{Podcast} So bringst du mit Wochenplanung Struktur in dein Business

Heute sprechen wir wieder gemeinsam über das Thema Planung. Mein Team und ich arbeiten sehr fokussiert, weil wir klare Ziele haben und genau wissen, was getan werden muss, damit wir Umsatz generieren und Menschen erreichen, und damit she-preneur weiter wachsen kann. Es ist aber grundsätzlich so: Nur weil wir ein Business haben, bedeutet das nicht, dass wir mit unserem Business auch Geld verdienen. Die traurige Wahrheit ist leider auch, dass die meisten Selbstständigen von ihrem Business nicht leben können. Deswegen ist es ganz wichtig, dass wir sehr fokussiert sind und klare Ziele vor Augen haben, die uns dem großen Ganzen, was wir erreichen wollen, Schritt für Schritt näher bringen.

Einer der größten Fehler – und das ist der Übergang zum heutigen Beitrag – ist, dass die meisten Selbstständigen (die mit ihrem Business kein Geld verdienen) ohne Plan und ohne Ziel in den Tag und in die Woche starten.

In dieser Episode erfährst du deshalb, wie du optimal und fokussiert in eine neue Woche startest. Bist du bereit? Dann hör rein, lies weiter und hole dir wieder sofort umsetzbare Tipps, die dich weiterbringen.

Deine Learnings aus dieser Podcast-Episode: Wochenplanung für mehr Erfolg in deinem Online-Business.

Erfolglose Selbstständige tun das, worauf sie Lust haben oder von dem sie denken, dass sie es tun müssten – wie zum Beispiel eine Webseite bauen, ein Corporate Design entwickeln oder Content erstellen. Das waren übrigens auch die Dinge, die ich getan habe, als ich 2016 mit she-preneur gestartet bin. Ich habe mich damals hingesetzt, habe meine eigene Webseite gebaut, ich habe mein Logo entwickeln lassen, ich habe Blogartikel geschrieben und alles hat Ewigkeiten gedauert. Ich habe das alles monatelang getan und habe dann aber gemerkt, dass ich eigentlich nichts erreicht habe. Ich hatte aber auch keinen klaren Plan. Und darüber sprechen wir heute.

Das sind die Fehler, die du vermeiden solltest.

[10:28] – Das, was die meisten Selbstständigen tun, die mit ihrem Business kein Geld oder nicht genug Geld verdienen, ist, dass sie sich nicht mit den wichtigen Dingen beschäftigen, die ihr Business voranbringen. Und weil das Ziel, mehr Umsatz zu generieren, so unerreichbar erscheint und … beschäftigen sie sich eben eher mit Dingen, die ihnen leicht fallen, die mehr Freude bringen, die nicht so schwierig sind. Oder vielleicht auch mit Lernen! Wir alle lernen super gerne und bilden uns weiter. … Dann wundern wir uns aber, warum wir mit unserem Business nicht vorwärts kommen.

[11:22] – Eine ganz wichtige Sache, die die meisten nicht verstehen, ist, dass unser Business nur an den Stellen wächst, denen wir unsere Aufmerksamkeit / unsere Energie widmen.

[11:35] – Wenn du zum Beispiel ein Webinar durchführen möchtest, dann ist das schonmal ein super Ansatz. Das bedeutet aber nicht, dass das auch ausreichend ist. Denn wenn du einfach nur ein Webinar hältst, dann hast du noch nicht viel davon. Viel wichtiger ist es, dass du dir überlegst, wie du es schaffst, dass sich auch Menschen, idealerweise deine Wunschkund:innen, für dein Webinar anmelden. … Ein Webinar zu erstellen und durchzuführen ist einfach (abgesehen von der Technik, aber du könntest auch einfach auf Instagram oder auf Facebook live gehen). … Das, was davor und das, was danach kommt, sind die viel wichtigeren Teile, um die sich die wenigsten kümmern. Vorher brauchen wir die Aufmerksamkeit von unseren Wunschkund:innen. Wir müssen sie dazu bewegen, dass sie sich anmelden. Im Nachhinein geht es um die Konvertierung. Also wie schaffe ich es, dass die Menschen, die sich für mein Webinar angemeldet haben, … am Ende mein Produkt kaufen? Das sind die wichtigeren Aufgaben, als einfach nur ein Webinar zu halten.

[13:16] – Dasselbe Beispiel ist auch die Erstellung von Content, zum Beispiel für Social Media. Es reicht nicht aus, einfach nur Content für Social Media zu erstellen. Es gibt noch weitere Dinge, die zu tun sind, wenn du erreichen möchtest, dass den Kanal wächst und du darüber auch Kund:innen gewinnst. Das heißt, es sind immer unterschiedliche Aufgaben, die damit im Zusammenhang stehen und du musst dir überlegen: Was möchtest du eigentlich erreichen? Warum machst du eine bestimmte Aufgabe?

[13:48] – Die meisten von uns, die kümmern sich um Dinge, die uns leicht fallen, die uns Spaß machen, oder die gerade richtig dringend sind – wie zum Beispiel die Buchhaltung. Die muss einfach bis zu einem bestimmten Tag im Monat oder im Quartal gemacht werden. … Wenn wir uns jedoch immer mit diesen Dingen beschäftigen, dann führt es dazu, dass unser Business nicht wächst.

[14:26] – Der Fokus von den meisten unerfolgreichen Selbstständigen liegt viel zu selten auf den Dingen, die ihr Business wachsen lassen. Warum das so ist, die Frage habe ich mir auch schon ganz oft gestellt, und ich glaube, es liegt daran, dass es viel mit der fehlenden Klarheit zu tun hat, viel mit dem Verlassen der eigenen Komfortzone, … und natürlich daran, dass sie denken „Ok, ich weiß jetzt noch nicht, was hier alles gemacht werden muss und wie ich das richtig mache und deswegen mache ich es lieber gar nicht.“. Es bleibt dann einfach bei dem Gedanken, denn viele wissen nicht, wie sie das Ganze umsetzen. Und weil dieser Berg an Aufgaben so riesengroß und so unklar ist, beschäftigen sie sich mit dem Thema nicht weiter, sondern machen einfach die Aufgaben, die ihnen leicht fallen. Das ist wirklich ein riesengroßer Fehler und führt dazu, dass dein Business nicht wächst und deine Tagesaufgaben dich zwar beschäftigen, aber nicht weiterbringen.

Lies hierzu: Wie und wo du Klarheit wirklich findest oder In 3 Schritten zu mehr Klarheit in deinem Online-Business

Darauf sollte dein Fokus hauptsächlich liegen.

[15:50] – Wie du fokussiert in die Woche startest und erreichst, dass dein Business wächst, das möchte ich dir in dieser Episode erzählen und dich damit auch inspirieren, wirklich zur Unternehmerin zu werden und dein Business ernst zu nehmen. Denn ein Business auf Hobby-Level ist nicht nachhaltig. Stattdessen müssen wir uns überlegen, was notwendig ist, damit unser Business weiter wachsen kann und wir natürlich Umsatz generieren. Wenn unsere Follower:innen-Anzahl steigt, dann bringt uns das nichts, oder wenn wir tausende von Newsletter-Abonnent:innen haben, dann bringt uns das nichts. Wir brauchen Umsatz und darauf muss definitiv der Fokus liegen.

[16:35] – Der Fokus liegt viel zu selten auf dem Thema Umsatz generieren, weil viele sich eben auch nicht trauen, ihre Angebote zu verkaufen. Und auch das ist sehr traurig. Falls es dir so geht oder du aktuell keinen Umsatz oder nicht genug Umsatz generierst, dann beschäftige dich definitiv mal mit dem Thema Geld und überlege dir, was dich davon abhält deine Angebote zu verkaufen oder den Preis auch für deine Angebote zu nennen.

Fehlendes Money Mindset gehört zu den Gründen, warum du noch nicht von deinem Business leben kannst.

[17:17] – Das, was wir mit unserem Business erreichen wollen, ist Umsatz zu generieren. Wir wollen einen Impact haben, wir möchten andere Menschen unterstützen, wir möchten anderen Menschen helfen, und als Ausgleich bekommen wir Umsatz bzw. Geld, mit dem wir unsere Idee weiter vorantreiben können, mit dem wir unser Team bezahlen können und mit dem wir natürlich uns selbst bezahlen können.

So startest du am effektivsten in eine neue Woche.

[18:06] – Wir haben gerade über die Wichtigkeit gesprochen, dass wir uns mit den richtigen Aufgaben beschäftigen, und damit wir uns überhaupt mit den richtigen Aufgaben beschäftigen, ist es wichtig, dass wir in eine neue Woche nicht ohne ein Ziel starten. Das heißt, du solltest dir überlegen, was du erreichen möchtest, bevor du in die Woche startest.

[18:33] – Am besten überlegst du dir, was die drei bis fünf Aufgaben sind, die dein Business in dieser Woche ein Schritt weiter nach vorne bringen. Diese Aufgaben notierst du dir und fokussierst dich auf die Erledigung dieser Aufgaben. Idealerweise endet deine Arbeitswoche nicht bevor du diese Aufgaben erledigt hast, denn ansonsten bringt es nichts, wenn du dir drei bis fünf Aufgaben setzt und diese Aufgaben nicht erledigst – dann bist du auch nicht weitergekommen und fängst nächste Woche wieder von vorne an.

Tanja Lenke - Online Business Strategin - she-preneur - Podcast - Wochenplanung basiert auf Jahresziel

[19:07] – Überlege dir, welche drei bis fünf Aufgaben dich nach vorne bringen und an diesen Aufgaben arbeitest du in der jeweiligen Woche. Das ist dein Wochenfokus, das sind die Dinge, die wirklich erledigt werden müssen. Das sind die Aufgaben, die dich / dein Business einen Schritt weiterbringen. Am besten notierst du dir die Aufgaben in ein Projektmanagementtool. Du kannst dafür Asana oder Trello oder Sonstiges nutzen. Wirklich aufschreiben, das ist ganz wichtig, denn ansonsten vergisst du das wieder. Du kannst es auch in einen normalen Planer schreiben.

Lies hierzu: Die 4 wichtigsten Tools in meinem Online-Business.

So findest du heraus, welche Aufgaben dich weiterbringen.

[20:04] – Falls du dich jetzt fragst, woher du weißt welche Aufgaben wichtig sind / welche Aufgaben dich weiterbringen, dann gehörst du sicherlich zu denjenigen, die sich keine Quartalsziele und auch keine Jahresziele gesetzt haben. An der Stelle möchte ich dich einmal an die Podcast Episoden 3, 7 und 30 verweisen (Nr. 30 „So erreichst du deine Ziele in der zweiten Jahreshälfte“ gibt’s auch als Blogartikel). Da habe ich über das Thema Jahresplanung und Quartalsplanung gesprochen. Diese Episoden solltest du dir einmal anhören, denn dann hast du ein viel besseres Verständnis dafür und es wird dir leichter fallen deine Wochenziele zu setzen. Denn wie du deinen Tag strukturierst, hängt davon ab, wie du deine Woche strukturierst und wie deine Woche aussieht, hängt davon ab, wie dein Monat aussieht. Und wie du dein Monat strukturierst, hängt davon ab, wie du dein Quartal strukturierst und wie du dein Quartal strukturierst, hängt davon ab, was du in diesem Jahr erreichen willst, also von deinen Jahreszielen. Und das, was du in diesem Jahr oder auch im nächsten Jahr erreichen willst, das leitet sich aus deiner Vision ab. Wenn du so arbeitest, dann wird dir das dabei helfen Prioritäten zu setzen und auch den Fokus zu halten.

Das hilft dir bei der Wochenplanung von deinem Online-Business.

[21:35] – Jetzt aber zurück zur Wochenplanung. Wenn du dir deine Wochenziele gesetzt hast, dann arbeitest du diese wirklich fokussiert ab, und diese Aufgaben sind die wichtigsten. Falls du dann noch Zeit übrig hast, kannst du dich mit anderen Aufgaben beschäftigen. Am Ende der Woche machst du dann einen Rückblick. Den kannst du entweder am Freitag machen, am Sonntag oder am Montag bevor du in die neue Woche startest. … In der Regel mache ich meine Wochenplanung, entweder am Sonntagabend oder am Montagmorgen. … Schau einfach, wie es für dich am besten passt.

[22:26] – Ich möchte dir jetzt noch ein paar Fragen mit auf den Weg geben, die dir dabei helfen deine Wochenplanung und natürlich auch den Rückblick zu machen. Für den Rückblick ist es natürlich wichtig, nochmal zu schauen, was du die letzte Woche gemacht hast. Hast du die Aufgaben, die du dir in der Woche vorgenommen hast, erledigt? Oder gibt es Aufgaben, die du nicht gemacht und nicht geschafft hast? Wenn das der Fall ist, dann frag dich, was dich davon abgehalten hat diese Aufgaben zu erledigen. Welche Hindernisse gab es da? War es ein persönliches Hindernis – stehst du dir selbst im Weg? Oder fehlt dir noch eine Information, zum Beispiel, oder gab es vielleicht auch ein technisches Problem? … Wichtig ist, du solltest dich auf jeden Fall mit allen Aufgaben, die du dir vorgenommen hast, auseinandergesetzt haben, damit du diese Aufgaben nicht alle mit in die nächste Woche schleppst, denn in der nächsten Woche haben wir natürlich wieder andere Aufgaben zu tun.

[23:41] – Dann kannst du dir auch deine Highlights der letzten Woche anschauen. Ich finde, das ist eine super wichtige Sache, dass wir uns dafür auch nochmal Zeit nehmen. Was waren die Dinge, die persönlich gut gelaufen sind (die du für dich gut gemacht hast)? Das kann sein, dass du ausreichend Pausen gemacht hast, dass du zu einer bestimmten Uhrzeit immer in den Feierabend gestartet bist, etc. … Dann aber auch die beruflichen Highlights: Gab es bestimmte Highlights bei deinen Kund:innen? Gibt es bestimmte Highlights bei Projekten? Hast du tolles Feedback bekommen? … Hast du irgendwelche anderen tollen Ergebnisse erreicht? Und hattest du irgendwelche Learnings? Also schau da mal, was deine persönlichen und beruflichen Highlights der Woche waren, denn die willst du auf jeden Fall auch anerkennen. … Das zeigt dir auch, dass du einen Impact hast.

[25:03] – Dann überlegst du dir, welche drei bis fünf Aufgaben dich in dieser neuen Woche vorwärtsbringen. Das sind dann eben wiederum die Aufgaben, die du erledigst. Zum Start eines neuen Quartals machst du zuerst die Quartalsplanung und die Quartalsplanung hilft dir dabei, deine Aufgaben auf Wochenziele und Tagesziele herunterzubrechen. Denn wenn du nur auf den Tag schaust, dann ist es super schwierig festzulegen, was du erreichen möchtest, dasselbe gilt für eine Wochenplanung. Wir können an einem Tag oder in einer Woche nichts Größeres erreichen. Viele Dinge, die wir erreichen wollen, die brauchen einfach mehr Vorlauf, die brauchen mehr Planung, die sind einfach nicht in ein paar Stunden erledigt. Vieles von dem, was mein Team und ich tagtäglich tun, zahlt auf ein Projekt oder auf eine umsatzbringende Aktivität ein.

Was für dein Online-Business essenziell ist.

[26:06] – Die kleinen Schritte sind das, was zählt. Die kleinen Schritte bringen uns zu dem großen Ergebnis, und wenn wir uns nicht strukturieren, dann kommen wir entweder mit unserem Business nicht voran oder wir erschaffen uns ein neues Hamsterrad, denn es gibt immer Dinge zu tun – das weiß wahrscheinlich selbst. … Im Business wird uns nicht langweilig, wir haben da eine ellenlange Ideenliste, und wenn wir uns nicht fokussieren und wenn wir nicht priorisieren, dann sind wir einfach viel zu abgelenkt und tun Dinge, die uns nicht vorwärtsbringen. … Nicht all die Dinge, die wir tun können, sind in der Phase, in der wir uns befinden, sinnvoll oder hilfreich oder vielleicht sogar auch gar nicht notwendig.

[27:03] – Was du sicherlich aus dieser Episode mitgenommen hast, ist, dass Struktur im Business wirklich essenziell ist. Ich hab das ganz am Anfang, als ich 2016 mit she-preneur gestartet bin, auch nicht gemacht. Heute geht es nicht ohne Struktur, es funktioniert nicht und ich bin der Überzeugung, dass wir unser Business nichts skalieren können, wenn wir in unserem Business keine Struktur haben und keine Strukturen etablieren. Denn das, was uns am Ende Freiheit gibt, ist Struktur. Das Thema Struktur ist deswegen auch ein Element, eine Säule der  she-preneur S-sentials Methode.

Lies hierzu: In 3 Schritten zu mehr Struktur in deinem Online-Business

So hilft dir die she-preneur Academy bei der Verwirklichung deiner Idee.

Auch in der she-preneur Academy sprechen wir übrigens darüber, wie du dir die richtigen Ziele setzt. Wir haben dort einen Planungsworkshop, in dem wir das jeweilige Quartal planen und wir machen auch eine Jahresplanung. Wir setzen uns da gemeinsam hin und erarbeiten in einem zweistündigen Termin die jeweiligen Ziele für’s Quartal. Daraus leiten sich dann die anderen To-Dos der Monate, der Wochen und der Tage ab. Viele Teilnehmerinnen der she-preneur Academy arbeiten mittlerweile mit einem Accountability-Buddy und treffen sich ein- bis zweimal die Woche, um sich über ihre wöchentlichen To-Dos auszutauschen und um auch nachzuhaken, ob die Aufgaben wirklich umgesetzt werden.

Wir hatten im letzten Quartal, im dritten Quartal 2021, eine Ziel-Accountability-Challenge und da haben die Teilnehmerinnen der she-preneur Academy richtig toll mitgearbeitet. In der letzten Woche hatten wir auch unseren Abschluss-Call und haben dort die acht Gewinnerpärchen vorgestellt. Die Teilnehmerinnen der Ziel-Accountability-Challenge haben über ein Quartal hinweg jede Woche ihre wöchentlichen To-Dos gepostet, also „Was sind die Aufgaben, die mich diese Woche weiterbringen? Was tue ich für mich persönlich? Habe ich meine Aufgaben am Ende der Woche auch erledigt?“ Das haben sie ein Quartal lang Woche für Woche in unser she-preneur Academy Forum gepostet und die Abschlussfeier war eben letzte Woche. Da haben wir natürlich auch einmal anerkannt, was die Teilnehmerinnen erreicht haben und wie committed sie waren und wirklich dran geblieben sind. Wir haben gemeinsam reflektiert und im Call auch die Highlights nochmal geteilt.

Wenn du Lust hast in die she-preneur Academy zu kommen, dann kannst du dich aktuell bewerben. Wir haben gerade ein Bewerbungsverfahren am Laufen, das heißt, die Academy ist derzeit geöffnet. Wir brauchen nur ein ausgefülltes Formular von dir, damit wir schauen können, ob du für die she-preneur Academy bereit bist oder ob vielleicht das she-preneur Academy Bootcamp das richtige Produkt für dich ist. Das würden wir uns dann einfach anschauen, je nachdem, was du geantwortet hast.

Wenn du in den nächsten 12 Monaten gemeinsam mit mir und den anderen shes an deinen Businesszielen arbeiten möchtest, dann füll gerne das Bewerbungsformular aus. Und wenn alles passt, dann führen wir ein kurzes Gespräch und gucken, ob die she-preneur Academy das richtige Produkt für dich ist, und dann kannst du entscheiden, ob du zu uns kommen möchtest oder nicht.

>>> www.she-preneur.de/academy-bewerbung <<<

Zusammenfassung: Die perfekte Wochenplanung für dein Online-Business.

Ich habe dir hier jetzt noch einmal alles zusammengefasst, damit du erfolgreich deine Woche planen und Struktur in deinem Online-Business etablieren kannst:

  1. Schritt: Erarbeite dein Jahresziel. Dein Jahresziel (Umsatz und Impact betreffend) ist die Grundlage für deine Tages-und Wochenplanung. Denn wie du deinen Tag strukturierst, hängt davon ab, was deine Wochenaufgaben sind. Wie deine Woche aussieht, hängt davon ab, wie du deinen Monat strukturierst. Wie du deinen Monat wiederum strukturierst, hängt ganz von deiner Quartalsplanung ab. Und was dein Plan für’s jeweilige Quartal ist, hängt davon ab, was du in diesem Jahr erreichen willst, also von deinen Jahreszielen.
  2. Schritt: Integriere die Wochenplanung in deinen Arbeitsablauf. Starte deine Woche nicht ohne einem Ziel. Am besten überlegst du dir, was die drei bis fünf Aufgaben sind, die dein Business in dieser Woche ein Schritt weiter nach vorne bringen. Diese Aufgaben notierst du dir und fokussierst dich auf deren Erledigung. Das ist dein Wochenfokus, das sind die Dinge, die wirklich erledigt werden müssen.
  3. Schritt: Mache einen Wochenrückblick. Am Ende der Woche machst du einen Rückblick. Hast du die Aufgaben, die du dir in der Woche vorgenommen hast, erledigt? Oder gibt es Aufgaben, die du nicht gemacht oder nicht geschafft hast? Wenn das der Fall ist, dann frag dich, was dich davon abgehalten hat diese Aufgaben zu erledigen. Dann schaust du dir auch deine Highlights der letzten Woche an und erkennst deine Erfolge an.

Zum Schluss gibt es jetzt noch eine Aufgabe für dich: Plane in deinem Kalender wiederkehrend Zeit für deine Wochenplanung und Wochenreflexion mit ein, und beantwortet die Fragen, die ich dir in diesem Beitrag mitgeteilt habe, und das machst du dann Woche für Woche.

Wie sieht es mit deiner Wochenplanung aus? Ist sie schon ein Teil deiner Businessstruktur?

Ich freue mich natürlich auch auf dein Feedback zu dieser Episode und wenn du sie mit deinen Business-Freundinnen teilst. Tagge mich auch dafür via Instagram oder teile es in der she-preneur Community auf Facebook. Hinterlasse mir sehr gerne auch eine Empfehlung für meinen Podcast.

Alles Liebe,

Deine Tanja

Meinen she-preneur Podcast „Mach dein Business leicht & sexy“ sowie diese und weitere Episoden findest du auf der Plattform deiner Wahl (Apple Podcasts, Spotify, etc.). Hole dir sofort umsetzbare Tipps und profitiere von meinen Learnings.


PS: Du willst mehr über die Person hinter she-preneur erfahren? Dann lerne mich und meine Vision kennen.

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Tanja Lenke - Online Business Strategin - she-preneur - Podcast - Wochenplanung für dein Online-Business
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{Podcast} Zeitmanagement im Online-Business – so arbeitest du effektiv und ohne Ablenkung

Das Thema dieses Beitrags ist ein Thema, mit dem ich mich sehr viel auseinandersetze und schau, wie ich meine Herangehensweise optimieren kann. Es fordert mich immer wieder heraus, hat mir aber auch dabei geholfen, aus meinem selbstgebauten Hamsterrad herauszukommen und ein freies und erfülltes Leben zu leben.

Ich möchte mit dir heute über dieses wichtige Thema sprechen, damit du die Weichen in deinem Business und in deinem Leben entsprechend stellen und dann natürlich immer wieder nachjustieren kannst, damit auch du dir ein freies und erfüllendes Business und Leben aufbauen kannst. Wir sprechen heute über das super wichtige Thema ‚Zeit‘ und wie du die dir zur Verfügung stehende Zeit effektiv einsetzen bzw. effektiv nutzen kannst.

In dieser Episode spreche ich mit dir über die wichtigste Voraussetzung für deinen Erfolg im Business – eine kleine große Sache, die die meisten vernachlässigen und der auch ich lange Zeit nicht die Beachtung geschenkt habe, die dafür notwendig ist. Bist du bereit? Dann hör rein, lies weiter und hole dir wieder sofort umsetzbare Tipps, die dich weiterbringen.

Deine Learnings aus dieser Podcast-Episode – Wie du mit Zeitmanagement effektiver arbeitest.

Wie du sicherlich weißt, ist Zeit unsere wichtigste Ressource – und dennoch beschäftigen sich viele Selbstständige nicht mit diesem Thema. Es wird komplett vernachlässigt bzw. sie schützen ihre Zeit nicht. Gerade in der Selbstständigkeit ist es ganz wichtig, dass es für uns klar ist, WIE wir unsere Zeit einsetzen wollen und vor allem WIE VIEL Zeit wir in unserem Business einsetzen wollen.

Wir alle haben 24 Stunden Zeit am Tag

[3:06] – Die meisten von uns haben sich selbstständig gemacht, weil sie ein freieres und selbstbestimmteres Leben wollten, weil sie unabhängiger sein wollten, weil sie flexibler sein wollten. Das bedeutet aber nicht, dass wir Tag und Nacht arbeiten, sondern es ist auch hier wichtig, dass wir bestimmte Zeiten haben, in denen wir arbeiten. Das müssen nicht immer acht Stunden sein, es müssen keine sechs Stunden sein. Es kommt komplett darauf an, wie viel Zeit du zur Verfügung hast und natürlich auch, welche Ziele du mit deinem Business erreichen möchtest. … Das Allerwichtigste ist, dass du entscheidest, wie du deine Zeit einsetzt und was du in der Zeit, die dir zur Verfügung steht, machst.

[4:04] – Wir alle haben die gleichen Ausgangsvoraussetzungen: Ich habe 24 Stunden Zeit am Tag, du hast 24 Stunden Zeit am Tag und alle anderen haben 24 Stunden Zeit am Tag. Was wir in diesen 24 Stunden tun, darauf können wir Einfluss nehmen. Das klappt natürlich nicht immer zu 100 %, es kann sein, dass etwas Wichtiges dazwischen kommt, aber wichtig ist eben, dass wir aufpassen und diese Zeit schützen und uns nicht von allem und jedem ablenken lassen.

[4:53] – Nur weil ich von zu Hause arbeite, heißt das nicht, dass ich ein Kaffeekränzchen machen kann. Nur weil ich von zu Hause arbeite, heißt das nicht, dass du mich jederzeit stören kannst. Ich arbeite, wenn ich zu Hause bin, von x bis y. In der Zeit fokussiere ich mich auf mein Business, dann habe ich keine Zeit für Ablenkung, und dann lasse ich auch keine Ablenkung zu.

[5:33] – Wir können nicht die Kontrolle zu 100 % über alles haben, was jeden Tag in unserem Business passiert, aber wir können einen ganz großen Teil dafür tun, dass wir unsere Zeit sinnvoll einsetzen und nicht dem Zufall überlassen oder uns fremdbestimmen lassen. Sondern dass wir unsere Zeit so einsetzen, dass wir unsere Aufgaben schaffen, die uns unseren Zielen näher bringen, und dass wir natürlich auch nicht Tag und Nacht arbeiten, sondern unsere Arbeit in der Zeit schaffen, die uns zur Verfügung steht oder die wir uns selbst zur Verfügung stellen.

Was dich davon abhält dir ein freies und erfülltes Online-Business aufzubauen

[6:22] – Ich gebe dir jetzt mal ein paar Beispiele mit, und wenn nur eines davon auf dich zutrifft, dann hält es dich davon ab ein Business aufzubauen, das dir Freiheit, Fülle und Erfüllung bringt. Denk daran: Ich spreche hier aus Erfahrung, habe diese Dinge auch alle durchgemacht und bin nicht perfekt dadrin, aber ich optimiere stetig weiter, weil ich ganz genau weiß, dass das eins der Dinge ist, die mich davon abhält meine Aufgaben in der Zeit zu erledigen, die mir zur Verfügung steht oder die ich mir zur Verfügung stelle.

Tanja Lenke - Online Business Strategin - she-preneur - Podcast - Zeitmanagement

[7:24] – Wenn du zu denjenigen gehörst, die jeden Tag beschäftigt sind und deren To-Do – Liste statt kürzer immer länger wird und die sich immer gestresster fühlen, weil sie nicht wissen, wie sie alles schaffen sollen, dann ist diese Podcast-Episode für dich und du solltest dich definitiv mit dem Thema Zeitplanung auseinandersetzen.

[7:46] – Wenn du zu denjenigen gehörst, die sich immer wieder aus Aufgaben rausreißen und sich ganz leicht von anderen Menschen und auch Dingen ablenken lassen (wie zum Beispiel ständig aufploppende Benachrichtigungen) und am Ende des Tages frustriert sind, weil sie kaum etwas geschafft haben, auch dann ist diese Episode für dich.

[8:11] – Wenn du zu denjenigen gehörst, die in die Woche und in den Tag starten, ohne einen Plan zu haben, was sie und ihr Business wirklich weiterbringt, und am Ende der Woche feststellen, dass die wichtigsten Dinge liegengeblieben sind und auf’s Wochenende oder die nächste Woche verschoben werden, auch dann ist diese Episode genau die richtige für dich.

[8:37] – Wenn du diese Situationen und Gefühle kennst, dann wird es Zeit, dass du die Kontrolle für dein Business und dein Leben übernimmst. Genauer gesagt, dass du die Kontrolle über deine Zeit übernimmst.

Meine Erfahrung mit fehlender Zeitplanung

[8:54] – Ich kenne diese Situationen selbst, und ich will dir nicht sagen, dass ich meine Zeit zu 100 % im Griff habe. Ich kümmere mich regelmäßig darum, reflektiere und überlege mir, was ich noch anders und besser machen kann, damit sich mein Business noch leichter mit meinem Privatleben vereinen lässt.

[9:32] – Ich möchte dir ja auf jeden Fall mit auf den Weg geben, … dass ich das nicht perfekt hinkriege, aber dass ich … jede Woche schaue: Was lief diese Woche nicht richtig? Warum habe ich meine Aufgaben in dieser Woche nicht geschafft? Was hat mich davon abgehalten, die Aufgaben zu schaffen? Das sind dann die Dinge, die ich versuche mit in die nächste Woche zu nehmen.

[10:04] – Es ist nicht ganz einfach, und ich finde es auch sehr herausfordernd, weil ich natürlich auch mein Business liebe. Ich liebe es zu lernen, ich liebe es weiter zu wachsen und neue Dinge auszuprobieren, ich liebe meine Kundinnen und es macht mir einfach unheimlich viel Spaß. Ich muss sehr stark aufpassen, dass ich mir selbst Grenzen setze.Daher ist es wirklich nicht so leicht, dass ich mein Privatleben zur Priorität mache, aber genau das sollte es eben sein. … Es gibt Phasen, die sind einfach anstrengender und da bekommt mein Business einfach einen viel größeren Fokus als in der restlichen Zeit. Aber wichtig ist, wenn der Launch dann vorbei ist, dann sollte sich das Ganze wieder ändern.

[15:05] – Ich hab mich dann wirklich am Abend hingesetzt und hab dann an meinen eigenen Themen und Projekten gearbeitet. Also all das, was ich eigentlich tagsüber schaffen wollte, das ist liegengeblieben, weil ich meine Zeit einfach nicht geschützt habe, bzw. weil ich mir auch nicht vorgegeben habe, worum ich mich kümmere.

5 Schritte für ein perfektes Zeitmanagement

[16:39] – Wenn du dir einen Business wünschst, das dir Freiheit, Fülle und Erfüllung bringt, dann ist es super wichtig, dass du definierst wie du deine Zeit einsetzt, um deine Ziele und Träume zu erreichen und natürlich diese Zeit auch verteidigst. Das ist nicht ganz einfach und ich habe das auch noch nicht ganz gemeistert. Das Wichtige ist jedoch, dass wir das Thema angehen, und zwar jetzt, denn wenn wir unseren Tag fremdbestimmt leben, dann kostet das ziemlich viel Energie und frustriert mehr, als das es uns erfüllt. Und natürlich hält es uns auch davon ab mit unserem Business wirklich weiterzukommen und unsere eigenen Ziele zu erreichen und das ist ja der Grund, warum wir uns selbstständig gemacht haben.

[19:23] – Je mehr du mit deinem Business wächst, desto wichtiger ist es zum einen natürlich, dass du Aufgaben abgibst, aber zum anderen eben auch, dass du entscheidest mit welchen Aufgaben du dich wann beschäftigst. Da möchte ich dir jetzt im nächsten Schritt zum paar Tipps und Impulse mit auf den Weg geben, wie du dich und deinen Zeit besser managen kannst.

Schritt 1: Zielsetzung

[19:48] – Der erste Schritt ist die Grundvoraussetzung für eine effektive Zeitplanung: Du musst deine Ziele kennen, damit du überhaupt weißt, auf was du hinarbeitest. Wenn du keine Ziele hast, dann kannst du natürlich auch in den Tag starten und machen, was du willst, aber ich gehe davon aus, dass du hier bist, weil du Ziele hast, die du erreichen möchte. Das heißt, im ersten Schritt ist es eben ganz wichtig, dass du die Klarheit darüber hast, was du erreichen möchtest.

Lies hierzu: Du brauchst Ziele, wenn du ein erfüllendes und erfolgreiches Business haben willst.

[20:26] – Das heißt, du solltest wissen was deine Jahres- und Quartalsziele (über Quartalsziele habe ich übrigens schon einmal in Episode 007 mit dir gesprochen) sind und kannst die Aufgaben dann auf die jeweiligen Wochen und Tage herunterbrechen. … Das ist ganz wichtig, denn … das ist das, was dir Woche für Woche und Tag für Tag die Orientierung gibt, an welchen Aufgaben du jetzt arbeitest. Wenn du das hast, dann kannst du fokussiert auf die Erreichung deiner Ziele hinarbeiten, und zwar jede Woche und jeden Tag. Wichtig ist nur, dass du dich dafür entscheidest und auch wirklich weißt, was deine nächsten Schritte sind und diese natürlich auch verfolgst.

Schritt 2: Wochenplanung

[21:24] – Der zweite Schritt ist, du startest in die Woche mit einem klaren Plan. Du überlegst dir, was sind drei Aufgaben, die du in dieser Woche auf alle Fälle erledigen willst, drei Aufgaben, die dich deinem Ziel näher bringen. Und die schreibst du dir auf und blockst entsprechend Zeit in deinem Kalender.

[21:48] – Ich empfehle dir, dass du diese Zeit am Anfang der Woche blockst und nicht erst zum Ende der Woche, dass du wirklich diese Aufgaben zuerst oder so schnell wie möglich erledigst, damit du sie nicht die ganze Woche vor dir herschiebst.

[22:15] – Den Plan dafür würde ich bevor du in die Woche startest erstellen. Das heißt, am Freitag, bevor du ins Wochenende verschwindest, kannst du noch deine kommende Woche planen, oder, was ich zum Beispiel auch sehr gerne mache, ist das Ganze am Sonntagabend zu planen, bevor du in die neue Woche startest. … Das Wichtigste ist dann, dass wir diese Zeit natürlich auch verteidigen.

Schritt 3: Zeitblöcke und Zeitlimits erstellen

[23:08] – Im nächsten Schritt … geht es darum, dass du nicht nur die wichtigsten Aufgaben in deinem Kalender einplanst, sondern dass du jede freie Minute in deinem Kalender planst. Also erstell dir Zeitblöcke und ggf. auch Zeitlimits für die Aufgaben, die du jede Woche oder jeden Tag erledigst. Ich habe zum Beispiel in meinem Kalender jeden Tag eine Stunde für das Thema Community Management geblockt und da kümmere ich mich um meine unterschiedlichen Gruppen. Ich habe Zeit für den Podcast geblockt, … um diese Episode aufzubereiten und natürlich auch aufzunehmen. Ich habe zum Beispiel auch Zeit geblockt für das Thema Prozesse, für das Thema Finanzen, für die unterschiedlichen Aufgaben, die für mich wichtig sind.

[24:21] – Wenn wir einen Launch haben, dann verändern sich meine Aufgaben nochmal ein bisschen bzw. dann bekommt der Launch einfach mehr Priorität als ggf. andere Aufgaben. Aber ich verplane jede einzelne Minute in meinem Kalender. Dazu gehören dann eben auch Pausenzeiten, dazu gehört Sport, der Feierabend und solche Sachen. Das ist ganz wichtig, damit ich weiß, wann kümmere ich mich um was, was ist jetzt gerade wichtig und was bringt mich in meinem Business weiter. Und gibt es eventuell sogar noch freie Zeiten, in denen ich mich um andere Dinge kümmern kann.

[25:31] – Das ist einfach wichtig, damit du die Kontrolle über deine Zeit, über deinen Kalender hast, und nicht jemand anderes. Denn wenn du diese Kontrolle über deinen Kalender nicht hast, wird jemand oder etwas anderes die Zeit von deinem Kalender übernehmen. … Das kann sein, dass du eine Stunde später merkst, dass du schon wieder ganz viel Zeit auf Social Media verplempert hast. Da hilft es dir, wenn du dir zum Beispiel sagst „Ich habe 15 Minuten Zeit, um auf Social Media zu kommentieren“, und dir dafür auch einen Timer setzt. … Denn ansonsten werden wir hineingezogen und abgelenkt und kommen dann von einem Thema auf’s nächste. … Wir brauchen diese Zeit aber, um an den wichtigen Dingen zu arbeiten. Deswegen ist es wichtig, dass du dir da an der Stelle eben auch Grenzen setzt.

Tanja Lenke - Online Business Strategin - she-preneur - Podcast - Zeitplanung

[27:05] – Entscheide dich wirklich dafür die Kontrolle zu übernehmen und sei darüber hinaus auch bestrebt, dich an diese Grenzen, an diese Zeitlimits oder an diese Zeitblöcke, die du dir selbst gesetzt hast, zu halten. … Das Thema spielt natürlich in deine Zeitplanung extrem mit rein, weil es einfach wichtig ist, dass du nicht nur für dich Grenzen setzt, sondern eben auch für andere Grenzen setzt. Zum Beispiel wenn dein Team deinen Kalender managet oder Termine für dich bucht, dann ist es wichtig, dass du nicht den ganzen Kalender deinem Team überlässt.

[28:49] – Also, wichtiges Thema ‚Grenzen setzen‘, nicht nur für dich, sondern eben auch für andere. … Und dazu gehört auch „Nein“ zu sagen, wenn es nicht in deinen Terminkalender, wenn es nicht zu deinen Zielen passt. Du bist diejenige, die entscheidet, und nimm dir daher gut Zeit und sei vorbereitet, damit du auch die richtigen Entscheidungen treffen kannst. Denn, wenn du nicht weißt, was deine Grenzen sind, wenn du nicht weißt, wie du deinen Kalender, deine Woche, deinen Tag gestaltet haben möchtest, dann kannst du auch nicht erwarten, dass du die richtigen Entscheidungen triffst oder auch das andere, die dich unterstützen, die richtigen Entscheidungen treffen.

Schritt 4: Tagesplanung

[29:43] – Der nächste Punkte … ist: Starte nicht nur in die Woche, sondern auch in den Tag mit einem klaren Plan. Am besten verschaffst du dir am Abend vorher noch einen Überblick und schaust dir an, ob dein Tag so war, wie du ihn zu Beginn der Woche geplant hast, ob ggf. noch Termine verschoben werden müssen, oder ob sich vielleicht auch ein Termin geändert hat. … Das kannst du super gut schon am Abend vorher machen.

[30:20] – Wenn du es am Abend vorher nicht schaffst, dann sollte das deine erste Aufgabe sein, bevor du in deinen Arbeitstag startest. Denn wenn du dir vorher nicht überlegt hast, mit welcher Aufgabe du dich jetzt als Erstes beschäftigen möchtest oder welche Aufgabe du als Erstes erledigen möchtest, dann verschwendest du einfach wertvolle Zeit. Und das führt oft dazu, dass wir prokrastinieren und dann lieber auf Facebook oder Instagram vorbeischauen. Deswegen bereite dich am besten schon einen Tag vorher drauf vor, damit du Zeit sparst und wirklich effektiv in den Tag starten … und direkt loslegen kannst.

Lies hierzu: So strukturiere ich meinen Tag.

Schritt 5: Reflexion

[32:48] – Der fünfte Schritt ist: Reflektiere am Ende der Woche deine Woche – was hast du geschafft, was hast du nicht geschafft und was hat dich davon abgehalten? Kannst du irgendwelche Muster erkennen? Falls ja, was kannst du in der kommenden Woche anders machen? Kannst du dir zum Beispiel weniger vornehmen? Oder gibt es Aufgaben, die du delegieren solltest, weil sie zu viel Zeit kosten, weil sie dir keinen Spaß machen oder weil du nicht so gut darin bist?

[33:20] – Eine Sache würde ich ganz gerne noch hinzufügen: Wenn du deine Zeit in deinem Kalender planst, dann siehst du ganz genau, was du realistischerweise in einer Woche auch wirklich schaffen kannst. Wir haben lange To-Do – Listen … und entscheiden uns aber nicht dafür, was wir jetzt angehen, und überlassen es dann dem Zufall. Aber wenn du dir die Zeit nimmst und wirklich diese einzelnen Stunden, die dir zur Verfügung stehen, blockst, dann siehst du, was du wirklich schaffen kannst.

[34:05] – Wenn du dir wirklich am Ende einer jeden Woche Zeit nimmst zum Reflektieren, kannst du viel besser werden und viel realistischer einschätzen, was du schaffen kannst und was hast du nicht schaffen kannst, und welche Aufgaben dich wirklich auch deinem Ziel weiterbringen.

Lies hierzu: 7 Fragen, die sich erfüllte Unternehmerinnen regelmäßig stellen.

Übungsaufgabe: Wie sieht deine ideale Woche aus?

[34:24] – Zum Abschluss möchte ich dir noch eine kleine Übungen mit auf den Weg geben. Und zwar ist das deine ideale Woche. Wie sieht deine ideale Woche raus? Wie startest du in den Tag, was machst du mittags, wann startest du in den Feierabend? … Die Termine, die ich jetzt gesagt habe, die setzt du dir zuerst, das heißt, wann du in den Tag startest, wann du anfängst zu arbeiten, wann du deine Mittagspause machst, wann du deinen Feierabend machst, wann du private Termine hast – … das sind die Termine, die zuerst in deinen Terminkalender wandern.

[35:32] – Wenn du das definiert hast, dann kannst du schauen, was zu tun kannst, um deine Businesstermine und -aufgaben zu integrieren. Du kannst überlegen, um welche Aufgaben du dich kümmern kannst und wann. Ich habe zum Beispiel Thementage, ich kümmere mich an zwei Tagen hauptsächlich um mein Business und mein Team, an zwei Tagen habe ich Termine, und an einem Tag kümmere ich mich um Content, wie zum Beispiel den Podcast, und auch um Prozesse. Das ist aktuell mein Idealszenario.

[36:28] – Es klappt nicht immer zu 100 %, aber wichtig ist, dass du überhaupt sagst, wie deine Woche aussehen soll, wie dein Tag aussehen soll, und du dann darauf hinarbeitest. … Und da kann ich auch nichts zwischenschieben, denn wenn ich etwas dazwischen schiebe, dann bedeutet das, dass ich am Ende die Zeit wieder dranhänge, nur weil ich jemand anderem einen Gefallen tue, was mich vielleicht auch gar nicht weiterbringt.

Zusammenfassung: Diese 5 Schritte helfen dir dabei, deine Zeit effektiv und sinnvoll zu planen.

Es ist wichtig, dass du schaust, was ist dein Idealszenario, wie sieht dein idealer Tag aus, und deine Woche / deine Tage entsprechend zu planen – so dass Termine, die dich ablenken, nicht einfach reinrutschen können und du dich darauf konzentrierst die Aufgaben zu erledigen, die für dich und dein Business wichtig sind. Diese Vorgehensweise hilft dir wirklich dabei die Kontrolle zu behalten und Business und Privatleben besser miteinander zu verbinden, während du gleichzeitig auf deine Ziele und Träume hinarbeitest.

Deine Zeit zu managen bedeutet Grenzen setzen, persönliche und berufliche Grenzen. Ich weiß, dass das nicht immer einfach ist, es ist aber absolut notwendig, wenn du dir ein Business aufbauen willst, dass dir Freiheit, Fülle und Erfüllung bringt. Denn wenn wir unsere Zeit nicht verteidigen, dann führt das zu Ablenkung, und das führt wiederum dazu, dass unser Business und unser Privatleben beeinflusst wird.

Ich habe dir hier noch einmal alle Schritte zusammengefasst, für eine optimale Zeitplanung in deinem Business:

  1. Schritt: Zielsetzung. Du musst deine Ziele kennen, damit du überhaupt weißt, auf was du hinarbeitest. Das heißt, im ersten Schritt ist es wichtig, dass du die Klarheit darüber hast, was du erreichen möchtest.
  2. Schritt: Wochenplanung. Du startest in die Woche mit einem klaren Plan. Du überlegst dir, was sind drei Aufgaben, die du in dieser Woche auf alle Fälle erledigen willst, drei Aufgaben, die dich deinem Ziel näher bringen. Die schreibst du dir auf und blockst entsprechend Zeit in deinem Kalender.
  3. Schritt: Zeitblöcke und Zeitlimits erstellen. Hier geht es darum, dass du nicht nur die wichtigsten Aufgaben in deinem Kalender einplanst, sondern dass du jede freie Minute in deinem Kalender planst. Also erstell dir Zeitblöcke und ggf. auch Zeitlimits für die Aufgaben, die du jede Woche oder jeden Tag erledigst.
  4. Schritt: Tagesplanung. Starte nicht nur in die Woche, sondern auch in den Tag mit einem klaren Plan. Bereite dich am besten schon einen Tag vorher drauf vor, damit du Zeit sparst und effektiv in den Tag starten.
  5. Schritt: Reflexion. Reflektiere am Ende der Woche deine Woche – was hast du geschafft, was hast du nicht geschafft und was hat dich davon abgehalten? Kannst du irgendwelche Muster erkennen? Falls ja, was kannst du in der kommenden Woche anders machen?

Beim ‚Nein sagen‘ geht es nicht um Dinge, die du tun musst, weil du sie versprochen hast oder weil sie einfach erledigt werden müssen. Sondern es geht um die Dinge, die dich von den wichtigsten Aufgaben in deinem Business abhalten, die dich davon abhalten deine Ziele zu erreichen, und die dazu führen, dass du einfach zu viele Stunden arbeitest, dich gehetzt, gestresst oder auch ausgelaugt fühlst. Deswegen ist es wichtig, dass du lernst Grenzen zu setzen, deinen Terminkalender zu verteidigen, und dir darüber Gedanken machst, was deine Grenzen sind, was deine eigenen Regeln sind. Wenn du nicht die Kontrolle über dein Leben übernimmst, dann tun es andere.

Wie sieht deine ideale Woche aus?

Blocke dir in den nächsten Tagen einfach mal eine Stunde in deinem Kalender, um dich mit dem Thema Zeit und Zeitplanung auseinanderzusetzen und zu definieren, wie deine ideale Woche aussieht. Dann gehst du in die Umsetzung und nimmst dir am Ende einer jeden Woche einen Moment zum Reflektieren, damit du erkennen kannst an welchen Stellen deine Zeitplanung noch optimiert werden kann. Denke dran, Struktur gibt uns die Freiheit, die wir uns wünschen. Ohne Struktur verzetteln wir uns und kommen nur langsam bis gar nicht voran.

Ich freue mich natürlich auf dein Feedback zu dieser Episode und wenn du sie mit deinen Business-Freundinnen teilst. Tagge mich dafür via Instagram oder teile es in der she-preneur Community auf Facebook. Hinterlasse mir sehr gerne auch eine Empfehlung für meinen Podcast.

Alles Liebe,

Deine Tanja

Meinen she-preneur Podcast „Mach dein Business leicht & sexy“ sowie diese und weitere Episoden findest du auf der Plattform deiner Wahl (Apple Podcasts, Spotify, etc.). Hole dir sofort umsetzbare Tipps und profitiere von meinen Learnings.


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Tanja Lenke - Online Business Strategin - she-preneur - Podcast - Zeitmanagement im Online-Business
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{Podcast} In 3 Schritten zu mehr Struktur in deinem Online-Business

Struktur ist die dritte Säule der von mir entwickelten she-preneur S-sentials Methode und extrem wichtig, wenn du mit deinem Business weiter wachsen willst, wenn du dein Business skalieren willst. Denn wenn du keine Struktur hast, dann wird das einfach nicht funktionieren. Das habe ich bei mir selbst gemerkt. Seitdem arbeiten mein Team und ich effektiv daran, unsere Strukturen aufzubauen und sie immer weiter zu optimieren.

Wenn du zu denjenigen gehörst, die ziemlich viel Zeit damit verbringen irgendwelche Dateien wiederzufinden, du in deinem Business noch fast alles selbst machst oder mit den Ergebnissen deiner VAs nicht zufrieden bist, dann hör gut zu, denn diese Episode ist für dich.

In dieser Episode spreche ich mit dir über Struktur im Business und warum du ohne Struktur nicht wachsen kannst. Bist du bereit? Dann hör rein, lies weiter und hole dir wieder sofort umsetzbare Tipps, die dich weiterbringen.

Deine Learnings aus dieser Podcast-Episode – so bringst du mehr Struktur in dein Online-Business.

Ich persönlich hatte am Anfang, als ich mit she-preneur gestartet bin, wirklich wenig Struktur in meinem Business, und hatte damals, ehrlich gesagt, auch keinen großen Wert darauf gelegt. Ich war ja alleine und habe meine Dateien einfach irgendwo abgelegt, so wie ich dachte, dass das passt. Rückblickend war das natürlich nicht sehr hilfreich, ich habe die Vorteile einer Struktur nicht gesehen.

Du brauchst Struktur in deinem Online-Business.

[11:36] – Als mein Team dann gewachsen ist, habe ich gemerkt, wie unglaublich wichtig das Thema Struktur ist. Denn wenn du keine Strukturen aufgebaut hast, dann wirst immer du gefragt. Dann bist du auch nicht zufrieden mit den Ergebnissen, wenn jemand anderes etwas für dich erledigt und das dann nicht dem entspricht, was du in deinem Kopf hattest.

[12:05] – Wir müssen Dinge von uns loslösen, damit wir einfach weiter wachsen können, damit wir weiter skalieren können. Und außerdem ist es ziemlich nervig, wenn wir immer gefragt werden, wie etwas gemacht werden soll. … Das heißt, wir brauchen eine klare Struktur und klare Anweisungen auch für die Menschen, die mit uns zusammenarbeiten, die Teil unseres Teams sind.

[12:54] – Das merke ich auch immer wieder in der Zusammenarbeit mit meinen Kundinnen – dass es nicht nur mir so ging, sondern dass auch viele andere wenig strukturiert vorgehen und dass es da wirklich einen großen Bedarf gibt, über das Thema ‚Struktur im Business‘ zu sprechen. Deswegen möchte ich dir in dieser Episode ein paar Dinge erzählen, die dir dabei helfen mehr Struktur in dein Business zu bekommen. Das wird wichtiger, wenn du dir ein Team aufbaust oder mit VAs arbeitest, die dich entlasten sollen.

Lies hierzu: Wie du dein Business perfekt strukturierst, damit du dich nicht verzettelst und überforderst.

Schritt 1: Tracke deine Aufgaben und Zeiten sowie die von deinem Team.

[13:44] – Im ersten Schritt ist es wichtig, dass du sammelst, welche Aufgaben du tagtäglich erledigst. Du kannst das mit einem Zeittracking-Tool erledigen oder auch handschriftlich. Ich bevorzuge ein Tool, weil die Ergebnisse viel leichter analysiert werden können.

[14:08] – Ich tracke meine Zeit und wir tracken die Zeit von meinem Team. Wir gucken uns dann an, an welchen Aufgaben wir gerade sitzen: Sind das die Aufgaben, mit denen wir uns beschäftigen sollten? Oder gibt es Dinge, die jemand anderes für uns erledigen kann, damit wir uns um die Aufgaben kümmern können, die unserem Aufgabenbereich (unserem Verantwortungsbereich) entsprechen?

[14:35] – Du solltest definitiv deine Arbeitszeit tracken. … Ich würde dir empfehlen, einfach mal 1 oder 2 typische Wochen zu dokumentieren, dann wirst du sehen, dass es viele Aufgaben gibt, die sich wiederholen, wie zum Beispiel: die Beantwortung von E-Mails, das Aufnehmen und Veröffentlichen von Content, das Ablegen von Testimonials, das Anlegen von Zoom-Meetings, das Vereinbaren von Terminen, das Hochladen von Videos im Mitgliederbereich, den Newsletter schreiben oder Podcast Episoden online stellen. Da sieht man, dass es sehr viele Aufgaben gibt, die immer wieder anfallen und die nicht unbedingt zu unserer Kernexpertise gehören.

Lies hierzu: Wie Zeiterfassung dein Business effizienter macht.

Schritt 2: Identifiziere Aufgaben, die sich wiederholen.

[15:33] – Im zweiten Schritt identifizierst du die Aufgaben, die sich wiederholen und die nicht unbedingt von dir durchgeführt werden müssen. … Es geht nicht darum, jetzt zu beurteilen, ob das jemand anderes kann, sondern ob diese Aufgabe wirklich von dir erledigt werden muss. Also bist du die Person, die diese Aufgabe allein erledigen muss oder kann das jemand anderes machen, wenn du diese Person anlernst?

Tanja Lenke - Online Business Strategin - she-preneur - Podcast - Business Prozess und Struktur

Schritt 3: Dokumentiere die einzelnen Aufgabenschritte detailliert.

[16:26] – Im nächsten Schritt geht es darum, diese Aufgaben, die du identifiziert hast, in einzelne Aufgabenschritte zu unterteilen und zu dokumentieren, was muss wann erledigt werden, wie muss etwas erledigt werden und wie gehst du bei bestimmten Aufgaben vor. … All diese Dinge, die du total automatisch machst, weil du weißt, wo alles hinkommt, müssen einer anderen Person erklärt werden.

[17:21] – Wenn du diese Dokumentation aufbaust und die einzelnen Schritte festhälst und erklärst, machst du es nicht nur dir leichter die Aufgaben abzugeben, sondern auch den Menschen, die dich unterstützen, denn sie haben dann die Möglichkeit Aufgaben eigenständig umzusetzen und so umzusetzen, dass du am Ende auch damit zufrieden bist.

[17:59] – Wir können nicht alle diese Aufgaben selbst machen, denn dann können wir nicht skalieren. Wir brauchen Teammitglieder, die uns den Rücken freihalten, damit wir uns darum kümmern können mehr Menschen zu erreichen, damit wir neuen Content erstellen können, damit wir Beziehungen aufbauen können, damit wir unseren Kund:innen helfen können – das sind die Aufgaben, die wichtig sind. Alles, was im Hintergrund ist, das kannst du an Teammitglieder abgeben, die dich unterstützen und die dich entlasten.

[18:38] – Wenn du jetzt noch niemanden hast, mach diese Aufgabe trotzdem, denn du solltest vorbereitet sein. Wenn du irgendwann die Unterstützung brauchst, ist es zu spät, diese Dinge noch aufzubereiten, weil dann bist du schon super beschäftigt.

[19:12] – Das nächste mal, wenn du eine Aufgabe machst, die sich wiederholt, dokumentiere diese Aufgabe. Und wenn ich von dokumentieren spreche, dann gehören Dinge dazu, wie: Wie wird der Dateiname geschrieben? Wie ist die URL, wenn es um die Webseite geht? Welche Namensgebung haben die Videos? Wo sollen die Videos abgelegt werden? Wie werden bestimmte Begriffe geschrieben? Oder wie wird deine Marke geschrieben? … Wenn ich ein Teammitglied habe, was meinen Markennamen falsch schreibt, dann ist das nicht in Ordnung. Das heißt, auch diese Kleinigkeiten müssen kommuniziert werden.

Diese ganze Vorarbeit spart dir schlussendlich sehr viel Zeit.

[21:40] – Die Vorarbeit hört sich nach viel Arbeit an, das ist es auch. Sie spart dir aber langfristig extrem viel Zeit. Und es gibt natürlich auch ein paar Abkürzungen: Du musst nicht alles super schriftlich dokumentieren, sondern das nächste Mal, wenn du das machst, nimmst du einfach ein Video auf und erkläre, was du machst, und vor allem auch, warum du etwas machst. Denn das Warum dahinter, das verstehen die meisten nicht. … Ich habe viel wichtigere Dinge zu tun, deswegen dokumentieren wir das einmal, und dann können meine Teammitglieder eben auch Entscheidungen selbst treffen.

Für deine weitere Recherche empfehle ich dir: So strukturiere ich meinen Tag.

Zusammenfassung: 3 Schritte für mehr Struktur in deinem Online-Business.

Läuft bei uns alles rund? Natürlich nicht. Wir hatten in der Vergangenheit jede Menge Chaos, und natürlich läuft auch jetzt nicht alles rund. Wir sind ein kleines virtuelles Team, wir arbeiten komplett digital und wir optimieren unsere Strukturen regelmäßig. Wir halten auch fest, wenn etwas nicht funktioniert oder wenn bestimmte Aufgaben länger brauchen, als sie sollten, oder wenn sie besonders frustrierend sind. Wir hinterfragen Dinge und gucken immer auch, was wir anders machen können, um unsere Arbeit effizienter zu gestalten.

Prozesse aufbauen, das ist ein Prozess. Und die Struktur, die du damit schaffst, ist das, was dir eigentlich die Freiheit gibt, die du dir zu Beginn deiner Selbstständigkeit gewünscht hast. Ich habe dir hier noch einmal alles zusammengefasst, wie du einzelne Prozesse definieren und dokumentieren kannst:

  1. Schritt: Zeiterfassung. Tracke deine Aufgaben und Zeiten sowie die von deinem Team. Du sammelst, welche Aufgaben du tagtäglich erledigst.
  2. Schritt: Aufgabenanalyse. Identifiziere Aufgaben, die sich wiederholen und die nicht unbedingt von dir durchgeführt werden müssen, weil es nicht deine Kernexpertise ist. Bist du die Person, die diese Aufgabe allein erledigen muss oder kann das jemand anderes machen, wenn du diese Person anlernst?
  3. Schritt: Aufgabendokumentation. Diese Aufgaben, die du identifiziert hast, unterteilst du in einzelne Aufgabenschritte und dokumentierst sie.

Wir haben wirklich ganz, ganz viele Strukturen aufgebaut und das war ein riesengroßer Game Changer. Deswegen lege ich auch heute, bei der Zusammenarbeit mit meinen Kundinnen in der she-preneur Mastermind und auch in der she-preneur Academy, einen großen Wert auf das Thema Struktur und deswegen ist das Thema Struktur auch Teil der she-preneur S-sentials Methode, die dir zeigt, wie du dir ein florierendes Business aufbaust, das dir Freiheit, Fülle und Erfüllung bringt.

Du kannst dich übrigens jetzt für die she-preneur Academy bewerben. Wir führen ein kurzes Gespräch mit dir, um zu schauen, ob die Academy das richtige Programm für dich und für deine Ziele ist. Wenn du mit deinem Business schon etwas weiter bist und denkst, dass die she-preneur Academy dir dabei helfen kann, um mit deinem Business weiter zu wachsen, dann bewirb dich ganz unverbindlich und wir freuen uns auf das Kennenlernen mit dir!

Wie dokumentierst du einzelne Prozesse in deinem Online-Business?

Ich hoffe, dass du aus dieser Episode wirklich jede Menge für dich mitnehmen konntest und auch bald schon deine ersten Aufgabenbereiche für mehr Struktur in deinem Business auslagern kannst.

Ich freue mich natürlich auf dein Feedback zu dieser Episode und wenn du sie mit deinen Business-Freundinnen teilst. Tagge mich dafür via Instagram oder teile es in der she-preneur Community auf Facebook. Hinterlasse mir sehr gerne auch eine Empfehlung für meinen Podcast.

Alles Liebe,

Deine Tanja

Meinen she-preneur Podcast „Mach dein Business leicht & sexy“ sowie diese und weitere Episoden findest du auf der Plattform deiner Wahl (Apple Podcasts, Spotify, etc.). Hole dir sofort umsetzbare Tipps und profitiere von meinen Learnings.


PS: Du willst mehr über die Person hinter she-preneur erfahren? Dann lerne mich und meine Vision kennen.

PPS: Vernetzte dich mit mir und anderen Gründerinnen und selbstständigen Frauen in unserer geschlossenen she-preneur Community auf Facebook.

Tanja Lenke - Online Business Strategin - she-preneur - Podcast - Struktur in deinem Business
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{Podcast} Wie Zeiterfassung dein Business effizienter macht

Heute habe ich dir ein Thema mitgebracht, mit dem ich mich gerade auseinandersetze. Und zwar ist es das Thema Zeitmessung. Ich habe in der Vergangenheit zwar immer mal wieder meine Arbeitszeit gemessen und natürlich trackt auch meine Teammitglieder die Zeit, die sie für mich arbeiten – doch ich habe nie so richtig den Mehrwert rausgezogen, den ich durch diese Zeitmessung habe.

Wir haben uns in den letzten Monaten sehr intensiv mit Kommunikation, Digitalisierung und Professionalisierung des Business auseinandergesetzt. Wir haben einen internen Workshop gemacht, bei dem wir auch geschaut haben, wie wir unsere Strukturen im Team noch weiter verbessern und unsere Zeiten so einsetzen können, dass sie am effektivsten sind, sodass wir dadurch den größten Output haben und natürlich auch sicherstellen, dass wir kosteneffizient arbeiten.

In dieser Episode erzähle ich dir also, warum es so wichtig ist deine Arbeitszeit sowie die von deinem Team zu tracken – und was du davon hast. Bist du bereit? Dann hör rein, lies weiter und hole dir wieder sofort umsetzbare Tipps, die dich weiterbringen.

Deine Learnings aus dieser Podcast-Episode – Time Tracking: So machst du dein Business effizienter.

In der Vergangenheit war es so, dass ich gar nicht richtig sagen konnte, wie viel Zeit wir in ein bestimmtes Projekt investiert haben. Um zum Beispiel die she-preneur Summit oder dass she-preneur Bundle vorzubereiten oder auch, wie viel Zeit wir mit der she-preneur Academy verbringen, wie viel Zeit wir für das Community-Management aufwenden, etc. All diese Dinge sind aber notwendig, um zu schauen wie wir arbeiten und ob wir unsere Zeit auch effizient einsetzen.

Dieses Zeiterfassungstool nutzen wir.

[3:21] – Wir haben an unseren Strukturen gearbeitet, sind auf neue Tools umgezogen und sind zum Beispiel auch von individuellen Toggl-Accounts (falls du Toggl nicht kennst, das ist das Zeitmessungstool, was wir nutzen) … auf ein Teamaccount umgezogen und haben jetzt natürlich viel bessere Einblicke, mit welchen Dingen wir uns überhaupt auseinandersetzen.

[3:52] – Was ich gemacht habe, ist, dass ich geguckt habe, dass wir dort unsere unterschiedlichen Projekte auflisten, wie zum Beispiel die Academy oder meine Mastermind oder auch die she-preneur Summit oder das she-preneur Bundle, sodass wir wirklich ganz genau wissen, wieviel Zeit wir mit welchen Aufgaben verbringen und vor allem auch, welche Aufgaben wir erledigen. Also geht es um Content, geht es um Meetings, sind es Admin-Aufgaben, die wir erledigen? Dadurch ist es eben dann möglich zu schauen, wie viel Zeit wir für diese unterschiedlichen Projekte aufgewendet haben, was die Kosten sind und wie viel Gewinn wir schlussendlich haben.

Wie setze ich meine tägliche Arbeitszeit eigentlich ein?

[4:38] – Ich arbeite gerade mit einer Coachin zusammen, die mich unterstützt mein Business auf ein noch unternehmerisches Level zu bringen und mich intensiver mit meinen Zahlen zu beschäftigen, um she-preneur darauf vorzubereiten, dass wir gut und stabil weiter wachsen können. Denn in den letzten Jahren sind wir immer weiter gewachsen, aber mit diesem Wachstum müssen natürlich auch die Strukturen wachsen. … Deswegen sind wir in den letzten Monaten auch nochmal ein paar Schritte zurück gegangen und haben uns damit auseinandergesetzt, wie wir im Team, im digitalen Team vor allem auch, effizienter arbeiten können und natürlich wie wir unsere Zeit entsprechend gut einplanen.

[5:52] – Wie setze ich denn überhaupt meine Zeit ein? Viele Unternehmerinnen und Unternehmer, natürlich auch viele Selbstständige, setzen sich einfach an den Schreibtisch oder an den Computer und arbeiten plan- und oft auch ziellos vor sich hin. Das Ende vom Lied ist eben, dass wir gar nicht wissen, was wir überhaupt erledigen oder dass wir gar nicht wissen, was die Aufgaben sind, die uns und unser Business ein Stück weiter nach vorne bringen. Wenn wir keine klaren Aufgaben erledigen, dann beschäftigen wir uns mit Dingen, die uns leicht fallen, mit Dingen, die uns Spaß machen oder … mit Dingen, die nicht wichtig sind.

[7:12] – Zeit gehört zu unseren allerwichtigsten Ressourcen und die Zeit, die wir für unser Business aufwenden, die sollten wir so gut wie möglich einsetzen, und deswegen ist es ganz wichtig, mit einer klaren Intentionen zu starten: Was möchte ich heute erledigen, was ist der Fokus dieser Woche, welche 1 – 2 – 3 Aufgaben sind es, die mich diese Woche weiterbringen? Denn ohne klare Intention beschäftigen wir uns ganz oft NICHT mit den Dingen, die unser Business weiterbringen. Wir setzen die Zeit, die uns zur Verfügung steht, nicht effektiv ein.

Als weiterführende Lektüre empfehle ich dir, wie du dein Business und dich perfekt strukturierst, damit du dich nicht verzettelst und überforderst. Außerdem zeige ich dir in einem weiteren Artikel, wie ich selbst meinen Tag effizient strukturiere.

[8:15] – Wenn ich mit meinen Kundinnen spreche, dann höre ich ganz oft: „Ich habe nicht genug Zeit.“ Wir alle haben genauso viel Zeit zur Verfügung. 24 Stunden am Tag. Die Frage ist: Wie setzen wir diese Zeit ein? Wie sinnvoll setzen wir diese Zeit ein und wie bewusst setzen wir diese Zeit ein? Je bewusster wir diese Zeit einsetzen, desto gezielter kommen wir vorwärts und bringen auch unser Business voran.

Struktur und Planung: Der Fokus muss auf den richtigen Aufgaben liegen.

[8:47] – Viele beschäftigen sich mit den falschen Aufgaben – nicht nur Posten oder Kommentieren auf Instagram oder Facebook, sondern zum Beispiel auch mit Dingen, die uns nicht dabei helfen unsere Angebote zu verkaufen. Aber im Grunde ist dass, was wichtig ist, dass, was unser Business am laufen hält, dass, was uns dabei hilft dass unser Business weiter wächst, das Verkaufen unsere Angebote. Und wenn wir nicht den Fokus darauf legen unsere Angebote zu verkaufen, dann haben wir keinen Umsatz und wenn wir keinen Umsatz haben, dann haben wir kein Business. Deswegen ist es so wichtig mit einer klaren Intention in den Tag zu starten – in die Woche zu starten – damit wir wirklich wissen, was die Aufgaben sind, die wir heute oder diese Woche erledigen müssen, um unser Ziel zu erreichen.

Übrigens: Sobald du dein „Warum“ kennst, fällt es dir viel leichter deine Ziele zu erreichen. Wie du wiederum dein „Warum“ findest, erfährst du in diesem Artikel.

[10:08] – Ich habe die Planung für ein neues Projekt auf dem Schreibtisch oder ich muss ein Konzept für den nächsten Launch entwickeln, zum Beispiel. Das sind große Aufgaben und wenn ich mir nicht bewusst dafür Zeit nehme und versuche das irgendwie in meinen Tag zu packen, dann funktioniert es nicht. Ich muss mir wirklich ganz bewusst Zeit dafür nehmen, damit ich mich damit auch auseinandersetze und damit ich auch den Kopf frei habe, um mich mit solchen großen Aufgaben zu beschäftigen. Aber das muss sich vorab planen.

Tanja Lenke - Online Business Strategin - she-preneur - Podcast - Zeiterfassung macht dein Business effizienter

[11:11] – Das sehe ich immer immer wieder: Die Struktur fehlt, die Planung fehlt. Und dabei musst du nicht die Super-Duper-Planerin sein, sondern du musst einfach wissen, auf was du hinarbeitest.

Die Wichtigkeit und Vorteile der Zeiterfassung.

[11:56] – Wenn du deine Zeit misst, dann siehst du mit welchen Aufgaben du deine Zeit überhaupt verbringst (was du in der Zeit, die dir zur Verfügung steht, überhaupt machst), du siehst aber auch, wie viel Zeit du am Tag effektiv arbeitest. … Je mehr Klarheit du hast, desto effektiver wirst du deine Zeit einsetzen können.

[13:09] – Eine Sache, die dir eine Zeitmessung auch noch bringt: Du ertappst dich beim Prokrastinieren – ganz, ganz wichtig und sehr, sehr wertvoll. Du siehst selbst, wo du Zeit verschwendest, und das hilft dir dabei zu erkennen, dass du mit einer besseren Vorbereitung weniger prokrastinierst und eben weniger Zeit verschwendest.

[13:39] – Der Vorteil einer Zeitmessung ist, wenn du dir Zeit nimmst jeden Tag, jede Woche, jeden Monat zu reflektieren und zu gucken, wie hast du deine Zeit eingesetzt, was sind die Aufgaben, die du erledigt hast? Dadurch erkennst du zum Beispiel auch, welche Aufgaben absolute Zeitfresser sind und welche Aufgaben dich von den wichtigen Dingen abhalten. … Je mehr wir ganz genau messen, mit welchen Aufgaben wir uns beschäftigen, desto mehr können wir eben auch daraus lernen. … Du erkennst zum Beispiel auch, welche Aufgaben du nicht alleine machen musst, also welche Aufgaben du delegieren kannst. Was sind Aufgaben, die sich immer wieder wiederholen und für die du eine Anleitung schreiben kannst? … Du erkennst aber auch, welche Aufgaben du streichen kannst – Aufgaben, die nicht zu dem gewünschten Ergebnis beitragen. … Du kannst aber auch besser einschätzen, wie viel Zeit du für eine Aufgabe brauchst.

[17:03] – Je mehr Fakten wir haben (und diese Fakten können wir zum Beispiel durch eine gute Zeitmessung messen und erkennen), desto leichter ist es uns und unser Gehirn zu überlisten und zu sagen: „Das ist doch gar nicht so zeitaufwendig.“

[17:53] – Du erkennst, wie viel Zeit du für welche Aufgaben bzw. auch für welche Unternehmensbereiche oder Projekte aufwendest. … Wir gucken … , ob diese Zeit sinnvoll eingesetzt wird und ob wir damit überhaupt Gewinne machen oder, wenn wir am Ende alles gegenrechnen, ob wir mit einem bestimmten Produkt oder Angebot Verlust machen. … Und du siehst, wie viel Zeit du tatsächlich arbeitest.

[19:15] – Wir selber erzählen uns immer wieder Geschichten, und wenn wir es Schwarz auf Weiß haben, dann ist es viel leichter zu erkennen, dass wir unser Ziel auch erreicht haben. Denn Zahlen lügen nicht.Zahlen geben uns Klarheit und im Business ist es deshalb wichtig, dass wir uns mit Zahlen auseinandersetzen. Dazu gehört eben auch, dass du deine Zeit trackst und das du … deine Zeit auch sehr effizient einsetzt.

Zeitmessung im Team.

[19:51] – Wenn du im Team arbeitest, dann kannst du auch die Zeitmessung im Team einführen. Und auch da würde ich dir empfehlen auf einen Team-Account umzusteigen. Das ist das, was ich jetzt gemacht habe, und es ist richtig cool, denn ich kann ganz genau sehen, an welchen Stellen wir noch Luft haben, mit welchen Aufgaben sich mein Team nicht beschäftigen sollte, wo wir ggf. noch Unterstützung brauchen und wo wir einfach unsere wertvollste Ressource Zeit verschwenden. Das macht unheimlich viel Spaß und ich kann dir das wirklich nur empfehlen – nicht nur für dich, sondern auch, wenn du ein Team hast. Wir arbeiten mit Toggl und du kannst Toggl im kleinen Team auch in der kostenfreien Version nutzen, dazu kannst du noch vier Mitarbeiter:innen einladen. Wir sind 11 in meinem Team, also wir haben mittlerweile ein sehr großes Team mit unterschiedlichen Aufgabenbereichen.

[21:20] – Wir haben im Team unterschiedliche Werte definiert und einer davon ist ‚Strebe nach Exzellenz‚ und ich erzähle dir einmal, was genau das bedeutet oder was genau wieder aufgeschrieben haben: „Unsere Zeit ist hochwertig und effektiv und bestimmt unser tägliches Tun. Wir wissen, dass Zeit zu unseren wichtigsten Ressourcen gehört, deshalb hinterfragen wir regelmäßig den Status quo, optimieren und probieren Neues. Dabei konzentrieren wir uns auf das Essenzielle, da wir wissen, dass am Ende nur das Ergebnis zählt. Wir sind Vorbild in dem, was wir tun.“ Dieser Wert ‚Strebe nach Exzellenz‘, zeigt natürlich auch, warum wir diesen Workshop am Anfang des Jahres gemacht haben, warum wir gerade dabei sind viele Dinge im Team nochmal zu optimieren und leichter zu gestalten, damit wir es schaffen uns auf das Wesentliche, auf das Essenzielle, zu fokussieren und nicht so viel Zeit mit unwichtigen Dingen zu vergeuden. In der she-preneur Academy und meinen Kundinnen trichter ich das immer wieder ein.

Zusammenfassung: Zeitmanagement leicht gemacht.

Was wichtig ist immer ein ganz klares Ziel zu haben. Wenn du ein klares Ziel hast, dann weißt du auch, was deine nächsten Aufgaben sind bzw. dann kannst du einen Plan entwickeln, um zu gucken, was deine nächsten Aufgaben sind. Das heißt: Kenne dein Ziel, habe einen Plan. Habe vor allem einen Plan bevor du in den Tag startest, bevor du in deine Woche startest. Was sind Aufgaben, die dich heute, die dich diese Woche deinem Ziel ein Stück näher bringen? Und dann arbeite deine To-Dos ab und tracke dabei die Zeit.

Die Vorteile der Zeiterfassung habe ich hier noch einmal für dich zusammengefasst:

  1. Du siehst, wie viel Zeit du für welche Aufgabe bzw. für welchen Unternehmensbereich oder welches Projekte aufwendest. Das verschafft dir einen Überblick, aber auch die Erkenntnis, ob du mit einem bestimmten Produkt oder Angebot Gewinne oder gar Verlust machst.
  2. Du siehst, wie viele Stunden du am Tag effektiv arbeitest. Du ertappst dich beim Prokrastinieren und siehst selbst, wo du Zeit verschwendest. Das hilft dir dabei dich besser vorzubereiten und zu strukturieren.
  3. Du siehst, welche Aufgaben Zeitfresser sind. Daraus ergibt sich z.B. das Potenzial einer Optimierung.
  4. Du siehst, welche Aufgaben du delegieren musst. Vor allem stets wiederkehrende Aufgaben eignen sich dafür, sie mittels detaillierter Arbeitsanweisung abzugeben.
  5. Du siehst, welche Aufgaben du streichen kannst. Das sind Aufgaben, die zu keinem gewünschten Ergebnis beitragen.
  6. Du kannst zukünftig besser einschätzen, wie viel Zeit du für eine Aufgabe brauchst. Wichtig ist dabei deine Zeiterfassung täglich, wöchentlich oder monatlich auszuwerten und entsprechende Schlussfolgerungen daraus zu ziehen.

In den nächsten Wochen kannst du dich auf neue tolle Projekte bei uns freuen und ich werde dir auch bald einen exklusiven Einblick geben. Aber so viel schon einmal vorab: Es wird wieder eine she-preneur Summit geben, und zwar Ende Mai 2021! Also trage dir diese letzte Woche in deinem Kalender ein. Wir werden in diesem Jahr die she-preneur Summit mit dem she-preneur Bundle verknüpfen und das Ganze wird Summit meets Bundle heißen – #summitXbundle. Weitere Infos werden wir dir im Podcast, aber auch auf den Social Media Kanälen (folge dafür @she.preneur auf Instagram und @shepreneur auf Facebook) und via LinkedIn mit auf den Weg geben.

Welcher Aufgabenbereich ist im Moment der größte Zeitfresser bei dir?

Ich hoffe, dass ich dir jede Menge Tipps mit auf den Weg geben konnte, die du für dich dann auch direkt umsetzt. Mache dir dir diese neue Aufgabe der Zeitmessung zur Gewohnheit, so wird sie dir Schritt für Schritt auch leichter fallen.

Teile gerne dein Feedback mit mir und verrate uns, mit welchem Tool du deine Arbeitszeit trackst. Tagge mich dafür via Instagram oder teile es in der she-preneur Community auf Facebook. Ich freue mich auch, wenn du mir eine Empfehlung für meinen Podcast hinterlässt.

Alles Liebe,

Deine Tanja

Meinen she-preneur Podcast „Mach dein Business leicht & sexy“ sowie diese und weitere Episoden findest du auf der Plattform deiner Wahl (iTunes, Spotify, etc.). Hole dir sofort umsetzbare Tipps und profitiere von meinen Learnings.


PS: Du willst mehr über die Person hinter she-preneur erfahren? Dann lerne mich und meine Vision kennen.

PPS: Vernetzte dich mit mir und anderen Gründerinnen und selbstständigen Frauen in unserer geschlossenen she-preneur Community auf Facebook.

Tanja Lenke - Online Business Strategin - she-preneur - Podcast - Zeiterfassung
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{Podcast} Warum du etablierten Prozessen vertrauen solltest

Die heutige Episode ist aus unserer „Und-Action-Challenge“ entstanden, die ich gerade mit den Teilnehmerinnen der she-preneur Academy durchführe. Es geht darum ein erstes Online-Programm zu entwickeln bzw. ein bestehendes Online-Programm zu perfektionieren. Und im Zuge dessen geben mein Team und ich eine Schritt-für-Schritt – Anleitung mit auf den Weg, mit Aufgaben, die Woche für Woche erledigt werden müssen. Da sind Vorlagen mit dabei und es gibt Tutorials, die meinen Kundinnen dabei helfen die Aufgaben auch wirklich schneller und leichter zu erledigen, weil wir diesen ganzen Denkprozess rausnehmen und wirklich alles Wissen zur Verfügung stellen, was notwendig ist, um dieses Online-Produkt wirklich rauszubringen und zu verkaufen bzw. erstmal kostenfrei durchzuführen.

Diese Challenge führen wir jetzt schon zum zweiten Mal durch und bringen damit die Teilnehmerinnen wirklich komplett ins Tun. Ein Phänomen – deswegen mache ich heute diese Podcast-Episode dazu – ist, genauso wie beim letzten Durchlauf, dass der Prozess, den wir vorgeben, die Aufgaben, die wir vorgeben, teilweise angezweifelt werden. Wir sehen das also immer wieder und bekommen dann Fragen gestellt, wie: „Aber ich verstehe nicht, warum ich jetzt das tun muss! Müsste ich nicht auch noch was anderes tun? Bräuchte ich nicht auch noch eine Webseite, bräuchte ich nicht auch noch einen Zahlungsanbieter, muss ich dafür nicht noch einen Kurs anlegen?“.

Und genau das ist auch das Problem. Wir lassen uns viel zu sehr ablenken von Dingen, von denen wir gehört haben, dass wir sie brauchen. Das passiert andauernd, denn wenn wir auf Social Media oder im Internet unterwegs sind, dann erreichen uns viele Werbeanzeigen oder viele Marketer, die uns reißerisch mitteilen, wie wir innerhalb eines Monats siebenstellige Umsätze generieren und was wir alles dafür benötigen bzw. dass es ohne XY angeblich nicht geht.

In dieser Episode spreche ich deshalb mit dir darüber, wie wichtig es ist, dass du dem Prozess vertraust, wenn du dir ein erfüllendes und florierendes Business aufbauen willst. Bist du bereit? Dann hör rein, lies weiter und hole dir wieder sofort umsetzbare Tipps, die dich weiterbringen.

Deine Learnings aus dieser Podcast-Episode.

Es gibt natürlich 1000 Dinge, die wir machen könnten. Aber wir müssen erstmal die Dinge, die wir gerade tun, perfektionieren. Wir brauchen bei den Dingen, die wir jetzt tun, erstmal einen reibungslosen Ablauf, damit wir überhaupt etwas Neues mit dazu nehmen können. Haben wir also schon einen etablierten Prozess in unserem Unternehmen oder starten wir erst und ist es notwendig dabei dem Prozess von jemand anderem zu vertrauen (in diesem Fall also meinem Prozess in Bezug auf die Challenge)?

Denn das, was wir da draußen hören oder was wir in Werbeanzeigen oder Freebies sehen, das zeigt uns in der Regel nicht auf, an wen sich das Ganze richtet – an Fortgeschrittene, an jemanden, der schon voll und ganz im Business steht? Oder ist es jemand, der gerade erst startet?

[5:44] – Das Allerwichtigste ist aber, dass du für dich deinen Weg findest, dass du deinen Weg gehst und nicht ständig abgelenkt bist. … Wichtig ist, dass wir sagen: „Okay, ich mache jetzt das Nötigste und dann, wenn ich wieder Kapazitäten habe oder wenn ich erste erprobte Ergebnisse habe, dann nehme ich etwas dazu – weil dann weiß ich, wie ich die Sachen optimieren kann.“

[6:43] – Nochmal zurück zur Challenge: Es geht darum, dass wir das erste Online-Produkt wirklich schnell und vor allem ohne viel Technik rausbringen. Die Technikhürde ist oftmals die allergrößte Hürde, weil wir nicht wissen, wie wir die Technik einrichten sollen. Weil wir nicht genau wissen, welche Technik wir überhaupt brauchen, usw. Im Rahmen der Challenge bewerben wir dieses Programm auch und die Teilnehmerinnen führen ihr Programm dann mit einer Gruppe von Teilnehmerinnen und Teilnehmern durch. Für die Erstellung und Bewerbung haben sie vier Wochen Zeit. Also jetzt im Januar haben sie Zeit, dieses Angebot zu entwickeln, die Inhalte dafür zu erstellen, die Technik aufzusetzen und alles so weit vorzubereiten, dass es wirklich Mitte Februar starten kann. Und im Februar werden wir das Ganze bewerben, wir haben auch schon eine Warteliste dafür.

[8:35] – In erster Linie machen wir das, um denjenigen, die … online noch nichts verkauft haben und mit ihren Angeboten noch nicht draußen sind, zu helfen wirklich rauszugehen und zu zeigen, was notwendig ist, wenn sie ihre Produkte, ihre Angebote online erfolgreich verkaufen möchten. Wichtig ist, dass wir starten. Wir entwickeln also eine Beta-Produkt, ein Test-Produkt, ein MVP (Minimum Viable Product). Das hast du vielleicht auch schonmal gehört. Das Minimum Viable Product ist wirklich so eine Minimalversion von dem Produkt, mit dem Ziel, dass die Teilnehmerinnen der Challenge eben jetzt schnell lernen können, an welchen Stellen sie ihr Produkt noch optimieren müssen. Wie sie es besser kommunizieren, also an ihre Zielkund:innen herantragen, ob sie mit ihren Inhalten überfordern, ob die Inhalte verständlich sind, ob die Teilnehmer:innen noch weitere Informationen brauchen und vor allem ob auch das Produktversprechen eingelöst werden kann (Lies hierzu weiterführend von den 6 wichtigsten Zutaten für ein Angebot, das sich online verkauft).

[11:05] – Natürlich könnte man noch viel mehr machen. Man könnte es noch perfekter machen, wir könnte es technisch noch besser aufsetzen, wir könnten die perfekte Automation dafür aufbauen, mit einer perfekten Onboarding-Serie, die über 12 E-Mails geht, wir könnten einen eigenen Mitgliederbereich dazu aufbauen. Wir könnten ganz viele Dinge tun, aber wenn wir starten wollen, wenn wir Geld verdienen wollen, dann ist es wichtig, dass wir viel schneller rausgehen und dann bereit sind schnelle Ergebnisse zu bekommen, aber auch bereit sind unperfekt zu starten und dann eben zu schauen, wie wir in der Zukunft unser Produkt, unser Angebot, Schritt für Schritt optimieren können und zwar durch das Feedback, das wir durch unsere Kund:innen erhalten haben. Und wäre es nicht besser, mit einem Testprodukt rauszugehen, dein Bestes zu geben und dann den Fokus darauf zu legen, wie du deinen Kund:innen während dieser vier Wochen Programmphase wirklich helfen kannst?

[12:44] – Wäre es nicht besser mit einem Testprodukt rauszugehen und herauszufinden, was deine Kund:innen wirklich brauchen und Feedback zu bekommen, als einfach ein Produkt zu entwickeln und das dann womöglich noch an deiner Zielgruppe vorbei, weil du eigentlich gar nicht weißt, was deine Zielgruppe will? Wenn du so schnell wie möglich rausgehst, dann wirst du viel schneller Geld verdienen, du wirst viel schneller Ergebnisse haben, du wirst wahrscheinlich viele Aha-Momente haben, auch dann, wenn dein Angebot zumindest in deinen Augen noch nicht perfekt ist. Denn deine Teilnehmer:innen werden auf jeden Fall jede Menge lernen. Und wenn du bereit bist deinen Teilnehmer:innen zu helfen, dann wirst du damit auch Erfolg haben.

[14:00] – Wenn du wartest, bis alles perfekt ist, dann startest du nie.

[16:00] – Wenn du Schritt-für-Schritt vorgehst und genau diesen Prozess, den du dann erfolgreich schon gegangen bist, weiter optimierst, wirst du immer bessere Ergebnisse bekommen, als wenn du jedes Mal wieder von Null anfängst.

[16:50] – Es ist ganz wichtig, dass du das nicht machst, sondern dass du die Dinge, die du entwickelst, optimierst. Dass du Prozesse hast, denen du folgst und nicht jedes Mal wieder etwas Neues anfängst und vor allem nicht auf den perfekten Moment wartest, um zu starten. Denn es wird nie alles fertig sein … und du wirst immer etwas optimieren wollen. Also je eher du anfängst, desto schneller kommst du voran.

[17:25] – Wenn du von jemandem lernst, macht es Sinn diesem Prozess auch wirklich zu folgen, denn wenn du etwas anderes machst, kann dir diese Person dann nicht mehr weiterhelfen.

[18:17] – Ich empfehle dir wirklich hier dem Plan zu folgen, den ich dir mit auf den Weg gebe und wenn du das dann gemacht hast und Feedback von den Teilnehmer:innen hast, dann kannst du den Prozess verändern – aber nicht, weil dein Bauchgefühl dir das sagt oder weil das und das komisch ist. Sondern tu es einfach erstmal und schaue, was die Ergebnisse sind. Und finde dann deinen ganz eigenen Stil. Denn die Dinge, die ich mache, sind erprobt und warum willst du dann etwas anderes machen?

Tanja Lenke - Online Business Strategin - she-preneur - Podcast - Prozessoptimierung

[19:07] – Wenn wir von jemandem lernen wollen und wir Geld dafür bezahlen, dass wir von jemandem lernen, dann sollten wir die Dinge auch so tun, wie sie von der Person gezeigt werden, denn ansonsten brauchen wir auch nicht die Unterstützung.

[19:28] – Es ist wichtig loszulassen, zu vertrauen, dem Prozess zu folgen und die Sachen einfach abzuarbeiten, ohne zu schauen oder ohne darüber nachzudenken, was in der Zukunft alles passieren könnte.

[20:04] – Wir wissen nicht alle Antworten, wir können auch nicht alle Antworten wissen. Sondern wir müssen es machen, um dann zu gucken, was funktioniert und was nicht funktioniert. Und das ist das, was dich im Business wirklich unheimlich voranbringen wird.

[20:32] – In meinem Business folgen wir Prozessen. Wir haben ganz viele Businessprozesse und nutzen die auch im Team. Und das sind Prozesse, die wir für wiederkehrende Projekte oder Aufgaben nutzen. Also wie zum Beispiel ein Prozess für unsere Launches: Wie funktioniert das Projektmanagement für unsere Launches? Was sind die Aufgaben, die erledigt werden müssen, bei einem Launch? Wir haben ein Prozess für die Veröffentlichung von Content, dazu gehört dann u.a. auch der Podcast hier. Wir haben einen Prozess für die Erstellung von Prozessen. Wir haben einen Prozess für die Ablage von Dateien – für wirklich alle wiederkehrenden Aufgaben und Projekte, und das hilft uns dabei effizient zu arbeiten, nichts zu vergessen, den Fokus zu halten und … natürlich auch die Qualität sicherzustellen, die wir im Team ja auch nach außen zu unseren Kund:innen, zu unserer Community, weitergeben möchten.

[21:36] – Du brauchst diese Struktur, du brauchst diese Ordnung, denn das ist das, was deine Kund:innen oder deine potenziellen Kund:innen im außen dann auch wahrnehmen. Und wenn das ein bisschen chaotisch ist, dann kommt es eben nicht so positiv an. (Lies hierzu, wie du dein Business perfekt strukturierst, damit du dich nicht verzettelst und überforderst.)

[22:01] – Einer meiner großen Werte ist auch immer zu schauen, an welchen Stellen können wir noch besser werden, wo können wir noch exzellenter werden? An welchen Stellen können wir unsere Prozesse schlanker machen, effizienter machen? Wie können sie uns dabei unterstützen, dass wir mehr Freiheit haben, aber unsere Kund:innen auch noch bessere Ergebnisse bekommen? Wir verändern auch nicht alles auf einmal. Also wenn wir etwas ändern, dann versuchen wir so wenig wie möglich zu ändern und natürlich auch erst dann, wenn wir wissen, dass es irgendwo ein Problem gibt … oder weil wir merken, dass dieser Prozess jetzt schon total etabliert ist und wir etwas Neues mit dazu nehmen können, weil wir Kapazitäten haben. Und die können wir nutzen, um weiter zu wachsen oder um irgendetwas noch schlanker zu machen.

[23:30] – Je mehr Ordnung und Struktur du in deinem Business hast, oder mit Hilfe von Prozessen und Standards bringen kannst, desto leichter wird es dir auch fallen, ein Business aufzubauen und weiter zu eskalieren. Und gerade beim Skalieren ist es wichtig, dass du ganz viel Ordnung und Struktur in deinem Business hast. Wichtig ist, dass du fokussiert bleibst und dich nicht ablenken lässt, denn die kurzfristigen Entscheidungen, die du triffst, haben einen Einfluss auf die Erreichung deiner Ziele und deiner Vision. (Lies hierzu: Kenne dein Warum und erreiche deine Ziele.)

[24:29] – Da haben wir dieses Fomo-Gefühl, diese Fear Of Missing Out, das Gefühl, dass wir irgendetwas verpassen, und wollen dann natürlich dort sein. Aber wenn wir die Dinge tun, von den alle anderen erzählen, wir müssen es unbedingt tun, dann zahlt das natürlich auch wieder auf unsere eigenen Prioritäten ein. Das heißt, wir können von anderen Dingen eben weniger machen, weil wir jetzt etwas Neues ausprobieren wollen.

[25:17] – Das ist hier dieses Shiny-Object-Syndrom, was du vielleicht auch schonmal gehört hast. Wir werden immer abgelenkt, irgendwo klingelt’s, irgendwo wird irgendwas angezeigt, was wir unbedingt ausprobieren sollten. Wir sind jedesmal wieder abgelenkt. Wichtig ist, dass du deinen Weg gehst.

[25:41] – Wenn du erste Ergebnisse und ein erstes Feedback von einem Kunden / einer Kundin hast, hilft es dir dabei deinen eigenen Weg … zu finden und den dann auch ganz authentisch zu gehen, so dass es dein Weg ist und du eben auch eine Spur hinterlässt und nicht eine Kopie von von jemanden bist. Deinen eigenen Weg zu finden, ist wichtig, aber es ist auch wichtig, dass wir ganz am Anfang, wenn wir etwas neu machen, von jemandem lernen, der das schon gemacht hat, der schon weiter ist, wie wir.

[27:12] – Wenn wir etwas tun, dann bekommen wir ein Ergebnis. Ist das Ergebnis, was wir bekommen, aber das Ergebnis, was wir uns wünschen? Und wenn nicht, kommt meine Frage ins Spiel: Was muss ich anderes machen, um andere Ergebnisse zu erreichen? Wir können nicht erwarten, dass, wenn wir immer wieder dasselbe tun, wir dann andere Ergebnisse bekommen. Das wird nicht funktionieren. Das heißt, wir müssen etwas verändern, um andere Ergebnisse zu bekommen. Und da ist es eben wichtig, dass wir mutig sind, dass wir experimentieren, dass wir Entscheidungen treffen, … ohne zu wissen, was am Ende wirklich passiert. … Aber eine Sache wissen wir: Erfolg ist unvermeidbar und wenn du bereit bist zu lernen und zu optimieren, dann wirst du mit deinem Business erfolgreich werden, dann kommst du mit deinem Business schnell voran. Und wenn du bereit bist schnell zu lernen, schnell mit Dingen rauszugehen und dir Feedback einzuholen und das dann wieder zu nutzen, um … deinen kompletten Auftritt zu optimieren, dann wirst du viel schneller vorankommen. Je mehr du bereit bist umzusetzen und zu lernen, desto schneller wirst du vorankommen.

Im Februar geben wir eine Liste mit den ganzen Kursen und mit dem ganzen Programm der „Und-Action-Challenge“ raus. Die kannst du dir dann einmal anschauen, du kannst daran teilnehmen und meine Kund:innen dabei unterstützen ihr Angebot noch besser zu machen. Setze dich dafür gerne schon auf die Warteliste.

Welchen Prozess möchtest du bei dir gerne optimieren?

Wenn wir dem Prozess vertrauen, wenn wir Dinge umsetzen, wenn wir fokussiert bleiben und uns nicht von allen Sachen ablenken lassen, dann können wir alle viel mehr erreichen. Dann können wir alle viel mehr Menschen da draußen helfen, dann können wir richtig viel erreichen, und wenn wir damit anderen Mut machen können oder wenn du mir helfen kannst, damit anderen Mut zu machen, dann wäre ich dir sehr dankbar. Teile dafür diese Episode gerne mit deinen Business-Freundinnen. Ich freue mich, wenn du mir eine Empfehlung für diese Folge hinterlässt.

Alles Liebe,

Deine Tanja

Meinen she-preneur Podcast „Mach dein Business leicht & sexy“ sowie diese und weitere Episoden findest du auf der Plattform deiner Wahl (iTunes, Spotify, etc.). Hole dir sofort umsetzbare Tipps und profitiere von meinen Learnings.


PS: Du willst mehr über die Person hinter she-preneur erfahren? Dann lerne mich und meine Vision kennen.

PPS: Vernetzte dich mit mir und anderen Gründerinnen und selbstständigen Frauen in unserer geschlossenen she-preneur Community auf Facebook.

{Podcast} So strukturiere ich meinen Tag

Ich habe mir diese Episode überlegt, weil ich ganz oft merke, dass die meisten überforderten Selbstständigen sich mit 1000 Dingen beschäftigen und die To-Do-Liste immer länger wird, da ständig neue Dinge draufkommen, von denen sie gehört haben sie wären wichtig. Gleichzeitig sehe ich aber auch immer wieder, wie viel Zeit in den sozialen Medien vergeudet wird. Es wird viel kommentiert – und ich möchte damit nicht sagen, dass das schlecht ist, aber das Kommentieren, wenn es unstrategisch ist (wenn du nicht auf ein bestimmtes Ziel hinarbeitest), dann bringt es dir nichts, es kostet dich nur Zeit.

Dann schaffen wir es eben auch nicht, die großen Dinge im Business voranzubringen, also die, die unser Business wirklich wachsen lassen. Mit diesen Aufgaben beschäftigen sich leider viel zu wenige, und zwar, weil der Berg so groß und so unerklimmbar erscheint und es Dinge sind, die wir nicht von heute auf morgen umsetzen können, wo wir nicht sofort ein Ergebnis sehen. Dann wundern sich aber eben viele, warum ihr Business nicht wächst, warum sie keine Kund:innen gewinnen und warum sie das Gefühl haben, dass ihr Business oder ihre Reichweite stagniert, etc.

Unser Business kann nur an den Stellen wachsen, denen wir unsere Aufmerksamkeit schenken und unsere Energie widmen!

In dieser Episode lasse ich dich deshalb hinter die Kulissen blicken und erzähle dir, wie ich meinen Tag strukturiere. Bist du bereit? Dann hör rein, lies weiter und hole dir wieder sofort umsetzbare Tipps, die dich weiterbringen.

Deine Learnings aus dieser Podcast-Episode.

Die meisten kümmern sich um Dinge, die ihnen leicht fallen oder die Spaß machen oder die gerade total dringend sind. Das ist eine Sache, die ich häufig sehe und es ist ganz wichtig, dass du das veränderst. Ich werde dir in den folgenden Zeilen noch ganz viel erzählen, aber das ist ein hilfreicher Einstieg, weil es eben einfach wichtig ist, dass du verstehst, an welchen Stellen du ggf. noch umdenken musst.

Die meisten von uns kümmern sich also um Dinge, die ihnen leicht fallen, die ihnen Spaß machen oder die gerade dringend werden. Wenn wir uns jedoch immer mit diesen Dingen beschäftigen, dann führt das dazu, dass unser Business nicht wächst. Der Fokus liegt viel zu sehr auf den Dingen, die gerade passieren – das heißt, wir arbeiten reaktiv und nicht proaktiv. Es ist aber viel wichtiger, dass wir den Fokus auf die Dinge legen, die unser Business wachsen lassen.

[10:22] – Aus meiner Erfahrung hat das viel mit der eigenen Komfortzone zu tun. Also, warum tun wir das? Warum beschäftigen wir uns nicht mit den richtigen Sachen? Es ist die Komfortzone, denn uns fehlt das Wissen. Wir müssten ggf. jemanden fragen, ob er uns unterstützen kann. Wir müssten uns neues Wissen aneignen. Wir müssten etwas probieren, was wir vorher noch nicht getan haben. Und das ist etwas, was uns davon abhält, diese Dinge umzusetzen. Wir bekommen eben nicht diese schnellen Erfolge, wir können halt nicht einfachen einen Haken dransetzen.

[11:41] – Das, was ich dir mit auf den Weg geben möchte, ist: Bei den meisten bleibt es bei dem Gedanken „Ich möchte ganz gerne ein Webinar machen“ oder „Ich möchte ganz gerne eine Challenge durchführen“. Und dann kommen sie nicht in die Umsetzung, weil sie eben nicht wissen, wie sie das Ganze umsetzen sollen. Und weil dieser Berg an Aufgaben so groß ist, beschäftigen sie sich erst gar nicht mit dem Thema, sondern mit den Aufgaben, die ihnen leicht fallen.

[12:26] – Du brauchst Verkaufsstrategien, du brauchst größere Projekte, um mit deinem Business auch wachsen zu können. Das ist wirklich ein ganz große Fehler, der sehr häufig gemacht wird und dazu führt, dass dein Business eben nicht wächst und du dich zwar mit deinen Tagesaufgaben beschäftigst, die dich aber nicht weiterbringen.

[13:05] – Wie ich mit meiner Tagesplanung vorgehe, das möchte ich dir in dieser Episode erzählen und dich damit inspirieren, wirklich auch zur Unternehmerin zu werden und dein Business ernst zu nehmen. Denn ein Business auf Hobby-Level kann nicht lange überleben und du wirst auch nicht lange motiviert dabeibleiben. Du brauchst einfach Umsatz und du musst auch diesen Wachstum sehen, das gibt dir Energie und dann kannst du mit deinem Business auch etwas bewirken.

Darüber, wie du dein Business perfekt strukturierst, habe ich mit dir schon einmal in einer anderen Podcastfolge gesprochen.

Wie ich meinen Tag strukturiere.

[13:42] – Wie ich meinen Tag strukturiere, hängt davon ab, wie ich meine Woche strukturiere. Und wie meine Woche aussieht, das hängt davon ab, wie mein Quartal aussieht. Wie mein Quartal aussieht, das hängt davon ab, was ich im Jahr erreichen möchte. Und was ich im Jahr erreichen möchte, das leite ich aus meiner Vision ab. Deswegen ist es auch immer wichtig, dass du wirklich weißt, warum du die Dinge tust und dich nicht morgens an den Schreibtisch setzt und anfängst zu arbeiten. Diese Vorgehensweise hilft dir dabei Prioritäten zu setzen und den Fokus zu halten – beides Dinge, die wichtig sind, damit wir mit unserem Business vorankommen.

[14:29] – Wenn du nur auf den Tag schaust, dann ist es super schwierig (oder gar nicht möglich eigentlich) festzulegen, was du heute erledigen möchtest, damit dein Business weiter wächst. Aufgaben haben wir immer. Aber dass dein Business weiter wächst, das ist super schwierig, wenn du dir wirklich nur den einen Tag anschaust und nicht weißt, was das „Big Picture“ dahinter ist. Dasselbe gilt für deine Wochenplanung. In einer Woche oder auch an einem Tag können wir nichts Großes bewegen. Vieles von dem, was ich tagtäglich tue, zahlt auf ein Projekt ein, auf eine umsatzbringende Aktivität. Und das sind dann diese kleinen Schritte, die mich wirklich zu großen Ergebnissen führen.

[15:26] – Diese Projekte, die brechen wir dann in unterschiedliche Aufgabenbereiche herunter, und wir terminieren die dann. Zu den jeweiligen Aufgabenbereichen definieren wir dann die Aufgaben, die erledigt werden müssen und terminieren diese auch. Und hieraus ergeben sich dann die wichtigsten ToDos und die wichtigsten Meilensteine, die erreicht werden müssen, um das jeweilige Projekt erfolgreich umzusetzen.

Tanja Lenke - Online Business Strategin - she-preneur - Podcast - So strukturiere ich meinen Tag

[15:53] – Wir arbeiten mit Asana und haben dort unterschiedliche Projekte angelegt, aus denen sich die Aufgaben für die einzelnen Teammitglieder und auch für mich ableiten. Diese Projekte sind dazu da, dass wir das Business weiter vorantreiben, dass wir weiterwachsen, dass wir uns weiterentwickeln. Für diese Aufgaben nehmen wir uns Zeit. Sie müssen in das Tagesgeschäft integriert werden und dafür blocke ich mir bestimmte Tage und bestimmte Zeiten, und manchmal blocke ich mir sogar eine ganze Woche, wenn es etwas richtig Großes ist, damit ich wirklich vorankomme. … Ein Projekt ist bei mir, zum Beispiel, das she-preneur Bundle oder das she-preneur Academy Kick-off-Festival. Und abgesehen von diesen Projekten gibt es das Tagesgeschäft, und dazu zählt die Kundenbetreuung, dazu zählt die Buchhaltung, dazu zählt die Erstellung von Content, etc. Auch diese Aufgaben haben Priorität, da das Business ohne sie nicht weiterlaufen kann. Das bedeutet: Es ist wichtig, dass wir uns nach dem Festlegen der großen Ziele und Projekte fürs Jahr, bzw. fürs Quartal, und der Planung der Quartale Zeit nehmen, die jeweiligen Wochen und Tage so zu planen, dass wir für Projekte UND Tagesgeschäft Zeit haben und beides umsetzen können, ohne das eines davon leidet. Und das ist gar nicht so einfach.

[18:09] – Das Wichtige ist, dass du es wirklich schaffst dein Tagesgeschäft zu managen UND auch die Projekte zu managen, mit denen du erreichen möchtest, dass dein Business weiter wächst. Und das braucht natürlich viel Disziplin und auch Übung. Wenn du, zum Beispiel, ein Projekt das erste Mal umsetzt, dann ist es schwieriger, als wenn du dasselbe Projekt noch einmal umsetzt.

[18:55] – Wenn wir uns nicht strukturieren, dann erschaffen wir uns ein neues Hamsterrad. Denn es gibt immer Dinge zu tun, immer etwas zu erledigen.

[19:10] – Um deinen Tag zu planen, musst du daher wissen, auf was du hinarbeitest. Zielloses Erstellen von Content bringt dich nicht weiter oder kommentieren bringt dich nicht unbedingt weiter. … Morgens aufzustehen und direkt loszulegen bringt dich nicht weiter – das ist das, was ich dir damit sagen möchte. Du verschwendest einfach wertvolle Zeit, statt dein Business vorwärts zu bringen und Geld zu verdienen, oder mehr Geld zu verdienen, und mehr Menschen zu helfen.

[19:47] – Wichtig ist, dass du proaktiv arbeitest, statt reaktiv, denn dann kann dein Business weiter wachsen. Wenn du also eine Sache aus dieser Podcast-Episode mitnehmen möchtest, dann starte deine Woche nicht ohne eine Planung und auch nicht einen Tag ohne eine Planung. Nimm dir für deine Woche nicht mehr als zwei oder drei größere Aufgaben vor, denn mehr schaffen wir nicht und das führt am Ende zu Frustration. Wir sind demotivierter und dann haben wir auch keine Lust irgendwelche Pläne zu schmieden, weil wir diese Pläne sowieso nie umgesetzt bekommen. Und am Tag sind es eine bis zwei größere Aufgaben. Also nicht die kleinen ToDos, wie einen Social Media Beitrag veröffentlichen oder auf Kommentare antworten oder E-Mails beantworten, sondern die Dinge, die dein Business wirklich wachsen lassen.

[21:26] – Diese 1-2 Aufgaben am Tag oder die 2-3 Aufgaben in der Woche sind die wichtigsten Dinge, die erledigt werden müssen, um ein jeweiliges Projekt oder einem Meilenstein einen Schritt näher zu kommen. … Das sind Dinge, die dich und dein Business weiterentwickeln, und darauf konzentriert du dich – ganz egal, was passiert. Das ist dein Fokus, das sind die Dinge, die du vorrangig erledigst.

[22:09] – Mein Tag bzw. meine Woche endet, wenn ich diese Aufgabe(n) erledigt habe und manchmal kann es auch bedeuten, dass ich länger daran sitze, als gewünscht oder geplant, und das ist dann auch OK.

[22:20] – Idealerweise sind das wirklich die Aufgaben, mit denen du täglich startest. Denn wenn du nicht mit diesen Aufgaben in den Tag startest, und da spreche ich aus Erfahrung, dann kann es ganz oft passieren, dass andere Dinge, die nicht so wichtig sind, dich wieder einholen. … Also du fängst wieder an zu reagieren, statt proaktiv an deinem Business zu arbeiten. Das heißt, Ich versuche diese wichtigen Dinge direkt am Anfang des Tages zu erledigen, bevor ich mich mit anderen Sachen beschäftige.

[24:23] – Wir haben noch ein wöchentliches Teammeeting, und in dem Teammeeting besprechen wir mit dem Kernteam die jeweilige Woche und die Aufgaben, die wichtig sind – also die, die diese Woche unbedingt erledigt werden müssen. Das führt dann eben dazu, dass alle Teammitglieder sehr fokussiert arbeiten und wir alle auch auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. Und die Kommunikation findet, wie gesagt, komplett über Asana statt. Dort haben wir die Projekte hinterlegt, und mein Team weiß ganz genau, welche Aufgaben anstehen und wo welche Informationen dazu zu finden sind.

Zusammenfassung: So planst du deinen Tag mit mehr Struktur.

Bevor wir jetzt zum Schluss kommen, möchte ich, dass du dir noch einmal überlegst, was du im nächsten Jahr erreichen willst. Dann brichst du deine Ziele auf Quartalsziele herunter und aus denen leitest du dann deine ToDos ab. Ich schlage dir vor dir da wirklich 1-2 Stunden Zeit zu nehmen, dir einen Kakao oder Tee zu machen und es im Anschluss ganz gemütlich zu machen. Wie soll dein nächstes Jahr aussehen? Wie soll dein nächstes Quartal aussehen?

Das Thema ist übrigens auch Teil der she-preneur S-sentials-Methode®. Ich habe dir hier meine Tipps für eine produktive Tagesstruktur noch einmal zusammengefasst:

  1. Arbeite proaktiv, nicht reaktiv. Die meisten kümmern sich um Dinge, die ihnen leicht fallen oder die Spaß machen oder die gerade total dringend sind. Es ist aber viel wichtiger, dass wir den Fokus auf die Dinge legen, die unser Business wachsen lassen.
  2. Finde deine Vision. Wie du deinen Tag strukturierst, hängt davon ab, wie du deine Woche strukturierst. Wie deine Woche aussieht, das hängt davon ab, wie dein Quartal aussieht. Wie dein Quartal aussieht, das hängt davon ab, was du im Jahr erreichen möchtest. Und was du im Jahr erreichen möchtest, das leitest du aus deiner Vision ab.
  3. Erarbeite Projekte, die auf dein Jahresziel oder Quartalsziel einzahlen. Diese Projekte sind dazu da, dass du dein Business weiter vorantreibst, dass du wächst und dich weiterentwickelst.
  4. Breche Projekte in unterschiedliche Aufgabenbereiche herunter. Terminiere diese Aufgabenbereiche. Definiere zu den jeweiligen Aufgabenbereichen die Aufgaben, die erledigt werden müssen und terminieren auch diese. Hieraus ergeben sich dann die wichtigsten ToDos und Meilensteine, die erreicht werden müssen, um das jeweilige Projekt erfolgreich umzusetzen.
  5. Starte deine Woche nicht ohne eine Planung und starte auch nicht deinen Tag ohne eine Planung. Nimm dir für deine Woche nicht mehr als zwei oder drei größere Aufgaben vor. Und am Tag sind es ein bis zwei größere Unteraufgaben der Wochenaufgaben. Diese 1-2 Aufgaben am Tag oder die 2-3 Aufgaben in der Woche sind die wichtigsten Dinge, die erledigt werden müssen, um ein jeweiliges Projekt oder einem Meilenstein einen Schritt näher zu kommen.
  6. Starte mit diesen Teilaufgaben in den Tag. Diese Vorgehensweise hilft dir dabei Prioritäten zu setzen und den Fokus zu halten.

Diesen Beitrag möchte ich schriftlich gerne noch so abschließen, wie die Podcastfolge hörbar gestartet ist: Mit Mut, Kraft und Zuversicht. Es ist unfassbar wichtig, dass wir in diesen besonderen Zeiten das Positive suchen und schauen, wo wir positive Energien herbekommen können. Viele von uns sind mit ihrem Business schon so weit, dass wir, gerade im Online-Bereich, nicht so sehr betroffen sind. Und ich glaube, es ist auch sehr wichtig zu schauen, wie wir jetzt die anderen unterstützen und auch selbst mehr positive Energie in die Welt bringen können. Wenn du aber zu denjenigen gehörst, denen es gerade nicht so gut geht, dann möchte ich dir gerne mit auf den Weg geben, dass du dich möglichst gleichgesinnten Menschen anschließen solltest bzw. aktiv schaust, wo du Positivität finden kannst. Ich persönlich möchte dir meine Gedanken und ganz viel Kraft schicken und hoffe, dass du gut durch diese Zeit kommst.

Suche dir Gleichgesinnte, tausche dich mit anderen Menschen aus. Umgib dich mit Menschen, die das Positive sehen und die uns ganz viel positive Energie schenken können. Tools wie Zoom helfen dabei, oder aber auch Audiokurse, Podcasts, Communities, … . Behalte den Fokus, blicke auf das Positive und male dir aus, wie dein Tag, deine Woche, dein Monat aussehen soll. Hol dir die guten und schönen Sachen in dein Leben.

Hast diesen Monat dein Quartalsziel erreicht?

Teile deine Erkenntnisse gerne in der she-preneur Community auf Facebook. Ich freue mich, wenn du diese Episode mit deinen Business-Freundinnen teilst und / oder mir eine Empfehlung für diese Folge hinterlässt.

Alles Liebe,

Deine Tanja

Meinen she-preneur Podcast „Mach dein Business leicht & sexy“ sowie diese und weitere Episoden findest du auf der Plattform deiner Wahl (iTunes, Spotify, etc.). Hole dir sofort umsetzbare Tipps und profitiere von meinen Learnings.


PS: Du willst mehr über die Person hinter she-preneur erfahren? Dann lerne mich und meine Vision kennen.

PPS: Vernetzte dich mit mir und anderen Gründerinnen und selbstständigen Frauen in unserer geschlossenen she-preneur Community auf Facebook.

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