Wie du vielleicht weißt, habe ich in den letzten Jahren so einige Online-Events organisiert und umgesetzt. In der vorletzten Episode (Erfolg und Perfektion liegen in der Wiederholung) habe ich dabei erzählt, dass ich damit nicht immer Geld verdient habe bzw. wie ich damit Geld verdient habe. In der heutigen Episode möchte ich dir ein paar von meinen Learnings mit auf den Weg geben, dich mit hinter die Kulissen nehmen und dir erzählen, wie mein Team und ich dieses Community-Event she-preneur Summit X Bundle auf die Beine gestellt haben.

In dieser Episode erfährst du, wie du ein virtuelles Event – wie zum Beispiel unser Community Event Summit X Bundle – organisierst und damit auch Geld verdienst. Bist du bereit? Dann hör rein, lies weiter und hole dir wieder sofort umsetzbare Tipps, die dich weiterbringen.

Deine Learnings aus dieser Podcast-Episode – eine Online-Veranstaltung planen.

In den folgenden Zeilen sind einige tolle Sachen mit dabei, die dir ein bisschen Struktur geben und dir auch aufzeigen, wie du bei so einer Veranstaltung vorgehst. Denn so ein Event lässt sich nicht ganz ohne Plan und ohne deine volles Commitment umsetzen, deswegen ist es eben ganz wichtig da strukturiert vorzugehen.

Viele trauen sich erst gar nicht an diesen Berg an Aufgaben ran – vielleicht, weil sie nicht wissen, womit sie anfangen sollen, was sie überhaupt erwartet, ob sie das (alleine) überhaupt umsetzen können. Spoiler: Es gibt die Möglichkeit so ein Event auf eine einfache und leichte Art umzusetzen. Es gibt natürlich auch eine Variante, das Ganze mega professionell und mit einem großen Team umzusetzen.

Ein Online-Event veranstalten.

[4:19] – Das ist etwas, was dich auf keinen Fall davon abhalten sollte, so ein Event auf die Beine zu stellen, denn wichtiger ist es wirklich erstmal rauszugehen und auch Erfahrungen zu sammeln.

[4:53] – Jedesmal gibt es einfach extrem viele Learnings und jede Menge positive Rückmeldung. So ein Event ist einfach ein Turbo und gibt dir auch ganz viel Energie. Es zieht Energie, auf der einen Seite, aber es gibt auch Energie, weil wir einfach so nah an unserer Zielgruppe sind und uns so nah und so intensiv mit Menschen austauschen und auch eine direkte Rückmeldung bekommen zu dem, was wir hier leisten. Das ist wirklich richtig toll und hat mir auch immer wieder gezeigt, dass es nicht bei einer she-preneur Summit bleibt, sondern dass das einfach einen Format sein soll, das öfter stattfindet. Und deswegen ist es dann nicht nur 2017 gewesen, sondern auch 2018, 2019 und jetzt, in einer veränderten Form, mal wieder in 2021.

[5:54] – Der Erfolg der she-preneur Summit basiert darauf, dass ich mir etwas in den Kopf gesetzt habe und das dann natürlich auch umsetze. Ich habe mir ganz konkrete Ziele gesetzt und mir angeschaut, was ich tun muss, um zum Beispiel bei der ersten she-preneur Summit mindestens 1000 Teilnehmerinnen zu bekommen, und dann bin ich kreativ geworden und habe eben geschaut, was notwendig ist … . Jedes Mal hatte ich ein Ziel, auch als ich meinen Mitgliederbereich, die she-preneur Academy, gelauncht habe, und das ist eben eine ganz wichtige Sache, darauf den Fokus zu halten und auch zu wissen, warum möchte ich denn dieses Ziel erreichen + dann natürlich wirklich auch ins Tun zu kommen und die eigenen Ängste, die eigenen Blockaden, wirklich zu überwinden, denn ohne Umsetzung kommen wir nicht weiter. Ansonsten finden wir immer wieder eine Ausrede, warum wir so ein Event nicht auf die Beine stellen sollten.

Lies hierzu: Warum du keine Angst vor Sichtbarkeit hast, sondern was dich stattdessen zurückhält.

[7:29] – Je größer die Ziele, die du dir setzt, desto notwendiger wird einfach auch ein Plan. Und natürlich je mehr Mitarbeiter:innen du hast, je größer dein Team ist, desto wichtiger wird ebenfalls ein Plan und desto wichtiger werden auch Strukturen.

[8:34] – Ich möchte dir heute einfach mal einen Einblick geben, wie wir vorgehen, wie wir so ein Online-Event planen, wie wir das Ganze umsetzen und wie wir es eben auch schaffen damit am Ende Geld zu verdienen.

Definiere die Ziele für dein Online-Event.

[9:13] – Wir starten immer, wenn wir ein Projekt umsetzen, was ein finanzielles Ziel hat, auch mit mit finanziellen Zielen. Also, was ist unser Umsatzziel und wie viele Anmeldungen sind notwendig, um dieses Umsatzziel zu erreichen? Das ist unsere Ausgangsbasis, und von dort aus setzen wir uns drei unterschiedliche Ziele: Wir setzen uns ein Minimalziel, wir setzen uns ein Voll-Gut-Ziel und wir setzen uns ein Maximal-Happy-Ziel. Das sind Ziele, die uns einfach motivieren sollen, und die uns die Orientierung geben, die bestimmten Aufgaben, die notwendig sind, einfach umzusetzen. Der zweite Teil dieser Ziele, die wir uns festlegen, sind die Impact-Ziele, also die Anmeldungen, zum Beispiel – wie viele Frauen möchten wir mit einer bestimmten Veranstaltung erreichen, wie viele Teilnehmerinnen möchten wir haben? Und das sind so diese zwei Ziel, an denen wir uns bei der Umsetzung orientieren.

[10:36] – Der erste Schritt ist wirklich uns erstmal klar zu werden, was wir wollen und vor allem auch, warum wir etwas wollen.

Ein Ziel ohne Plan ist nur ein Wunsch: Die Online-Event-Planung.

[10:46] – Im zweiten Schritt, in der Planung, geht es dann darum zu gucken, was getan werden muss, um das Ziel zu erreichen. Und hier gehen wir immer von dem größten Ziel aus, also von dem höchsten Ziel, was für uns gesetzt haben, denn dann werden wir einfach am kreativsten. Gerade, wenn es darum geht dir Ziele zu setzen, setz dir nicht jedes Mal die gleichen Ziele, sondern setz dir höhere Ziele und frage dich, was notwendig ist, um dieses höhere Ziel zu erreichen. Wenn wir immer nur versuchen die gleichen Ziele zu erreichen, dann ist es nicht notwendig, dass wir kreativ werden – und so hilft es uns da auch neue Wege zu gehen, mutiger zu sein und auch andere Ergebnisse zu erreichen.

[11:34] – Und dann geht’s wirklich auch an die konkretere Planung. Wir erstellen ein Konzept und in diesem Konzept sind zum Beispiel auch die Ziele aufgelistet. Aber es geht auch darum, welches Angebot wollen wir denn eigentlich verkaufen? Was ist die Idee dahinter? … Was sind die Preise? Es geht ganz konkret um das Angebot. Was ist das Versprechen? Was sind die Boni? Wie sieht der Verkaufsfunnel aus? Das sind Themen, mit denen wir uns in der Planungsphase im Kernteam beschäftigen und diese Details erstmal ausarbeiten. Für unser Community-Event Summit meets Bundle haben wir das Anfang März gemacht. Wir wussten schon im letzten Jahr, das wir Summit auf jeden Fall durchführen werden, aber mit der Detailplanung setzen wir uns ca. 3 Monate im Voraus auseinander und gehen dann wirklich ins Detail.

Lies hierzu: Das sind die 6 wichtigsten Zutaten für ein Angebot, das sich online verkauft.

[12:48] – Wenn wir eine grobe Idee haben, wie wir dieses Produkt / dieses Angebot verkaufen wollen, dann gibt es einen Kick-Off Call mit dem gesamten Team und da gehen wir dann den Plan durch, … schauen, ob die anderen Teammitglieder noch Ideen oder Feedback haben, und bauen diese Ideen und das Feedback dann in das Konzept ein, finalisieren das Konzept und gehen dann weiter in die nächste Phase.

Terminiere und strukturiere das virtuelle Event + die einzelnen Aufgaben.

[13:21] – In der nächsten Phase ist es so, dass wir das Event terminieren. Also konkret an dem Beispiel, was wir jetzt haben, wäre es unser Community Event Summit meets Bundle. Da gucken wir uns an, wann dieses Event stattfindet … und von diesem Termin rechnen wir zurück. Wir schauen uns dann zum Beispiel an, ab wann wir Facebook Werbung schalten müssen. In der Regel starten wir so vier / fünf Wochen vorher, um ein Gefühl zu bekommen, welche Anzeigen und welche Formate gut funktionieren. … Da sind Pufferzeiten drin, die uns die Möglichkeit geben, dass wir ganz viel ausprobieren und nochmal testen können, bevor wir dann an die öffentliche Werbephase gehen und auch die Affiliates, die Expertinnen, die mit dabei sind, einladen Werbung zu machen.

Tanja Lenke - Online Business Strategin - she-preneur - Podcast - Google Suche "Wie plane ich ein Online-Event?"

[14:49] – Wenn wir den Termin haben, können wir zum Beispiel sagen, wann die Verkaufsseite fertig sein muss, wann die Promo-Unterlagen fertig sein müssen, wann die E-Mail-Serie fertig sein muss. Von diesem Termin, von dem Launch-Termin oder dem Event-Termin, rechnen wir wirklich alles zurück und terminieren dann diese unterschiedlichen Aufgaben.

[15:15] – Diese unterschiedlichen Aufgaben strukturieren wir in unterschiedliche Blöcke. … Alles, was Content ist, was Text und Grafik ist, sind die ersten Sachen, um die wir uns kümmern. Denn diese Sachen sind Voraussetzung dafür, dass im nächsten Schritt dann auch die ganze Technik aufgesetzt werden kann, sprich die Webseite, die E-Mail-Automation, das Affiliate-Programm, dass das Produkt bei Elopage zum Verkauf eingerichtet werden kann, etc. Das heißt, ein Aufgabenpaket ist der ganze Content + Text + Grafik – Teil, beim nächsten geht es wirklich um die Technik, dann geht es in einem weiteren auch um die Promo, und so bauen diese unterschiedlichen Phasen bzw. Aufgabenpakete aufeinander auf und die unterschiedlichen Teammitglieder haben Zugriff auf die Unterlagen, die sie dann eben benötigen, um die jeweiligen Inhalte zu erstellen.

Hinweis: In der she-preneur Academy gibt es übrigens einen Launch-Plan von mir und meinem Team, einen Projekt-Plan, mit dem wir sechsstellige Umsätze beim Launch erzielen, und der steht Academy-Mitgliedern zur Verfügung. Neugierig? Setze dich hier auf die Warteliste und erfahre als Erste, wenn sich die Türen wieder öffnen.

[17:01] – Dieser Plan, der gibt uns Struktur. Also der gibt meinen Terminen Struktur, der zeigt allen anderen Teammitgliedern, wo wir gerade stehen und was die Aufgaben sind, die als nächstes umgesetzt werden. Und auch wo sich die Ressourcen befinden. Wir haben dafür ein Google Drive, da legen wir alles ab, und die unterschiedlichen Ordner bzw. Dateien sind jeweils in Asana hinterlegt. Also du musst nicht unbedingt mit einem Projektmanagementtool arbeiten, auch gerade nicht im ersten Schritt. … Im ersten Schritt reicht es tatsächlich, wenn du dir einfach die To-Dos aufschreibst und wirklich weißt, was die nächsten Aufgaben sind, die erledigt werden müssen. Wenn du dann aber wirklich mit einem Team arbeitest, dann ist es ganz wichtig, das in einem Projektmanagementtool auch abzubilden. Da kannst du einfach viel effizienter arbeiten und mit deinem Team kommunizieren.

Lies hierzu: Die 4 wichtigsten Tools in meinem Business.

Es folgt die Umsetzung.

[18:20] – Wenn wir jetzt diese ganzen Aufgaben und Aufgabenblöcke terminiert haben, dann starten wir mit der Umsetzung. Und bei der Umsetzung starten wir bei den Expertinnen, denn das ist erstmal unsere Basis, zum Beispiel um Texte zu erstellen oder um eine Sales-Page oder eine Landing Page zu erstellen. … Das ist für uns die Grundlage, weil dann können wir die Texte, Grafiken und das Promo-Material erstellen, und so weiter. Das ist der erste Schritt der Umsetzung und wenn wir diese Informationen gesammelt haben – was wir übrigens auch total strukturiert machen (… wenn wir die Promo-Materialien anfordern, dann haben wir ein Formular mit JotForm erstellt und darüber reichen die Expertinnen ihre Unterlagen ein, das geht dann automatisch in ein Google Sheet und wir prüfen das dann … und dafür gibt es eben auch eine strikte Deadline) … – dann gehen wir Schritt für Schritt vor, erstellen die Texte, erstellen die Technik und die Promo-Materialien und gehen dann zu einem bestimmten Zeitpunkt, in der Regel vier bis sechs Wochen vorher, mit der Promo raus. Das ist so der grobe Ablauf.

Projekt-Updates und Kommunikation.

[21:00] – Dann gibt es natürlich noch regelmäßige Team-Meetings. Also wir haben jeden Montag ein Team-Meeting und da gibt es ein Status-Update. Was steht gerade an? Was sind meine Herausforderungen? An welcher Stelle komme ich nicht weiter? Und das besprechen wir dann im Team und definieren auch die nächsten To-Dos, so dass wir wirklich effizient weiterarbeiten können. Wir sind in einem sehr engen Austausch, wir sind auch mit Slack miteinander verbunden, damit wir uns auf dem kurzen Weg auch nochmal austauschen können. … Wir halten natürlich auch den Projektplan immer wieder aktuell, haken Aufgaben ab, kommentieren darunter … und besprechen dann jeden Montag den aktuellen Status und schauen, wie wir die nächsten Schritte definieren können bzw. ob es ggf. eine Zeitverzögerung gibt, weil bestimmte Aufgaben nicht bis zu einem bestimmten Termin erledigt werden konnten.

[22:21] – Dieses Projektmanagement ist aus meiner Sicht auch die größte Herausforderung. Niemand in meinem Team hat einen Projektmanagement-Hintergrund und ich glaube, dass ist definitiv etwas, was uns zukünftig helfen wird noch strukturierter und besser vorzugehen, und auch wirklich sicherzustellen, dass wir eine gute Kommunikation haben. Denn wir merken immer wieder, dass das Thema Kommunikation eine unserer größten Herausforderungen ist, also der Kommunikationsfluss, und arbeiten stetig daran, sprechen auch ganz offen darüber und überlegen uns, wie können wir es zukünftig anders machen.

[23:40] – Während der Launch-Woche haben wir jeden Vormittag, kurz bevor es losgeht, ein ca. 15 Minuten Check-In – Meeting, wo wir nochmal gucken, was gerade passiert ist, ob alles läuft, ob es irgendwelche Herausforderungen gibt, und am Tagesende haben wir nochmal ein Reflexionmeeting, wo wir einfach schauen, dass wir gut vorbereitet sind, dass uns nichts durchrutscht, dass wirklich alle Teammitglieder wissen, was gerade ansteht, wo es ggf. Herausforderungen gibt und wie sie wissen, wie sie damit umgehen können. … Und wir sind natürlich auch während der Zeit via Slack verbunden, um einfach auf kurzem Weg nochmal mitzuteilen, ob es irgendwo Herausforderungen gibt, die wir kurzfristig lösen müssen.

[25:01] – So eine Launch-Phase, also die Vorbereitungs- und auch die Launch-Phase, zeigen auch immer wieder auf, an welchen Stellen wir in unserem Business noch Schwachstellen haben, woran wir noch arbeiten müssen.

Zusammenfassung: So planst du ein Online-Event in 5 Schritten.

Wenn du ein großes Event organisieren möchtest, dann ist es ganz wichtig einen Plan zu haben, weil du auch Unterstützung haben wirst – ansonsten ist es einfach zu chaotisch. Ein Plan / eine Struktur gibt dir die Freiheit und die Entspanntheit, die du benötigst, um mit viel Energie in so ein Event reinzugehen und auch Freude zu haben. Es kommt immer darauf an, was du erreichen möchtest, wie hoch deine Ziele sind und wie ambitioniert du bist. Dabei musst du abschätzen, wo du gerade mit deinem Business stehst und was du erreichen möchtest (aber auch, was zu dir passt).

Alle 5 Schritte für deine Online-Event-Organisation habe ich dir hier noch einmal zusammengefasst:

  1. Schritt: Ziele festlegen. Definiere die Ziele für dein Online-Event. Was ist dein Umsatzziel (und wie viele Anmeldungen sind nötig, um dieses Umsatzziel zu erreichen)? Was ist dein Impact-Ziel (also wie viele Menschen möchtest du erreichen, wie viele Teilnehmer:innen möchtest du haben)?
  2. Schritt: Plan erstellen. Was muss getan werden, um deine Ziele zu erreichen? Erstelle ein Konzept und definiere die einzelnen Aufgaben. Entwickele ein konkretes Angebot, löse damit ein Problem und ein Versprechen ein.
  3. Schritt: Terminierung / Strukturierung. Terminiere dein Event und leite die Fertigstellung einzelner Aufgaben davon ab. Beachte die Abhängigkeiten dieser Aufgaben untereinander. Fasse die Aufgaben thematisch in Aufgabenblöcke zusammen. Nutze ggf. passende Projektmanagement-Tools.
  4. Schritt: Umsetzung. Starte mit der Umsetzung in der vorher definierten Reihenfolge.
  5. Schritt: Projekt-Updates. Halte dich selbst und dein Team regelmäßig auf dem Laufenden, wie auch den Projektplan immer aktuell.

Es ist eine ungefähr 3-monatige intensive Phase, aber es lohnt sich, weil du einfach sehr viel innerhalb von kurzer Zeit erreichen kannst, und nicht Jahre von deinem Business kleine Schritte gehst, die sich anstrengend oder frustrierend anfühlen, weil du das Gefühl hast, du kommst nur im Schneckentempo voran.

Ein Online-Event macht Spaß und wenn du bei deinem Angebot anfängst (also wenn du vorher eben definierst, was dein Angebot ist, das du verkaufen möchtest, und dir natürlich Ziele dafür setzt), dann kannst du es auch schaffen, mit so einer Veranstaltung Geld zu verdienen.

Du hast eine Idee für ein Online-Event? Erzähle mir gerne in den Kommentaren davon.

Ich hoffe, du konntest wieder jede Menge Input aus diesem Artikel mitnehmen. Ich wünsche dir ganz viel Spaß bei deinem eigenen Online-Event. Schau dir in diesem Zusammenhang unbedingt auch das aktuelle she-preneur Bundle an, das du nur für kurze Zeit erwerben kannst. Dort findest du geballtes Expertinnenwissen für Frauen, die ihr Business boosten wollen – 70+ Onlinekurse für gerade einmal 197 €.

Ich freue mich auf dein Feedback zu dieser Episode. Nimmst du an der diesjährigen she-preneur Summit teil? Dann tagge mich via Instagram oder teile es in der she-preneur Community auf Facebook. Hinterlasse mir sehr gerne auch eine Empfehlung für meinen Podcast.

Alles Liebe,

Deine Tanja

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Tanja Lenke - Online Business Strategin - she-preneur - Podcast - Online-Event Planung und Organisation
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