Für die heutige Episode habe ich mir ein Thema überlegt, über das ich mit meinen Kundinnen sehr häufig spreche. Es ist das Thema Teamaufbau, und das ist ein Thema, das viele Herausforderungen mit sich bringt. Ich würde sogar sagen, für mich war es das bisher herausforderndste.

Aber es ist auch ein wichtiges Thema, wenn wir mit unserem Online-Business weiter wachsen wollen, es skalieren wollen. Denn so ein Online-Business können wir nicht alleine aufbauen, das ist viel zu komplex, und deshalb ist es wichtig, dass wir Aufgaben abgeben, dass wir Aufgabenbereiche abgeben, je nachdem, wo wir mit unserem Business stehen, wie viel Umsatz wir damit generieren.

In dieser Episode erfährst du, warum du mit dem Thema Teamaufbau schnell beginnen solltest und wie du dabei vorgehst. Bist du bereit? Dann hör rein, lies weiter und hole dir wieder sofort umsetzbare Tipps, die dich weiterbringen.

Deine Learnings aus dieser Podcast-Episode – wie und wann du dir ein Team aufbauen solltest.

Die vielen unterschiedlichen Aufgaben, die anfallen – im Bereich Marketing, Kund:innensupport, Buchhaltung, Finanzen, IT, Recht und so weiter – die können wir nicht alleine wuppen, das funktioniert nicht. Am Anfang geht es vielleicht ein bisschen, vor allem, wenn wir nicht den Druck haben Geld zu verdienen.

Wir wollen aber ein Business starten, um damit Geld zu verdienen und auch mehr Geld zu verdienen, von daher ist es wichtig, dass wir uns darauf fokussieren Umsatz zu generieren und Kund:innen zu gewinnen. In dem Zusammenhang fallen dann natürlich auch viel mehr Aufgaben an, die erledigt werden müssen. Also je mehr Umsatz wir generieren, je mehr Kund:innen wir haben, desto mehr administrative Aufgaben fallen an und irgendwann schaffen wir es nicht mehr, diese ganzen Aufgaben selbst zu erledigen. Denn wir brauchen vor allem Zeit, um unsere Kund:innen zu betreuen bzw. auch neue Kund:innen zu gewinnen. Je mehr wir selbst machen, desto schwieriger wird es, aus diesem Teufelskreis rauszukommen.

Der typische Fehler, den die meisten Selbstständigen machen.

[8:37] – Tatsächlich ist ein typischer Fehler, den die meisten Selbstständigen machen, dass sie erst darauf warten, bis sie mehr bzw. genug Umsatz generieren, damit sie sich Unterstützung leisten können.Was sie nicht bedenken, ist, dass genau das der Grund ist, warum sie nicht mehr Umsatz generieren. Das heißt, sie brauchen ein Team, damit sie es ab einem gewissen Zeitpunkt überhaupt erst schaffen, mehr Geld zu verdienen bzw. mehr Umsatz zu generieren. … Ich möchte, dass du weißt, dass du so schnell wie möglich Aufgaben abgeben solltest, um überhaupt weiter wachsen zu können, egal, wo du jetzt gerade stehst.

Die Phasen des Teamaufbaus.

Phase 0: Du machst alles alleine.

[9:46] – In dem Zusammenhang möchte ich mit dir heute über die drei Phasen des Teamaufbaus sprechen. Die Phase Null … ist die Phase, in der du alles alleine machst. Du brauchst keine Mitarbeiter:innen bzw. kein Team führen, du musst nicht viel kommunizieren, du muss keine Aufgaben abgeben, du musst niemandem vertrauen. Das hat schon ziemlich viele Vorteile. … Aber, ganz ehrlich, du kannst dein Online-Business nicht alleine aufbauen. Oder du wirst immer viel arbeiten, du müsstest dich immer limitieren, du würdest nicht weiter wachsen können, denn so ein Online-Business ist ab einem gewissen Punkt viel zu komplex, um es alleine weiter auszubauen.

[12:03] – Wichtig ist natürlich auch, dass du lernst loszulassen und auch lernst, ein Team zu führen; dass du lernst, wie du Aufgaben abgibst, dass du weißt, wie du Aufgaben einfach gut delegierst und nicht den Anspruch hast, dass das alles immer super gut funktioniert. Denn, ganz ehrlich, es ist, wie so viel, ein Lernprozess. Ich habe in Bezug auf das Thema Teamaufbau super viel gelernt, super viele Fehler gemacht (die mache ich auch heute noch). … Ich habe mittlerweile neun Leute in meinem Team und je größer das Team wird, desto herausfordernder ist es, und deswegen finde ich es auch ganz wichtig, so früh wie möglich zu starten und auch so klein wie möglich zu starten, damit wir einfach in diese unterschiedlichen Aufgabenbereiche schonmal reinwachsen können.

[13:08] – Aus dieser nullten Phase sollten wir so schnell wie möglich rauskommen, damit du die Möglichkeit hast, dein Business weiter zu skalieren, damit du die Möglichkeit hast mit deinem Business mehr Geld zu verdienen.

Phase 1: Auslagern einfachster / sich wiederholender Aufgaben.

[14:56] – Dann kommen wir zur Phase eins und das ist das Thema „outsourcen“. Das heißt, du kannst einfache Aufgaben oder Aufgaben, die sich wiederholen, auslagern, wie zum Beispiel: Eingabe von Daten, Einpflegen von Blogartikeln, Einplanen von Social Media Content, Erstellen von Grafiken nach Vorlage, oder Lektorat. Solche einfachen Aufgaben kannst du abgeben, dann sparst du schonmal Zeit, auch wenn es immer nur wenige Minuten sind.

Tanja Lenke - Online Business Strategin - she-preneur - Podcast - Teamaufbau

[14:07] – Es geht darum, weniger Aufgaben zu machen und auch darum, weniger kleinteilige Aufgaben zu machen. Denn auch diese ganzen kleinteiligen Aufgaben blockieren uns. Wenn wir den ganzen Tag ganz viele kleinteilige Aufgaben machen, dann haben wir keine Kapazitäten mehr, um uns auch um diese größeren Aufgaben zu kümmern, aber die größeren Aufgaben sind das, was unser Business weiterbringt. Deswegen ist es ganz wichtig, dass du dir einmal überlegst und auch notierst, welche wiederholenden Aufgaben erledigst du oder fallen in deinem Business an, damit du dir überlegen kannst, welche du davon abgeben kannst, und vor allem auch dokumentierst, wie du diese Aufgaben erledigt haben möchtest.

Lies hierzu: In 3 Schritten zu mehr Struktur in deinem Online-Business

Phase 2: Zusammenarbeit mit Freiberufler:innen und Assistent:innen.

[15:21] – Die zweite Phase ist die Phase, wo du virtuelle Assistentinnen oder Assistenten oder andere Dienstleister ins Boot holst, die dir regelmäßig wiederkehrende Aufgaben abnehmen. Das kann sowas sein, wie Kundenservice oder Buchhaltung oder die Erstellung von Social Media Content, die Betreuung deiner Social Media Kanäle, das kann Podcast-Service sein, das können Rechercheaufgaben sein, das kann Technik-Support oder auch Grafikdesign sein. Hier merkst du schon, dass das größere Aufgaben sind, die dir auch mehrere Stunden an Zeit wiedergeben.

[16:41] – Das ist die zweite Phase und hier hat man auch die Möglichkeit einen guten Kostenüberblick zu haben. Denn du kannst zum Beispiel für einen Podcastservice sicherlich eine Pauschale vereinbaren, auch für die Erstellung von Social Media Content oder die Betreuung von Social Media Konten. Oder du kannst sagen, ich habe im Monat maximal so und so viel Budget oder ich habe im Monat maximal zehn Stunden zur Verfügung, die die Person nutzen kann, damit es weiterhin in dein Budget passt. … Dann wirst du halt auch weiterhin einfach die Kontrolle behalten und merken, dass der Kopf freier wird, das du mehr Kapazitäten für andere Dinge hast.

Phase 3: Aufbau eines festen Teams.

[17:53] – In der dritten Phase ist es so, dass du dir ein festes Team aufbaust. Das heißt, das sind entweder fest angestellte Mitarbeiter:innen, das sind vielleicht auch virtuelle Assistenten und Assistentinnen oder andere Dienstleister, die wirklich dann auch für ihre Arbeitsbereiche verantwortlich sind, wie zum Beispiel Social Media Management, Community Management, Online Marketing, Facebook Anzeigen, E-Mail Marketing, Copywriting oder sowas. Das sind dann Aufgaben, wo du mit Expertinnen und Experten zusammenarbeitest, die idealerweise mehr wissen, als du, und die dich wirklich super gut unterstützen können und dein Business in dem jeweiligen Bereich auch nach vorne bringen können.

Diese 3 Fragen helfen dir dabei, Aufgaben zu delegieren.

[18:54] – Wenn du nicht genau weißt, was du abgeben kannst oder wenn du dir vielleicht auch unsicher bist, welche Aufgaben du abgeben kannst, dann habe ich drei Fragen für dich, die dir dabei helfen zu definieren, ob bzw. welche Aufgabe zu abgibst: Was kostet es mich, die Aufgabe selbst zu erledigen? Also wie viel Zeit brauchst du, um diese Aufgabe zu erledigen? Dann ist die zweite Frage: Wovon kann ich weniger machen, wenn ich diese Aufgabe selbst erledige? Das heißt, du brauchst eine bestimmte Anzahl von Stunden, um diese Aufgabe zu erledigen – wovon kannst du dann weniger machen? Also ist das Zeit für die Familie oder hast du vielleicht weniger Zeit für Strategie, … für Kundenbetreuung oder Kundengewinnung? … Die dritte Frage ist: Wie viel könnte ich dafür zahlen, dass jemand anderes diese Aufgabe für mich übernimmt? … Wie viel ist es dir zum einen Wert, diese Aufgaben abzugeben? Auf der anderen Seite: Wie viel kannst du dir leisten, ohne dass du dich verschuldest, ohne dass du irgendwie das Gefühl hast, du treibst dich und dein Business in den Ruin.

Zusammenfassung: Dein Online-Business braucht ein Team.

Da auch wirklich einzusteigen, in das Thema ‚Aufgaben delegieren‘, und auch früher zu starten, dich früh zu üben, ist ganz wichtig. Je weiter du mit deinem Business bist, desto mehr kannst du investieren. Das heißt, guck dir deine Zahlen an, guck dir an, wie viel Umsatz du mit deinem Business generierst, und überlege dir, wie viel du in Unterstützung investieren kannst.

Ich habe dir hier noch einmal alle Phasen zusammengefasst, für eine Übersicht darüber, in welcher Phase du dich gerade befindest:

  • Phase 0: Du machst alles alleine. Du musst nicht führen, kommunizieren und delegieren, kommst aber auch nicht wirklich voran. Ein Online-Business ist viel zu komplex, du kannst es nicht alleine aufbauen.
  • Phase 1: Outsourcen. Du kannst einfache Aufgaben oder Aufgaben, die sich wiederholen, auslagern. Es geht darum, weniger Aufgaben zu machen und auch darum, weniger kleinteilige Aufgaben zu machen. Denn auch diese ganzen kleinteiligen Aufgaben blockieren uns.
  • Phase 2: Virtuelle Assistenten / Assistentinnen. Du holst virtuelle Assistentinnen oder Assistenten oder andere Dienstleister ins Boot, die dir regelmäßig wiederkehrende Aufgaben abnehmen.
  • Phase 3: Festes Team. Das sind entweder fest angestellte Mitarbeiter:innen, vielleicht auch virtuelle Assistenten und Assistentinnen oder andere Dienstleister, die für ihre Arbeitsbereiche verantwortlich sind.

In welcher Phase befindest du dich gerade?

Ich hoffe, dass du Inspiration bekommen hast und dass du darüber nachdenkst, entweder mehr zu delegieren oder erste Aufgaben abzugeben.

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Alles Liebe,

Deine Tanja

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Tanja Lenke - Online Business Strategin - she-preneur - Podcast - Ein Team im Online-Business aufbauen
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