Virtuelle Teams aufbauen geht Hand in Hand mit dem Aufbau von einem erfolgreichen Online-Business. Beides bedingt sich gegenseitig und nur durch das Eine ist das Andere möglich.
Du möchtest ein Online-Business aufbauen, um damit Geld zu verdienen? Dann ist es wichtig, dass du dich auch darauf fokussierst, Umsatz zu generieren.
Je mehr Umsatz du generierst und je mehr Kund:innen du hast, desto mehr administrative Aufgaben fallen an. Irgendwann schaffst du es nicht mehr, all diese Aufgaben selbst zu erledigen. Denn du brauchst vor allem Zeit, um deine bestehenden Kund:innen zu betreuen bzw. neue Kund:innen zu gewinnen.
Deshalb ist es wichtig, dass du Aufgaben abgibst – dass du dich mit dem Aufbau von virtuellen Teams beschäftigst – und so mit Struktur und Fokus mit deinem Online-Business schneller vorankommst.
➔ Ich zeige dir in diesem Artikel, wie das funktioniert, und helfe dir mit 3 simplen Fragen herauszufinden, welche Aufgaben du auslagern solltest!
Es gibt wahnsinnig viele unterschiedliche Aufgaben, die in einem Online-Business anfallen. Da wären z. B. die Bereiche Marketing, Kund:innensupport, Buchhaltung, Finanzen, IT, Recht, Social Media, Ads und noch so einige mehr. Das ist für eine einzelne Person ziemlich viel, nicht wahr?
Das ist der typische Fehler, den die meisten selbstständigen Frauen machen.
Die meisten selbstständigen Frauen warten darauf, bis sie genug Umsatz generieren, damit sie sich Unterstützung leisten können (was übrigens eine Blockade im Business Mindset sein kann). Was sie dabei aber nicht bedenken, ist, dass genau das der Grund ist, warum sie nicht mehr Umsatz generieren.
Das bedeutet, sie brauchen eigentlich jetzt schon ein virtuelles Team, damit sie es ab einem gewissen Zeitpunkt überhaupt erst schaffen, mehr Geld zu verdienen bzw. mehr Umsatz zu generieren.
Ich möchte, dass du weißt, dass du so schnell wie möglich Aufgaben abgeben solltest, um überhaupt weiter wachsen zu können – egal, wo du gerade stehst.
Damit du diesen signifikanten Fehler also nicht machst, zeige ich dir in den folgenden Zeilen, wie du virtuelle Teams Schritt für Schritt aufbauen kannst.
Lagerst du die richtigen Aufgaben aus, sorgst das auch für ein optimales Zeit- und Selbstmanagement in deinem Online-Business, da du dich selbst besser organisierst und To-Dos optimierst.
In dieser Phase befindest du dich meist am Anfang deiner Selbstständigkeit. Du hast keine Mitarbeiter:innen, kein virtuelles Team.
Du musst zwar nicht viel kommunizieren und niemandem Vertrauen schenken, aber du gibst auch keine Aufgaben ab und hast somit keine Unterstützung.
Es ist jedoch so: Du kannst dein Online-Business nicht alleine aufbauen. Oder du müsstest immer viel zu viel arbeiten und dich limitieren, du würdest auch nicht weiter wachsen können.
Denn so ein Online-Business ist ab einem gewissen Punkt viel zu komplex.
Aus dieser nullten Phase solltest du so schnell wie möglich rauskommen, damit du die Möglichkeit hast dein Business weiter zu skalieren und mehr Geld zu verdienen.
➔ Lesetipp: Selbst und ständig: Ist das wirklich so? 10 Gründe, warum das sein kann … und 5 Tipps dagegen
Beginne damit, einfache bzw. sich wiederholende Aufgaben auszulagern, wie zum Beispiel: Eingabe von Daten, Einpflegen von Blogartikeln, Einplanen von Social Media Content, Erstellen von Grafiken nach Vorlage, Lektorat.
Das Abgeben solcher einfachen Aufgaben spart dir extrem viel Zeit, auch wenn es je Aufgabe nur ein paar Minuten sind. Die Summe macht’s.
Es geht darum, weniger kleinteilige Aufgaben zu machen, denn auch diese ganzen kleinteiligen Aufgaben blockieren dich.
Wenn du nämlich den ganzen Tag viele kleinteilige Aufgaben machst, dann hast du keine Kapazitäten mehr, um dich um die größeren Aufgaben zu kümmern. Aber diese größeren Aufgaben sind meist das, was dein Online-Business erst so richtig weiterbringt.
Dein To-Do in dieser Phase: Überlege und notiere dir, welche wiederholenden Aufgaben anfallen und welche du davon abgeben kannst. Dokumentiere im Anschluss, wie du diese Aufgaben erledigt haben möchtest.
Jetzt holst du dir virtuelle Assistent:innen oder andere Dienstleister ins Boot, die dir regelmäßig wiederkehrende Aufgaben abnehmen. Diese Aufgaben können sein: Kund:innenservice, Buchhaltung, Erstellung von Social Media Content, Betreuung deiner Social Media Kanäle, Podcast-Service, Rechercheaufgaben, Technik-Support, Grafikdesign u.ä. sein.
Das sind größere Aufgaben, die dich regelmäßig mehrere Stunden deiner Zeit kosten.
Und apropos Kosten bzw. Kostenüberblick: Du kannst z. B. eine Pauschale vereinbaren. Du kannst auch kommunizieren, wie viel Budget dir im Monat maximal zur Verfügung steht.
In der dritten Phase baust du dir ein festes, virtuelles Team auf. Das sind entweder fest angestellte Mitarbeiter:innen, virtuelle Assistent:innen oder andere Dienstleister.
Diese Teammitglieder sind dann fest für ihre jeweiligen Arbeitsbereiche verantwortlich. Zum Beispiel: Social Media Management, Community Management, Online Marketing, Facebook Anzeigen, E-Mail Marketing, Copywriting usw.
Das sind Aufgaben, bei denen du mit Expertinnen und Experten zusammenarbeitest, die mehr wissen, als du, und die dich unterstützen dein Online-Business in dem jeweiligen Bereich nach vorne zu bringen.
➔ Weitere Recherche: Erfolgreich selbstständig: 10 Tipps für deinen Business-Erfolg (und 14 Gründe, die dich daran hindern)
Je detaillierter du alle Bereiche in deinem Online-Business strukturierst und dokumentierst, desto leichter kannst du Aufgaben abgeben. Außerdem ist es hilfreich, wenn du die einzelnen Aufgabenbereiche sinnvoll gliederst.
Weitere Tipps dazu findest du unter Business mit Struktur. Dort liest du z. B. über die richtige Ablage und Dokumentation. Die folgende Grafik gibt dir einen kleinen Überblick.
Wie können virtuelle Teams leistungsfördernd geführt werden? Wichtig ist, dass du lernst loszulassen.
Du solltest außerdem lernen, wie du Aufgaben abgibst (Kommunikation und Dokumentation – siehe vorherigem Kapitel) und dass du nicht den Anspruch hast, dass alles immer super gut funktioniert.
Denn, ganz ehrlich, es ist, wie immer, ein Lernprozess. Ich habe mittlerweile neun tolle Menschen in meinem Team. Je größer das Team wurde, desto herausfordernder wurde es aber auch.
Deswegen finde ich ganz wichtig, so früh wie möglich und so klein wie möglich zu starten, damit alle in diese unterschiedlichen Aufgabenbereiche reinwachsen können.
In meinem virtuellen Team arbeiten wir komplett remote, verteilt auf beinahe der ganzen Welt.
Außerdem arbeitet explizit mit unseren Stärken, die wir mittels CliftonStrengths ermittelt haben. Die Aufgaben passen so zum jeweiligen Teammitglied und andersherum.
Weißt du nicht genau, welche Aufgaben du jetzt abgeben solltest? Ich habe hier 3 Fragen für dich, die dir dabei helfen zu definieren, ob bzw. welche Aufgabe du delegieren solltest:
Nach der Beantwortung dieser Fragen kannst du dich dann auf die Suche begeben und eine passende virtuelle Assistenz finden.
Dir fehlt noch Klarheit, um die richtigen Aufgaben auslagern zu können? Du hast einen Punkt erreicht, wo du gerne richtig Gas geben möchtest und nicht so recht weißt, wie?
In diesem E-Book sorgen wir für Klarheit und Struktur in deinem Online-Business, damit es dir schon bald die Freiheit und Selbstbestimmtheit bringt, die du dir so sehr wünschst.
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All diese Tipps gibt’s auch zum Hören! Meinen she-preneur Podcast „Mach dein Business leicht & sexy“ findest du auf der Plattform deiner Wahl (Apple Podcasts, Spotify, YouTube, etc.).
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In der 85. Podcast-Folge erzähle ich dir, warum du mit dem Thema ‚Teamaufbau‘ schnell beginnen solltest und wie du dabei vorgehst. Denn du brauchst deine Zeit, um deine Kund:innen zu betreuen bzw. neue Kund:innen zu gewinnen. Du erfährst:
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Und noch ein wichtiger Tipp zum Schluss: Virtuelle Teams helfen dir enorm zu mehr Struktur. Warum zu einem erfolgreichen Online-Business aber auch Stil, Strategie und Sinn gehören, liest du in meiner she-preneur S-Sentials®-Methode.
Alles Liebe
Deine Tanja
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