegierst: Weißt du selbst, was am Ende rauskommen soll?

Wenn du Klarheit willst, musst du selbst klar sein. Erst du, dann dein Team. Wenn du aus Stress heraus delegierst, bekommst du Chaos. Wenn du in Klarheit delegierst, bekommst du Ergebnisse.

Zeig deinem virtuellen Team genau, wie etwas bei euch aussehen oder klingen soll. Nicht: Mach mal. Sondern: So soll es aussehen, das ist das Ziel.

Nicht: Plane die E-Mails ein. Sondern: Ich möchte, dass die E-Mails wie gewohnt im Stil unserer letzten Kampagne aussehen – klar, strukturiert, mit den üblichen Abständen und CTA-Buttons.

Gib deiner virtuellen Assistenz konkrete Anleitungen für ihre / seine Aufgaben: Wie sieht bei dir denn eine „richtige“ E-Mail aus? Welche Tools nutzt du wie? Was ist dein Stil?

Geh nicht einfach davon aus, dass alles klar ist. Frag: „Traust du dir das zu?“ Und: „Was brauchst du noch von mir, um loszulegen?“

➔ Lies hier weiter: Virtuelle Führung: 10 Strategien, wie du dein Remote-Team souverän leitest

Frage nach den Bedürfnissen, gib Feedback und hör zu. Keine Führung ohne Austausch. Schaffe Raum für Rückfragen und gib frühzeitig Rückmeldung.

Führung ist nämlich Kommunikation – und keine Einbahnstraße.

Einen letzten Punkt möchte ich noch ergänzen: Achte darauf, wen du in deinem virtuellen Team brauchst, um diese Aufgaben zu erledigen.

Achte auf Persönlichkeit, Fachexpertise und Erfahrung.

Persönlichkeit: Nicht jede:r ist für jede Aufgabe geeignet. Eine kommunikationsstarke Person ist ideal für Community Management, aber nicht automatisch für komplexe Tech-Setups.

Fachexpertise: Welche Fachkenntnisse brauchst du? Ist Copywriting gefragt, ein Coaching-Hintergrund oder Tool-Kompetenz in ActiveCampaign*? Sei konkret.

Erfahrung: Willst du jemanden, der / die umsetzt oder der / die mitdenkt? Eine Person mit Erfahrung auf Führungsebene bringt eigene Strukturen mit. Wer auf Umsetzungslevel arbeitet, braucht klare Anweisungen.

0-Euro-Vorlage: Briefing für virtuelle Assistenz Aufgaben

Du kannst nicht erwarten, dass jemand ohne Erfahrung komplexe, strategische Aufgaben übernimmt. Und ja, ich habe genau das gehofft. Ich dachte, meine virtuelle Mitarbeiterin rettet mich. Aber das ist nicht ihre Rolle.

Mittlerweile arbeite ich mit einem 3-Schritte-Modell: Klarheit – Kommunikation – Co-Kreation.

• Klarheit beginnt bei dir. Kein virtuelles Team kann Klarheit erzeugen, die du selbst nicht hast.
• Kommunikation bedeutet: Erwartungen, Standards, Ziele und Feedback konkret formulieren. Ich habe dafür eine Vorlage erstellt, die du dir für 0 Euro herunterladen kannst.
• Co-Kreation heißt: Du lädst deine virtuelle Assistenz ein, mit dir zu denken und nicht nur für dich zu arbeiten.

Wo ist es in der Umsetzung zu komplex? Welche Optimierungsvorschläge hat sie? Welche anderen Ideen hat sie, um das Warum hinter der Aufgabe noch besser zu erfüllen?

Damit du deiner virtuellen Assistenz Aufgaben klar und strukturiert übergeben kannst, habe ich eine Vorlage für dich erstellt.

Mit dieser Vorlage machst du den ersten Schritt zu mehr Freiraum und Flexibilität. So kannst du dich wieder auf das Wesentliche konzentrieren und hast mehr Zeit, an deinem Business und mit deinen Kund:innen zu arbeiten.

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Häufige Fragen zur Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz

Was sind typische Aufgaben für eine virtuelle Assistenz? Eine VA kann dich bei E-Mail-Management, Social Media, Terminorganisation, Technik-Support und Content-Erstellung unterstützen.

Wie delegiere ich Aufgaben effektiv an eine VA? Definiere klare Ziele, erstelle Anleitungen und nutze Briefing-Vorlagen. Kommunikation ist entscheidend.

Was kostet eine virtuelle Assistenz? Die Preise variieren je nach Expertise. Einsteiger:innen starten bei 20 – 30 €/h, Profis liegen bei 50–80 €/h.

„virtuelle Assistenz: Aufgaben“ zum Hören

All diese Tipps gibt’s auch zum Hören! Meinen she-preneur Podcast – Business. Mindset. Leadership. findest du auf der Plattform deiner Wahl (Apple Podcasts, Spotify, YouTube, etc.).

Warum deine virtuelle Assistenz nicht liefert, was du dir wünschst – und wie du das änderst

Du hast Aufgaben abgegeben, aber dein Stresslevel wächst weiter? In der 253. Podcast-Folge erfährst du, woran es wirklich liegt, wenn deine VA nicht liefert, was du dir vorstellst.

Ich teile eine prägende Erfahrung und zeige dir, wie Selbstführung und Teamführung zusammenhängen – inklusive sofort umsetzbarer Tipps. Du erfährst:

• warum es nicht reicht, an deine virtuelle Assistenz Aufgaben einfach abzugeben
• weshalb deine VA dich nicht retten kann und auch nicht sollte
• wie du durch Klarheit, Kommunikation und Co-Kreation dein Team erfolgreich führst

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Alles Liebe,
Deine Tanja

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